Контрольные, курсовые, рефераты, тесты – готовые и на заказ!
 Гарантия качества, доступные цены, индивидуальный подход
 Работы выполняют высококвалифицированные специалисты
Войти      Регистрация
 тел. 8-912-388-82-05
  std72@mail.ru
> 20 лет успешной работы
> 50000 выполненных заказов
Отзывы/вопросы

Форма входа



Главная » Учебно-методические материалы » ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ » Информационные системы в экономике: учебный курс

4.6. Системы автоматизации офиса
18.01.2012, 17:14

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере своего развития коммуникационные возможности автоматизации офиса (АО) заинтересовали специалистов и управленцев, которые увидели в них возможность повысить собственную производительность [5].

В настоящее время известно по меньшей мере 11 приложений АО, часть из которых использует компьютер, а часть – нет. Однако все они способствуют получению информации, необходимой для решения проблем. АО привлекательна для менеджеров всех уровней управления организацией не только потому, что она поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что она предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Назначение. Назначением систем АО является поддержание коммуникаций в организации в устной и письменной форме. При этом имеется в виду передача информации не только внутри фирмы, но и между работниками фирмы и внешним миром.

Автоматизация офиса используется всеми, кто работает в офисе: управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими.

Использование систем АО особенно привлекательно для группового решения проблем.

Структура. На рис. 4.8 изображена структура системы АО. Поскольку системы АО не содержат в своем составе устройств, связанных с обработкой данных, они используют базу данных исключительно в целях получения доступа к данным. База данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, изображенной внизу модели (также как СЭОД). Так, например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация, содержащаяся в базе данных, поступает на вход компьютерных приложений АО, таких, как текстовые процессоры, электронная почта и компьютерные конференции. Компьютерные приложения АО дают возможность работникам, связанным с решением проблем, поддерживать связь друг с другом при помощи своих компьютеров. Заметьте, что такие работники могут находиться как среди сотрудников фирмы, так и в ее окружении.

Структура системы АО также отражает использование некомпьютерных приложений АО, таких, как видео– и аудиоконференции.

Снижение расходов или экономический рост. Многие фирмы используют компьютеры как средство снижения расходов по содержанию персонала. Однако компьютеры не заменяют имеющихся работников, а лишь избавляют руководство от привлечения новых работников при увеличении объема работ. В большой степени это относится к АО, повышающей производительность труда секретарей и конторских работников и дающей им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество систем АО является второстепенным по сравнению с возможностью их использования в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно повысить объем продаж и обеспечить экономический рост фирмы. Таким образом, потенциальный вклад систем АО в увеличение прибыли, вносимый коммуникационными приложениями, обслуживающими решение проблем, гораздо выше, чем вносимый приложениями, автоматизирующими рутинную конторскую работу.


Рис. 4.8. Структура системы автоматизации офиса [5]

Дополнение, а не замена. Система АО призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами, а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Приложения систем АО

В настоящее время известны по крайней мере следующие 11 приложений систем АО:

  • текстовый процессор;
  • электронная почта;
  • аудиопочта;
  • электронный календарь;
  • аудиоконференции;
  • видеоконференции;
  • компьютерные конференции;
  • факсимильная связь;
  • видеотекст;
  • хранение изображений;
  • издательские системы.

Ниже мы рассмотрим каждое из них.

Текстовый процессор. Текстовый процессор представляет собой вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки документов. Работая с текстовым процессором, оператор использует клавиатуру компьютера для создания документа, содержание которого отображается на экране монитора. Он добавляет или удаляет слова, перемещает предложения и абзацы, устанавливает формат, манипулируя элементами текста и режимами. Когда документ готов, оператор переписывает его во внешнюю память и затем распечатывает.

Текстовый процессор вносит свой вклад в решение проблем, предоставляя в распоряжение менеджера эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта имеет дело только с однонаправленной связью. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение (а не обмен) информации. Если же вы хотите обеспечить двухстороннюю связь, вам придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности, в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое вами сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, вам следует поместить его на специальную доску объявлений. Если вы желаете, чтобы ваше сообщение было получено только одним адресатом, вы указываете, что это – частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеется две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодическую плату.

Аудиопочта. Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вы, вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера, сообщаете их через телефон. Также по телефону вы получаете присланные вам сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено.

Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты от электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Электронный календарь представляет собой еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время какого-либо мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует соответствующим компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто входит составной частью в состав программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Если хотите, вы можете запретить доступ к вашему календарю ваших коллег.

Электронный календарь является единственным приложением систем АО, не связанным с передачей информации в интересах принятия решений. Его использование оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, имеющих трудности в формировании своего расписания.

Аудиоконференции. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между географически разнесенными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций представляет собой один из удобных инструментов, облегчающих принятие решений, поскольку оно дешево и удобно. Его можно сделать еще более эффективным при выполнении следующих условий:

  • работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заитересованных лиц;
  • количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
  • программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно (например, с использованием факсимильной связи);
  • перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
  • должна быть организована запись конференции и ее хранение;
  • запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Видеоконференции используются для тех же целей, что и аудиоконференции, но с использованием видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, сидящие в одном месте, могут видеть на телевизионном экране других участников, находящихся в значительном отдалении. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Наиболее популярны следующие три конфигурации построения видеоконференций:

  • Односторонняя видео– и аудиосвязь. Здесь видео– и аудиосигналы идут только в одном направлении (например, от руководителя проекта к исполнителям).
  • Односторонняя видео– и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником.
  • Двухсторонняя видео– и аудиосвязь. В этой (наиболее дорогой) конфигурации используется двухсторонняя видео– и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Хотя видеоконференции дают возможность сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного управления.

Компьютерные конференции. Использование компьютерных конференций чрезвычайно похоже на уже рассмотренную нами выше электронную почту. Оба эти приложения систем АО используют одинаковое программное и техническое обеспечение. Отличие же составляет то, для какой цели и кто их использует.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. В отличие от компьютерных конференций электронная почта может использоваться по любому вопросу и любым сотрудником фирмы, имеющим к ней доступ.

Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем в случае аудио– и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя все три рассмотренные нами типа конференций: аудио–, видео– и компьютерную.

Факсимильная связь. Факсимильная связь основана на использовании специального оборудования (Fах-машин), способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Видеотекст. Среди всех приложений систем АО использование видеотекста, наверное, наименее популярно. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. В случае если фирма решила предоставлять информацию лицам, принимающим решение, в форме видеотекста, у нее имеются три возможности.

  • Фирма может создавать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах.
  • Фирма может заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к файлам видеотекста, разработанным ею. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках.
  • Фирма может заключить договора с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками своей продукции, осуществляемый различными компаниями в форме видеотекста, приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. Существует большое количество компаний, имеющих необходимость длительное время хранить большое количество документов. Их количество может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея – хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений, представляющее собой одно из перспективных приложений АО, основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов (ОРО), позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения в памяти. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200000 страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова, она реализовывалась и раньше на основе микрофильмов. Созданию данного приложения систем АО способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Издательские системы. Одним из последних приложений систем АО являются компьютерные издательские системы, позволяющие создавать печатную продукцию на уровне высокой полиграфии. Издательские системы включают в себя компьютер со специальным программным обеспечением и лазерный принтер.

Смысл создания компьютерной издательской системы заключается в соединении текста с возможностями графики и другого внешнего художественного оформления с целью создания документов такого уровня, какой до этого мог обеспечиваться только использованием профессиональной полиграфии. Компьютерная издательская система призвана без обращения в типографию создавать на уровне высокой печати книги, каталоги, брошюры, буклеты, отчеты, письма, приглашения и другие объекты печатной продукции, требующие повышенного уровня полиграфического исполнения. Издательская система сохранит ваше время и деньги, поскольку с ее помощью вы сделаете сами то, что раньше поручали другим.

Программное обеспечение издательской системы дает возможность выбора вида и размера шрифтов, колоночной верстки страницы, использования графики и т. п.

Использование издательских систем на фирме может иметь несколько приложений. В их числе:

  • создание внутрифирменной печатной продукции (приказов, служебных записок, инструкций, текущей корреспонденции);
  • создание печатной продукциипредназначенной для внешнего использования (каталогов, буклетов, приглашений, брошюр).

Резюме. Автоматизация начиналась в производственных цехах и наконец достигла офиса. Вначале автоматизация офиса касалась в основном рутинного секретарского и конторского труда, но за последние годы появилось новое ее направление, связанное с удовлетворением коммуникационных потребностей управленцев и другого квалифицированного персонала компаний. Однако, какие бы работники ни пользовались услугами систем АО, главной целью этих систем остается повышение производительности их труда.

Что касается лиц, участвующих в принятии решений, то для них использование средств АО способствует ускорению и улучшению этих решений, что, в свою очередь, приводит к повышению доходности их компаний. Менеджеры выбирают приложения систем АО, исходя их особенностей организации, личных предпочтений и имеющихся ресурсов. При этом некоторые приложения систем АО являются альтернативными существующим традиционным методам коммуникаций, другие – предоставляют дополнительные возможности. Средства автоматизации офиса можно считать инструментом поддержки принятия решений даже в том случае, если сам менеджер непосредственно не пользуется ими.





БАНКОВСКОЕ ДЕЛО
БУХГАЛТЕРСКИЙ, УПР. И ФИН. УЧЕТ
БЮДЖЕТ И БЮДЖЕТНАЯ СИСТЕМА РФ
ВЫСШАЯ МАТЕМАТИКА, ТВ и МС, МАТ. МЕТОДЫ
ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ИНВЕСТИЦИИ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ
ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
МАРКЕТИНГ
МЕНЕДЖМЕНТ
МЕТ. РЕКОМЕНДАЦИИ, ПРИМЕРЫ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ
МИРОВАЯ ЭКОНОМИКА И МЭО
НАЛОГИ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
ПЛАНИРОВАНИЕ И ПРОГНОЗИРОВАНИЕ
ПРАВОВЕДЕНИЕ
РАЗРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
РЫНОК ЦЕННЫХ БУМАГ
СТАТИСТИКА
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
УЧЕБНИКИ, ЛЕКЦИИ, ШПАРГАЛКИ (СКАЧАТЬ)
ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
ФИНАНСЫ, ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ И КРЕДИТ
ЦЕНЫ И ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ
ЭКОНОМИКА
ЭКОНОМИКА, ОРГ-ЦИЯ И УПР-НИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ
ЭКОНОМИКА И СОЦИОЛОГИЯ ТРУДА
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ТЕОРИЯ (МИКРО-, МАКРО)
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
ЭКОНОМЕТРИКА
Оформить заказ
Ваше имя *
Ваш e-mail *
Контактный телефон
Город *
Учебное заведение *
Предмет *
Тип работы *
Тема работы/вариант *
Кол-во страниц
Срок выполнения *
Прикрепить файл
Дополнительные условия


Статистика
Онлайн всего: 44
Гостей: 44
Пользователей: 0