• системы обработки коммерческой информации, которые обрабатывают заказы клиентов, выписанные счета, ведомости заработанной платы и данные о прочих важных деловых операциях;

• автоматизированные офисные системы, которые предназначены для выполнения обычных конторских операций – составления отчетов, деловой переписки и т.п.;

• компьютеризированные системы проектирования и производства (см. выше);

• системы поддержки принятия решений, которые обеспечивают руководителей в интерактивном режиме информацией о состоянии внутренней и внешней среды организации;

• административные информационные системы – это системы, сходные с системами поддержки принятия решений, но приспособленные для обслуживания стратегических нужд высшего руководства;

• информационные системы управления .

В конце двадцатого века развитие информационных систем управления (ИСУ) стало решающим фактором для успешной деятельности организаций в условиях конкуренции. От руководителей ИСУ требуется понимание целей организации и полная информированность о состоянии дел. Планы развития ИСУ должны быть согласованы со стратегическими планами организации. При разработке стратегии развития ИСУ необходимо учитывать, что целью этой системы является рационализация процесса управления, в частности, принятия управленческого решения, а не процесса обработки данных.

ИСУ организации должна способствовать решению следующих важнейших задач:

• подготовка необходимой информацией о внешней и внутренней среде для руководства и персонала организации;

• обеспечение внешней среды прямого воздействия (клиенты, поставщики, трудовые ресурсы, государственные органы, население, общественность) релевантной информацией об организации;

• интеграция всех систем менеджмента организации (управление производством, качеством, кадрами, маркетингом, финансами, воздействием на окружающую среду и т.д.);

• совершенствование системы управления организацией (рациональное использование ресурсов организации, контроль качества, повышение производительности персонала, сокращение уровней управления и т.д.);

• анализ текущего состояния организации, сравнение его результатов с предыдущими периодами, прогнозирование сценариев развития событий;

• подготовка всех видов отчетов;

• создание новых продуктов и услуг;

• защита и целостность данных и, в то же время, глобальный доступ к информации, требуемой для ведения бизнеса.

ИСУ представляет собой совокупность элементов, которая фиксирует и обрабатывает огромные массивы исходных данных. Данные – зарегистрированные результаты статистических наблюдений, факты, прогнозы и мнения. Данные объединяют в базы данных, т.е. наборы

компьютерных файлов (папок), которые могут иметь перекрестные ссылки, позволяющие извлекать информацию. Информация - это специальная подборка данных, относящихся к определенному решению или проблеме. Информация – это настолько важный стратегический ресурс для большинства современных организаций, что в высшем руководстве многих из них введена должность старшего менеджера (директора) по информации, в обязанности которого входят обеспечение информацией и управление информационными системами.

При проектировании ИСУ необходимо задать следующие параметры:

• что должно сообщаться (содержание информации, степень ее уплотнения, точность);

• как должно сообщаться (устно, письменно, на бумажном носителе, в электронном виде, комбинированно, метод обработки и передачи информации, информационные каналы);

• кто должен сообщать (кто создает информацию, кто собирает, обрабатывает, хранит, отправляет, уничтожает информацию);

• когда должно сообщаться (в установленные сроки, по свободному графику, по запросу);

• зачем сообщается та или иная информация (какие действия ожидаются от получателя информации).

Для определения потребностей в информации, достаточной для принятия оптимальных решений, используются следующие методы:

• эмпирически-индуктивные методы (опросы, наблюдения, интервью и т.п.);

• экспертные оценки (индивидуальные и групповые);

• имитационные модели и метод сценариев.

ИСУ управляет восемью важнейшими типами ресурсов информационной технологии (ИТ):

• аппаратные средства - компьютеры и периферийные устройства (принтеры, дисководы и т.д.), а также устройства специального назначения, например, датчики и оборудование для управления технологическими процессами, которые позволяют создавать гибкие производственные системы (ГПС), системы автоматизированного проектирования (САПР) и системы автоматического складирования и выдачи товаров (САС);

• программное обеспечение – прикладные и операционные системы, обеспечивающие работу компьютеров;

• сети – локальные и глобальные системы связи для передачи информации как внутри, так и за пределами организации;

• люди – персонал ИСУ (разработчики систем, операторы ЭВМ, администраторы сети) и пользователи системы (внутренние – персонал организации и внешние – клиенты, поставщики, трудовые ресурсы, государственные органы, население, общественность);

• информация – тексты, цифровая, графическая, голосовая, звуковая и видеоинформация;

• культура – ценности и традиции, в том числе этические, этнические, национальные, а также организационная культура и так называемые функциональные культуры в разработке и проектировании, бухгалтерском учете, сбыте и т. д.;

• время – в данном случае речь идет об ускорение работ и согласование их по времени, а также гармоничности протекающих в организации изменений, т.е. выборе оптимального цикла развития организации;

• риск – построение деятельности организации таким образом, чтобы риск оказался приемлемым для ее руководства.

Перечисленные ресурсы по-разному поддаются управлению. Некоторые вполне очевидны и контролируемы (например, аппаратные средства, программное обеспечение), другие, напротив, менее ярко выражены и трудно контролируемы (время, культура, риск).

Становление ИСУ в организации зависит от характера управления ресурсами ИТ и проходит через три этапа.

На первом этапе организация пытается извлечь из ИСУ максимальную пользу при минимально возможных затратах. На этом этапе используются лишь аппаратные средства, программное обеспечение и сети, а ИСУ выполняет реагирующую роль, т.е. пассивно реагирует на возникающие требования.

На втором этапе ИСУ инициирует и направляет проекты, реализуемые для повышения экономической эффективности деятельности организации, т.е. играет опережающую роль. На этом этапе особое внимание уделяется сетевым, информационным и человеческим ресурсам.

На третьем этапе ИСУ играет роль своего рода делового консультанта в координации экономических требований к деятельности организации и реальных возможностей, применяемых в организации технологий, т.е. особое внимание уделяется таким информационным технологиям как культура, время и риск., а роль ИСУ опережающая.

По мере развития техники и технологии и/или задач, стоящих перед организацией, ИСУ может проходить через эти три этапа и играть в организации периодически различные роли.

При выборе системы программного обеспечения для ИСУ необходимо учитывать следующие требования:

• система должна быть настолько простой, чтобы любой пользователь мог освоить ее за два-три дня, не имея знаний ни в области программирования, ни в области систем обработки данных;

• не обязательно, чтобы пользователь имел специальное экономическое образование. Знания в этой области он приобретает постепенно — в процессе использования системы и анализа результатов ее работы;

• получатели отчетов системы программного обеспечения должны понимать их сразу без дополнительных расшифровок;

• в системе должны использоваться принятые в организации названия и определения, т.е., чтобы информация на экране компьютера была изложена "на языке данной организации”;

• используемые системой программного обеспечения справочники должны быть ясными и четкими;

• система должна позволять сопоставлять фактические результаты деятельности организации с плановыми показателями и расчётными данными;

• система должна гибко реагировать на изменения требований к объему и качеству информации в связи с развитием организации;

• должна быть предусмотрена возможность совершенствования системы без нарушения ее связей и комплексности.

ИСУ позволяет сократить время представления информации и принятия необходимых решений при помощи следующих процедур:

• переход к ежемесячному (а не поквартальному) сопоставлению заданных и фактических показателей;

• сопоставление результатов какого-либо периода (месяца, квартала или года) с общими итогами года;

• получение ежедневной информации о состоянии дел в организации (бортовой журнал).

Для ежемесячного сопоставления заданных и фактических показателей необходимо планирование по месяцам. Ежемесячное сопоставление плановых и фактических показателей позволяет:

• в течение более короткого периода внести необходимые коррективы;

• яснее видеть влияние отдельных позитивных и негативных тенденций, возникающих в течение квартала, которые зачастую компенсируют одна другую, а ежемесячный отчёт яснее показывает влияние отдельных отклонений, и они могут быть первыми сигналами для корректирующих воздействий;

• при больших колебаниях в течение года в снабжении, производстве, складском хозяйстве или в сбыте эффективнее влиять на хозяйственные и финансовые результаты, осуществлять планирование;

• руководству организации легче изучить результаты деятельности последнего месяца и проанализировать выявленные отклонения, чем сделать это по прошествии квартала.

ИСУ позволяют дополнить сопоставление заданных и фактических показателей их сравнением в отдельные даты месяца или квартала. Эта процедура позволяет добиться улучшения качества информации, поскольку:

• сравнение данных текущего учёта и совокупного результата ясно показывает, намечается ли общая тенденция или налицо только кратковременное колебание показателей;
• упрощаются анализ причин отклонений и поиск корректирующих мер;
• быстрее и эффективнее проявляется влияние противодействующих мер;
• исключается опасность, что положительные и отрицательные тенденции развития организации взаимно компенсируют одна другую и создаётся видимость, что "в среднем всё хорошо”.

ИСУ позволяют организовать учет результатов деятельности организации, фиксируя "нарастающим итогом” фактически полученные суммы на покрытие расходов и постоянно сравнивая их с необходимыми суммами. Это позволяет принимать ежедневные решения исходя из текущего состояния дел.

При проектировании ИСУ необходимо принять решение о конфигурации сети. К наиболее распространенным конфигурациям относятся:

• кольцевая сеть – компьютеры или рабочие станции (мощные компьютеры) соединены друг с другом в замкнутое кольцо;

• звездообразная сеть – рабочие станции или подчиненные компьютеры соединены по двухточечному принципу с центральным компьютером, который осуществляет управление сетью;

• линейная (шинная) сеть – все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной. Это наиболее распространенный вид сетей. Шинные сети можно соединять друг с другом по цифровым телефонным линиям, создавая, таким образом, глобальные сети (ГС).

Развитие ИСУ привело к появлению нового подхода к управлению организацией, который получил название "контроллинг”. Этот подход, находясь на пересечении учёта, информационного обеспечения, контроля и координации, занимает особое место в управлении организацией: он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причём не подменяет собой процесс управления, а лишь переводит его на качественно новый уровень. Контроллинг (управление управлением) является своеобразным механизмом саморегулирования организации. В основе этой новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организации в долгосрочной перспективе путём:

• адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;

• согласования оперативных и тактических планов со стратегическим планом развития организации;

• координации и интеграции оперативных и тактических планов по разным функциональным целям;

• разработки системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;

• создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;

• адаптации организационной структуры управления к изменениям в стратегии организации, повышения её гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

В настоящее время существуют специальные системы программного обеспечения для контроллинга, которые позволяют проводить анализ плановых и фактических показателей деятельности организации.