Многие специалисты в качестве ориентира для определения мас­штаба управляемости рекомендуют некие усредненные величины. Считается, что для высшего звена управления число подчинен­ных у одного руководителя должно подчиняться «закону 7 плюс-минус 2», т.е. не менее пяти и не более 9 (в среднем 7). В целом организации могут иметь узкий и широкий масштабы управляемо­сти (см. рис. 21а, 216).

Соотношение уровней управления (иерархии) и масштаба управ­ляемости можно выразить матрицей (см. рис.22).

Каждая организация должна выбрать зону соотношения уровней и масштаба управления, которая, как правило, связана со специали­зацией и разделением трудового (технологического) процесса на от­дельные операции.

СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ И РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА. Разделение труда идет по двум направлениям:

• горизонтальному (например, последовательно «снабже­ние—планирование—производство—сбыт»);

• вертикальному (по уровням иерархии организации).

Сверхспециализация может привести к следующим негативным по­следствиям:

• затрудняет видение общей цели организации;

• приводит к возрастанию роли координационных механизмов и бюрократического аппарата;

• порождает различия микрокультур труда.

Одновременно специализация и разделение труда способствуют повышению производительности труда.

КОММУНИКАЦИИ И КООРДИНАЦИЯ. В соответствии со струк­турой, отношениями и культурной средой образуются и коммуника­ции-связи в организации:

• рабочие горизонтальные (на одном уровне иерархии);

• рабочие вертикальные (с одного уровня иерархии на другой);

• линейные (реализующие отношения «начальник—подчинен­ные»);

• функциональные (штабные), несущие совещательные или рекомендательные функции;

• косвенные (например, инспектор отдела кадров—начальник цеха или главный бухгалтер—начальник цеха; эти связи час­то имеют место через «голову руководителя организации», вредят делу и не подкрепляются полномочиями);

• формальные (связи координации, подкрепляемые принятыми в организации полномочиями, правилами, нормами и проце­дурами);

• неформальные (на основе личных взаимоотношений, друж­бы, родственных связей и т.д.).

Часто в организации устанавливаются правила взаимодействий ее членов.

Большое место в организации занимают и коммуникативные стили общения индивидов.

Для менеджера очень важно знать, в какой зоне находится он сам и его собеседник и регулировать свое поведение в зависимости от ситуации. Имеющие большое значение невербальные коммуника­ции. Они характеризуются:

• движениями и пластикой тела (жесты, мимика, позы и т.д.);

• личными физическими данными (строение тела, вес, рост, цвет волос, глаз, запах тела, мускулатура);

• речью (дикция, тембр, мощность ударения и др.);

• манерой поведения;

• внешней средой (дизайн помещения, мебель, чистота, опрятность, освещенность, шум);

• организационной культурой (опоздания, ранний приход, склон­ность заставлять себя ждать и т.д.).

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРАВ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ. Возможны два варианта распределения прав и ответственности система «елоч­ка» и система «матрешка».

В системе «елочка» права и ответственность вышестоящего руко­водства поглощают только часть прав и ответственности (полномо­чий) нижестоящего руководителя. В данном случае имеет место бюрократическая организация М. Вебера с высокой четкостью в фиксации прав и ответственности руководителя каждого уровня.

Система «матрешка» является системой двойного или множествен­ного подчинения, в ней права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (пол­номочия) всех нижестоящих руководителей. В этой системе очень сложно найти «крайнего» в силу распыленности прав и ответствен­ности всех нижестоящих уровней.

СООТНОШЕНИЕ ДИФФЕРЕНЦИАЦИИ И ИНТЕГРАЦИИ ПОД­РАЗДЕЛЕНИЙ. Дифференциация характеризуется степенью различия между подразделениями, а интеграция — уровнем тре­буемого от них сотрудничества. Для оценки степени дифференциа­ции подразделений в организации П. Лоуренс и Дж. Лорш предлага­ют использовать четыре параметра:

• ясность и четкость поставленных перед подразделениями целей;

• формальность структуры (высокоорганическая, органи­ческая или механистическая);

• тип взаимодействия (с ориентацией на людей или на задачи);

• скорость обратной связи с результатами работы (очень низкая, низкая, высокая).

Чем больше подразделения организации отличаются друг от друга по этим четырем переменным, тем более дифференцированной она является. Работу высокодифференцированных организаций очень трудно координировать, поэтому необходимы специальные интегра­ционные механизмы (институт заместителей, советы, специальные подразделения). Анализ степени дифференциации частей организа­ции позволяет определить уровень потенциального конфликта меж­ду ними, а нахождение соответствующего интеграционного меха­низма создает условия для снижения конфликтности.

Изменения внешней среды, целей, задач, стратегий обусловливают необходимость проведения организационных изменений.

Организационные изменения могут включать в себя:

• изменения в кадровой политике фирмы (найм, отбор, пере­мещение, сокращение, переподготовка и переквалификация персонала);

• изменения в структуре управления организацией;

• изменения во взаимодействии подразделений;

• изменения в технологиях трудовых процессов;

• изменения в трудовых отношениях фирмы (стимулирова­ние и мотивация труда, система кадровой ротации, участие персонала в управлении организацией);

• изменения в методах управления.

В крупных компаниях, как правило, не реже одного раза в год осуще­ствляются те или иные реформы, а не реже одного раза в 4-5 лет — коренная реорганизация.

Методика организационных изменений в соответствии с моделью Л. Грейнера:

1. Проводится анализ внешней среды и мер влияния внешних и внутренних факторов.

2. С помощью независимых экспертов и консультантов концен­трируется внимание руководства на новых целях, задачах, проблемах; проводится сбор информации и ее аналитическая обработка.

3. Осуществляется диагностика организации (сбор информа­ции, социологические опросы) и разработка возможных сце­нариев развития ситуации.

4. Вырабатывается единое решение руководства по сценарию организационных изменений, даются финансовые обяза­тельства и гарантии.

5. Формируется благоприятное общественное мнение (собра­ния, гласное обсуждение проблем организации, пропаганда), процесс идет сверху вниз.

6. Проводится организационный эксперимент, выявляются трудности и проблемы.

7. Вырабатываются стимулы к изменениям, обеспечивается согласие сотрудников.

8. Работники начинают участвовать в осуществлении перемен, процесс начинает идти снизу вверх.

3.8. Регулирование и разрешение конфликтов в организации

Регулирование — это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых заданий. В условиях, когда производствен­ный процесс не выходит за рамки принятых допущений, основания для его регулирования отсутствуют. Направленные на нормализа­цию производственного процесса экстренные и эффективные меры включают в себя регулирование состояний:

• производственной системы;

• технологической дисциплины;

• трудовой дисциплины;

• финансовой и плановой дисциплины;

• системы стимулирования и мотивации труда;

• системы снабжения и сбыта;

• маркетинговой системы.

К причинам, обусловливающим необходимость регулирования дея­тельности организации, относятся:

• отклонения от плановых показателей состояния внут­ренней среды организации (ухудшение производственной или технологической дисциплины, старение оборудования, сбои, поломки, аварии и т.д.);

• отклонения от плановых показателей, вызванные из­менениями внешних факторов среды, (отношения с по­ставщиками, клиентами, рынками сбыта, государственными структурами, резкие изменения курсов валют, экономиче­ские кризисы и т.д.);

• отклонения, связанные с организационными конфликтами.

Конфликт — это отсутствие согласия между двумя или более сто­ронами.

Из графика (рис.29) видно, что бесконфликтность (безразличие всех ко всему) и очень высокая конфликтность обусловливают снижение эффективности деятельности организации. Таким обра­зом, существует оптимальный уровень конфликтности (зона от точ­ки А до точки В), обеспечивающий нормальное функционирование организации.

Если конфликтная ситуация находится под контролем руководства, то такие конфликты называют функциональными. Они оказыва­ют положительное воздействие на эффективность организации и полезны для нее (диапазон АВ). Функциональные конфликты могут возникать на совещаниях, советах, в деловой полемике и т.д. Уча­ствующие в них стороны обычно контролируют себя и ситуацию.

Если ситуация выходит из-под контроля руководства, конфликт принимает дисфункциональный характер. Дисфункциональный конфликт приводит к снижению личной удовлетворенности сотруд­ников, эффективности группового сотрудничества, ведет к враждеб­ности в отношениях, к несправедливости в распределении ресур­сов, вынуждает поступать против своей воли в пользу одной из сторон.

Выделяют следующие виды конфликтов:

• внутриличностные (связанные с противоречиями между «хочу», «могу» и «надо» в человеке);

• межличностные (на профессионально-производственной, социальной и эмоциональной почве);

• внутригрупповые (из-за изменения баланса сил в группе, например, в результате смены руководства, появления нефор­мального лидера, повышения нагрузки в работе и т.д.);

• типа «личность—группа»;

• типа «группа—группа»;

• внутриорганизационные (на почве неправильного распреде­ления властных прав, полномочий и ответственности между уровнями управления — вертикальные; на одном уровне — горизонтальные; между линейными и функциональными подразделениями — линейно-функциональные конфликты);

• ролевые конфликты (из-за неопределенности и конфликта ролей, предоставляемых работнику).

Неопределенность ролей имеет место в тех случаях, когда сотруд­ник не имеет четких целей, заранее определенных для выполнения рабочей задачи ресурсов, его полномочия и ответственность весьма расплывчаты. В случаях, когда рабочее задание сотрудника предполагает исполнения им новой, не подкрепляемой его полномочиями и его властью роли, имеет место ролевой конфликт, как правило, приводящий к стрессу. Причины конфликтов:

• неправильное или несправедливое распределение ресурсов;

• различие целей (высокая эмерджентность и дифференциация подразделений);

• плохая структуризация (неясные, нечетко поставленные за­дачи);

• различные представления и ценности членов коллектива и групп;

• различия в манерах и стилях поведения и руководства;

• возрастные проблемы («проблема отцов и детей»);

• половые проблемы;

• этнические и межнациональные проблемы;

• проблемы различных уровней образования и культуры;

• плохие организационные коммуникации;

• неправильная ориентация руководителей (на задачи или на человека);

• организационные факторы (недогрузка или перегрузка в ра­боте).

К структурным методам управления конфликтом относятся:

• приказы, распоряжения, директивы и т.д.;

• методы «разведения» участников конфликта по ресурсам, це­лям, средствам труда и т.д.;

• методы «страхования» от конфликтов (через создание резерв­ных запасов финансовых и материальных средств);

• методы объединения участников конфликта;

• методы с использованием интеграционных механизмов (антикризисные комитеты, введение постов заместителей, кура­торов, координаторов и т.д.).

Межличностные стили разрешения конфликтов:

• уклонение (зона 3);

• сглаживание (зона 4);

• принуждение (зона 1);

• через сотрудничество и решение проблемы (зона 2);

• через поиск компромисса (зона 5).

Причины сопротивления переменам:

• страх потери функции;

• страх потери заработка;

• страх появления новых проблем.

Методы преодоления сопротивления:

• образование, переквалификация, переподготовка сотрудников;

• привлечение работников к непосредственному участию в организации перемен, создание у сопротивляющихся мотивации к переменам;

• эмоциональная и психологическая поддержка;

• «покупка» работников с помощью материальных стимулов;

• переговоры (обоснование необходимости поиска компромисса);

• кооптация (предоставление сопротивляющемуся лицу веду щей роли во введении новшеств);

• маневрирование (выборочное использование информации для своей пользы);

• принуждение (угроза лишить работы, продвижения по служ­бе, снижения заработка и т.д.);

• увольнение работника.

Неразрешенный конфликт часто ведет к стрессу сотрудников.

Стресс — это значительно отклоняющееся от нормы состояние чувственной и эмоциональной сферы человека, когда его восприятие окружающей среды и поведенческие реакции неадекватны ситуации. Основные причины стресса:

• организационные факторы (недогрузка, перегрузка, плохие физические условия работы, конфликт и неопределенность ролей);

• личностные факторы (смерть близких, конфликты в семье, плохие материальные условия и др.);

• неправильное соотношение между властными полномочиями и ответственностью.