Контрольные, курсовые, рефераты, тесты – готовые и на заказ!
 Гарантия качества, доступные цены, индивидуальный подход
 Работы выполняют высококвалифицированные специалисты
Войти      Регистрация
 тел. 8-912-388-82-05
  std72@mail.ru
> 20 лет успешной работы
> 50000 выполненных заказов
Отзывы/вопросы

Форма входа



Главная » Учебно-методические материалы » ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО » Документационное обеспечение управления: учебное пособие

13. Составление текстов служебных документов. Типичные ошибки в текстах документов
31.01.2012, 15:57

13.1. Язык и стиль служебных документов

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни —  экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точ­ностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленно­сти. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания документа дает основание считать его официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость. Официально-деловой стиль должен быть свободен от эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю; но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается их утверждающим и предписывающим характером. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо чтобы соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администраций. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).

13.2. Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают:

— краткость и компактность изложения официального мате­риала;

— точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

— последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Его незнание приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям (например, «конструкторат», «переорганизация»), а также слов, относящихся к разговорной лексике (например, «секретарша», «лаборантка»).

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить — значит: 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде: «представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить [«представить (собой) значительную ценность»]; 5) мысленно вообразить [«представить (себе) картину боя»]; 6) изобразить, показать («представить в смешном виде»). Предоставить — значит: 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистиче­ской окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допу­скать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именам существительными, характеризующими отрицательные явления но не называющими конкретного по­ступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т. д.

13.3. Употребление прописных и строчных букв

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова пишутся с прописной буквы в следующих названиях: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, они пишутся так же, как при само­стоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти принято писать следующим образом: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховный Суд Российской Федерации; Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики. Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция Российской Федерации; Кон­ституция (но: конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор; Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы); Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации); распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации; распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Советник Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Заместитель Председателя Правительства Россий­ской Федерации; Председатель Конституционного Суда Россий­ской Федерации; Министр финансов Российской Федерации; Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Россий­ской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Админи­страции Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; генеральный директор Российского космического агентства; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профессиональных союзов России; президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания пишутся с прописной буквы, если они заключены в кавычки, и со строчной, если пишутся без кавычек, например: «установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации”», «присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации”» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии (но: Главный маршал авиации); генерал армии; адмирал; академик; действительный член Российской академии наук; доктор технических наук; лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. Они пишутся с прописной буквы в текстах официальных сообщений, договоров и других документов, например: Высокие Договаривающиеся Стороны — в актах международного значения; Чрезвычайный и Полномочный Посол — в официальном сообщении; Автор, Издательство — в авторском договоре; Заказчик, Исполнитель, Поставщик, Получатель — в договоре о взаимных обязательствах.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации.

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации; Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа...

С прописной буквы пишется и слово «республиканский» в словосочетании Республиканский бюджет Российской Федерации.

13.4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

Рекомендуется употреблять полные названия центральных органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.

 

Названия некоторых министерств Российской Федерации

 

              Полное название                     Сокращенное название

  Министерство Российской Федерации  Минатом России

  по атомной энергии

  Министерство внутренних дел             МВД России

  Российской Федерации

  Министерство имущественных             Минимущество России

  отношений Российской Федерации

  Министерство Российской Федерации  МЧС России

  по делам гражданской обороны,

  чрезвычайным ситуациям и ликвидации

  последствий стихийных бедствий

 

13.5. Наиболее употребительные сокращения слов

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются названия единиц измерения (при цифрах):

ампер — А                                  метр — м

атмосфера — атм                        миллиметр — мм

гектар — га                                 секунда — с

грамм — г                                   тонна — т

килограмм — кг                          центнер — ц

 

Существуют и другие общепринятые сокращения:

год, годы — г., гг. (при цифрах)    область — обл. (при названии)

город — г. (при названии)            поселок — пос. (при названии)

дом — д. (при цифрах)                  прочее — пр.

другой (другие) — др.                   пункт — п. (при названии)

железнодорожный — ж.-д.            район — р-н (при названии)

и так далее — и т. д.                     рубль — р., руб. (при цифрах)

и тому подобное — и т. п.            село — с. (при названии)

копейка — к., коп. (при цифрах)  смотри — см.

миллиард — млрд (при цифрах)    то есть — т. е.

 

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Вот некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово «ГЭС» и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему; например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Иногда документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недо­пу­стимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» в виде «р.» и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, наименований должно­стей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В. В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

13.6. Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992—1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн, в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих; но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки «№» и «%» без цифр.

Контрольные вопросы и задания

1. Укажите, в чем отличие официально-делового стиля от других.

2. Каковы правила употребления прописных и строчных букв?

3. Как правильно использовать сокращения при составлении документов?

4. Как оформляются даты и числа в документах?





БАНКОВСКОЕ ДЕЛО
БУХГАЛТЕРСКИЙ, УПР. И ФИН. УЧЕТ
БЮДЖЕТ И БЮДЖЕТНАЯ СИСТЕМА РФ
ВЫСШАЯ МАТЕМАТИКА, ТВ и МС, МАТ. МЕТОДЫ
ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ИНВЕСТИЦИИ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ
ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
МАРКЕТИНГ
МЕНЕДЖМЕНТ
МЕТ. РЕКОМЕНДАЦИИ, ПРИМЕРЫ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ
МИРОВАЯ ЭКОНОМИКА И МЭО
НАЛОГИ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
ПЛАНИРОВАНИЕ И ПРОГНОЗИРОВАНИЕ
ПРАВОВЕДЕНИЕ
РАЗРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
РЫНОК ЦЕННЫХ БУМАГ
СТАТИСТИКА
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
УЧЕБНИКИ, ЛЕКЦИИ, ШПАРГАЛКИ (СКАЧАТЬ)
ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
ФИНАНСЫ, ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ И КРЕДИТ
ЦЕНЫ И ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ
ЭКОНОМИКА
ЭКОНОМИКА, ОРГ-ЦИЯ И УПР-НИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ
ЭКОНОМИКА И СОЦИОЛОГИЯ ТРУДА
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ТЕОРИЯ (МИКРО-, МАКРО)
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
ЭКОНОМЕТРИКА
Оформить заказ
Ваше имя *
Ваш e-mail *
Контактный телефон
Город *
Учебное заведение *
Предмет *
Тип работы *
Тема работы/вариант *
Кол-во страниц
Срок выполнения *
Прикрепить файл
Дополнительные условия


Статистика
Онлайн всего: 22
Гостей: 22
Пользователей: 0