Изучив тему 1, студент должен знать:

•    определение понятия исследование, основные характеристики исследования, виды исследований, последовательность этапов исследований; требования, предъявляемые к системе управления как объекту исследования;

уметь:

•    рассматривать систему управления как объект исследования; проводить управленческое обследование; анализировать факторы внешней среды организации: экономические, политические, рыночные и социальные, рассматривать исследование как составную часть менеджмента организации.

При изучении темы необходимо:

•    читать [1] п.п. 1.1, 1.4; [2] п.п. 1.1, 1.2, 1.3; [3] Тема 1;

•    акцентировать внимание на следующих понятиях:

исследование, научное исследование, гипотеза, концепция, проблема, задача.

Краткое содержание

Понятие исследования. Основные характеристики исследования. Исследования в практике управления. Исследование как составная часть менеджмента организации. Анализ внутренней среды организации включает маркетинг, финансы (бухгалтерский учет), производство, персонал, организационная культура, имидж организации. Анализ внешней среды — это анализ экономических, политических, рыночных и социальных факторов.

1.1. Понятие исследования. Основные характеристики исследования

Управление — это целенаправленное воздействие на объект исследования, основанное на информации об этом объекте. Система управления в организациях предназначена для подобных воздействий на коллектив организации, имеет некоторые общие и специфические характеристики, подлежащие исследованию.

Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. Исследование управления проводится каждодневно менеджерами, персоналом, аналитическими группами, лабораториями и др. и занимает в работе менеджеров до 30 процентов времени. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.

Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

•    распознание проблемы;

•    определение причин ее происхождения и места проблемы в системе научных знаний и в системе практического управления;

•    нахождение информации по данной проблеме;

•    разработка вариантов решения проблемы;

•    выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

На практике эти работы находятся в тесной взаимосвязи.

Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или кризис, но и когда организации функционируют успешно и стабильно. Своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы, выяснить, что мешает, что стимулирует ее работу.

Необходимость проведения исследований продиктована также постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что естественно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

Исследования необходимы как с научной, так и с практической точек зрения. С научной точки зрения исследование — это разработка методологии проведения исследований, являющейся источником фундаментальных теоретических положений.

С практической точки зрения исследования должны уметь проводить конкретные люди, которых необходимо вооружить нужными знаниями, обучить методам проведения исследований, разъяснить, для чего это нужно и какие цели при этом достигаются. Главная цель исследований — построение наилучшей из возможных (эталонной) модели системы управления, к которой должна стремиться организация. Специалисты, проводящие исследования должны:

•    иметь опыт работы в области управления;

•    обладать знаниями современных методов и техники управления;

•    обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;

•    иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;

•    уметь систематизировать полученную информацию;

•    иметь способности к креативному мышлению.

Выполнение этих требований определяет необходимость специального подбора и подготовки исследователей, поскольку от результатов их деятельности в значительной степени зависит эффективность работы предприятия. Подготовка таких специалистов осуществляется заблаговременно и сопровождается стажировкой исследователей в процессе разработки новой модели системы управления.

Исследование систем управления включает:

•    уточнение цели развития и функционирования предприятия и его подразделений;

•    выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;

•    выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;

•    сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

•    получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.

В процессе исследования и анализа работы организации устанавливается роль и место данного предприятия в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия; производственная структура предприятия; система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка; инновационная деятельность предприятия; психологический климат предприятия и др.

1.2. Исследования в практике управления

Практика управления привела к следующей динамике научных взглядов на управление. Изначально теоретики и практики управления рассматривали организации как «замкнутые системы». Их основные позиции:

•    Предприятие — закрытая система, для которой характерна определенная стабильность целей, задач и условий деятельности.

•    Главный фактор успеха и конкурентоспособности — рост масштабов производства продукции и услуг.

•    Главная задача менеджмента состоит в рациональной организации производства, эффективном использовании всех видов ресурсов и росте производительности труда.

•    Главными источниками прибавочной стоимости являются факторы производства и производительность труда рабочих.

•    Основой системы управления является контроль всех видов деятельности, функциональное разделение работ, нормы, стандарты и правила, обеспечивающие дисциплину, порядок и эффективное использование всех видов ресурсов.

Новая система взглядов на менеджмент в радикально меняющейся экономической среде была сформирована в 70-80-е гг. ХХв. (вследствие научно-технического прогресса и колоссальной концентрации научного и производственного потенциала):

•    Предприятие — это «открытая» система, рассматриваемая в единстве факторов внутренней и внешней среды.

•    Ориентация на качество продукции и услуг, на удовлетворение потребителей.

•    Ситуационный подход к управлению, признание важности быстроты и адекватности реакции, обеспечивающих адаптацию к условиям существования фирмы, при которых внутренняя рационализация производства ставится в зависимость от требований внешней среды.

•    Главные источники прибавочной стоимости — люди, обладающие знаниями, и условия для реализации их потенциала.

•    Система управления, ориентированная на повышение роли организационной культуры и нововведений, на мотивацию работников и лидерский стиль руководства.

В 90-е гг. XX в. основное внимание в принципах управления обращается на человеческий или социальный: аспект управления:

•    Лояльность к работающим.

•    Ответственность как обязательное условие успешного менеджмента.

•    Коммуникации, пронизывающие организацию снизу вверх, сверху вниз, по горизонтали.

•    Атмосфера в организации, способствующая раскрытию способностей работающих.

•    Обязательное установление долевого участия каждого работающего в общих результатах.

•    Своевременная реакция на изменения в окружающей среде.

•    Методы работы с людьми, обеспечивающие их удовлетворенность работой.

•    Непосредственное участие менеджеров в работе групп на всех этапах как условие согласованной работы.

•    Умение слушать всех, с кем сталкивается в своей работе менеджер: покупателей, поставщиков, исполнителей, руководителей и т. п.

•    Этика бизнеса.

•    Честность и доверие к людям.

•    Опора на фундаментальные основы менеджмента: качество, затраты, сервис, нововведения, контроль ресурсов, персонал.

•    Видение организации, т. е. четкое представление о том, какой она должна быть

•    Качество личной работы и ее постоянное совершенствование.

Исследования в практике управления в Российской Федерации

Система взглядов, в течение 70 лет определявшая развитие теории и практики управления, сформировалась под воздействием марксистской парадигмы экономического развития. В ней критерием социальной ориентации экономики выступало всестороннее развитие личности. В соответствии с этим управленческая наука развивала фундаментальные положения, обосновывающие необходимость централизации управления, моноцентрической системы хозяйствования, прямого управления предприятиями со стороны государства, ограничения хозяйственной самостоятельности предприятий, жесткой системы распределения и связей между предприятиями. Эта система взглядов находила отражение в теоретических разработках и практике управления социалистическим производством.

Система взглядов на управление экономикой в переходный период, составляющая новую парадигму управления, базируется на следующих положениях:

•    Децентрализация системы управления.

•    Переход к полицентрической системе хозяйствования.

•    Сочетание рыночных и административных методов управления предприятиями государственного сектора.

•    Концепция управления организациями негосударственного сектора как открытыми, социально ориентированными системами.

1.3. Исследование как составная часть менеджмента организации

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Исследования являются составной частью менеджмента организации и представляют собой совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований.

К таким характеристикам относятся:

•    цели системы управления;

•    функции управления;

•    управленческие решения;

•    структура управления.

В основу исследований положены следующие подходы:

•    системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации (методы управления, технология управления, организационная структура, кадры управления, технические средства управления, информация). Рассматриваются связи объекта между элементами, а также внешние связи объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня;

•    функциональный подход, означающий исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества;

•    общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;

•    творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления.

Проведение исследования осуществляется в следующих случаях:

•    при совершенствовании системы управления действующей организации;

•    при разработке системы управления вновь создающейся организации;

•    при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения;

•    при совершенствовании системы управления вследствие изменения формы собственности.

Исследования как составная часть менеджмента решают следующие задачи:

1. Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление).

2.    Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений.

3.    Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах.

4.    Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.

В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.

1.4. Анализ внутренней среды. Функциональные зоны организации

Чтобы определить стратегию поведения организации и провести ее в жизнь, руководство должно иметь представление о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития.

Внутренняя среда организации оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов (функциональных зон), каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация:

•    Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т. п. (функциональная зона «кадры»).

•    Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения (функциональная зона «структура»).

•    В производственный срез входят: изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок (функциональная зона «производство»).

•    Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения (функциональная зона «маркетинг»).

•    Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т. п. (функциональная зона «финансы»).

•    Срез организационной культуры. Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации (функциональная зона «культура»).

1.5. Анализ внешней среды

Исследователи оценивают внешнюю среду по трем параметрам:

•    изменения, которые воздействуют на разные аспекты текущей стратегии;

•    факторы, представляющие угрозу для текущей стратегии фирмы;

•    факторы, представляющие больше возможностей для достижения общефирменных целей путем корректировки плана.

С точки зрения оценки угроз и возможностей роль анализа внешней среды заключается в ответе на три конкретных вопроса:

1.    Где сейчас находится предприятие?

2.    Где, по мнению высшего руководства, должно находится предприятие в будущем?

3.    Что должно сделать руководство, чтобы предприятие переместилось из того положения, в котором находится сейчас, в то положение, где его хочет видеть руководство?

Факторы внешней среды классифицируют по группам:

1.    Экономические факторы (темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости и т. д.) Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия.

2.    Политические факторы. Активное участие предпринимательских фирм в политическом процессе является указанием на важность государственной политики для организации; следовательно, государство должно следить за нормативными документами местных органов, властей субъектов государства и федерального правительства.

3.    Рыночные факторы. Рыночная среда представляет собой постоянную опасность для фирмы. К факторам, воздействующим на успехи и провалы организации, относятся распределение доходов населения, уровень конкуренции в отрасли, изменяющиеся демографические условия, легкость проникновения на рынок.

4.    Технологические факторы. Анализ технологической среды может, по меньшей мере, учитывать изменения в технологии производства, применение ЭВМ в проектировании и предоставлении товаров и услуг или успехи в технологии средств связи. Руководитель любой фирмы должен следить за тем, чтобы не подвергнуться «шоку будущего», разрушающего организацию.

5.    Факторы конкуренции. Любая организация должна исследовать действия своих конкурентов: анализ будущих целей и оценка текущей стратегии конкурентов, обзор предпосылок в отношении конкурентов и отрасли, в которой функционируют данные компании, углубленное изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

6.    Факторы социального поведения. Эти факторы включают меняющиеся отношения, ожидания и нравы общества (роль предпринимательства, роль женщин и национальных меньшинств в обществе, движение в защиту интересов потребителей).

7.    Международные факторы. Руководство фирм, действующих на международном рынке, должно постоянно оценивать и контролировать изменения в этой широкой среде. Таким образом, анализ внешней среды позволяет организации создать перечень опасностей и возможностей, с которыми она сталкивается в этой среде.

1.6. Виды исследований систем управления

По целям выделяют практические и научно-практические исследования. Практические исследования предназначены для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

По методологии проведения различают исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.

Разнообразны исследования и по использованию ресурсов, по трудоемкости, по продолжительности, по информационному обеспечению, по организации проведения. В каждом конкретном случае, исходя из поставленных целей, выбирают необходимый вид исследования.

1.7. Этапы исследования системы управления

Исследование систем управления, как правило, состоит из семи последовательно проводимых этапов.

На первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

Содержание второго этапа — закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом

— выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимается совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

На четвертом этапе анализируются ресурсы, необходимые для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например, в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т. е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

1.8. Требования к системе управления как к объекту исследования

Признаки организованности системы управления:

1)    Детерминированность. Выделение элементов системы, каждого со своими обязанностями и полномочиями. Если в организации есть отдел, деятельность которого никак не связана с другими отделами, то его можно исключить.

2)    Динамичность. Способность организации оставаться некоторое время в неизменном качественном состоянии под воздействием возмущений.

3)    Наличие управляющего параметра. Группа лиц, которая оказывает воздействие на систему.

4)    Наличие контролирующего параметра. Лицо \ отдел, которое следит за состоянием системы и диагностирует ее состояния. Но никаких решений не принимает, а только докладывает результаты руководству.

5)    Наличие в системе каналов обратной связи. Различают положительную и отрицательную обратные связи. Положительная связь в системе приводит к изменению состояния системы по отношению к предыдущему ее состоянию при наличии незначительных возмущающих воздействий, а отрицательная — к стабилизации состояния системы, даже в случае значительных возмущений в системе.

1.9. Характеристики процесса управления подлежащие исследованию

В процессе функционирования предприятия исследуются:

•    Цели предприятия реальные и номинальные.

•    Регламентирующие документы, определяющие состав и порядок работы предприятия (ПОЛОЖЕНИЕ о предприятии, УСТАВ).

•    Структура предприятия и ее соответствие ПОЛОЖЕНИЮ об организации.

•    Функции предприятия общие и специфические.

•    Номенклатура специалистов на предприятии.

•    Должностные инструкции специалистов.

•    Нормы загруженности специалистов.

•    Реальная загрузка специалистов.

•    Связи между подразделениями предприятия..

•    Проблемность организации (динамика, способы выхода).

•    Стиль руководства.

•    Ценности в коллективе.

•    Отношения в коллективе.

•    Схема принятия решений.

•    Процедуры принятия решений.

•    Периодичность принятия решений.

•    Степень интеграции.

•    Доступ к дешевым ресурсам.

Вопросы для самоконтроля:

1.    Каково содержание процесса исследования как вида деятельности человека?

2.    Зачем надо исследовать системы управления?

3.    Что понимается под исследованием систем управления?

4.    Какие виды исследований вы знаете?

5.    Из каких этапов состоит исследование системы управления? Какова их последовательность?

6.    Почему исследование систем управления — составная часть менеджмента организации?

7.    Какие требования предъявляют к системе управления как объекту исследования?

8.    Какие характеристики процесса управления подлежат исследованию?

9.    Какова роль обратной связи в системах управления?

10.    Что понимается под загрузкой специалиста?

11.    Какие документы определяют состав и порядок работы предприятия?