В общем случае контрольная работа в указанной последовательности должна включать следующие элементы: титульный лист; содержание; введение; основная часть; заключение; список литературы; приложения.

Выбор темы контрольной работы

Студент выполняет задание одного варианта, тема которого выбирается в соответствии с последней цифрой шифра зачетной книжки.

Например, студент, шифр зачетной книжки которого 2822, выполняет одну из следующих тем: №2, 12 или 22, как показано в таблице 2

Таблица 2 – Выбор темы контрольной работы

Варианты выполнения контрольной работы

Вариант 1. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Теоретическая часть: Создание компьютерных форм кадровых документов. Технология диалоговой обработки информации. Сущность компьютерной программы по кадровому делопроизводству, используемой в организации. Проблемы совершенствования использования ЭВМ в кадровой работе.

Практическая часть:

С применением информационных технологий составить приказ о приеме на работу.

Вариант 2. Подготовка кадровых документов к архивному хранению

Теоретическая часть: Основные требования при формировании дел. Правила группировки документов в дела. Назначение и функции экспертной комиссии. Взаимодействие кадровой службы с государственной архивной службой. Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.

Практическая часть:

С применением информационных технологий составить рекомендательное письмо.

Вариант 3. Систематизация документов

Теоретическая часть: Сущность и содержание номенклатуры дел. Пример составления номенклатуры дел. Требования к составлению заголовков дел. Содержание формы итоговой записи к номенклатуре дел. Пример ее оформления.

Практическая часть:

Составить приказ о предоставлении отпусков

Вариант 4. Организация документооборота по кадрам на предприятии

Теоретическая часть: Сущность кадрового документооборота в организации. Структура службы документационного обеспечения управления. Порядок и регистрация документов. Учет результатов контроля исполнения документов. Пример расчета численности работников делопроизводства в организации.

Практическая часть:

Составить трудовой контракт (по выбору студента)

Вариант 5. Организационно-распорядительная документация

Теоретическая часть: Виды организационно-распорядительной документации. Назначение организационных документов на предприятии. Роль распорядительных и информационно-справочных документов в деятельности организации, их виды. Пример оформления двух - трех организационных документов.

Практическая часть:

Составить Приказ о предоставлении отпусков

Вариант 6. Система реквизитов управленческих документов

Теоретическая часть: Состав реквизитов документов, установленных Госстандартом России. Правила оформления реквизитов документов. Требования к бланкам документов и оформлению документов. Привести пример оформления двух - трех документов ОРД.

Практическая часть:

Вариант 7. Классификация управленческих документов.

Теоретическая часть: Порядок оформления управленческих документов. Основные требования к содержанию и форме управленческих документов.

Распорядительные документы, их роль в документационном обеспечении управления. Справочно-информационные документы, их роль в документационном обеспечении управления.

Практическая часть:

С применением информационных технологий составить гарантийное письмо.

Вариант 8. Электронный документооборот в организации

Теоретическая часть: Автоматизированные системы учета документов. Возможности использования специализированных программ для осуществления документационного оборота в современных организациях.

Практическая часть:

С применением информационных технологий составить уведомление.

Вариант 9. Реквизиты документа, их состав и характеристика

Теоретическая часть: Состав реквизитов организационно-распорядительных документов. Охарактеризовать реквизиты ОРД. Значение документации в управленческой деятельности. Понятие о документах. Функции документов в управлении системы документации. Унификация систем документирования. ГОСТы и нормативы. Понятие о реквизите. Формуляр документа. Бланки и форматы документов. Виды документов.

Практическая часть:

Акт: виды, состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 10. Организация Делопроизводства на малых предприятиях.

Теоретическая часть: Технология работы с документами в организациях и учреждениях. Организация документооборота. Регистрация документов. Журналы регистрации входящих и исходящих документов. Систематизация документов и формирование номенклатуры дел. Контроль исполнения документов

Практическая часть:

Инструкции по делопроизводству.

Вариант 11. История становления и развития Документационного обеспечения управления в России.

Теоретическая часть: Этапы становления   и развития службы делопроизводства в России. Приказное делопроизводство. Коллежское делопроизводство. Министерское делопроизводство. Основные характеристики этапов развития делопроизводства в России.

Практическая часть:

Составить приказ  о командировании

Вариант 12. Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Теоретическая часть: Задачи и функции служб делопроизводства в органах местного самоуправления. Номенклатура дел. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок регистрации и хранение. Архив. Оформление дел. Уничтожение документов. Ответственность работников и служб делопроизводства государственной власти за их сохранность документов.

Практическая часть:

Положение о структурном подразделении правоохранительной организации: состав содержательной части, реквизиты.

Составить  Приказ об учетной политике

Вариант 13. Нормативно-правовая база делопроизводства

Теоретическая часть: Основные законодательные и нормативные акты РФ, регулирующие делопроизводство в организациях. Государственные учреждения, контролирующие правильность управленческой документации. Понятие и функции документа. Требования, предъявляемые к документам.

Практическая часть:

Разработать Положение о персонале организации

Вариант 14. Документ и классификация документов

Теоретическая часть: Значение документа в управлении. Понятие документа. Функции документа. Классификация документов. Виды.  Правила формирования, оформления и хранения дел.

Практическая часть:

Разработать Положение о персонале организации

Вариант 15. Информационно-справочные документы

Теоретическая часть: Назначение и виды информационно- справочных документов. Назначение, состав реквизитов и порядок оформления: протоколов, актов, докладных записок, служебных писем. Виды служебных писем. Содержание и правила составления гарантийного и претензионного писем. Коммерческая переписка с зарубежными партнерами. Структура коммерческих писем, принятая в США и других странах. Правила оформления коммерческих писем на английском языке.

Практическая часть:

Протокол: виды, состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 16. Организация службы ДОУ

Теоретическая часть: Цели, задачи служб делопроизводства. Организационные структуры службы делопроизводства. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок регистрации и хранение. Архив. Оформление дел. Уничтожение документов. Ответственность работников и служб делопроизводства за сохранность

Практическая часть:

Составить приказ о приеме на работу

Вариант 17. Составление документов

Теоретическая часть: Требования к оформлению документов. Обязательные реквизиты документа. Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки. Требования к оформлению текста. Оформление табличного материала.

Практическая часть:

Докладная записка в правоохранительных органах: виды, состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 18. Документооборот: понятие, функции, составные части.

Теоретическая часть: Этапы документооборота. Основные потоки управленческих документов: входящий, исходящий, внутренний. Движение входящих управленческих документов: первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством организации, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело. Прием первичной обработки документов. Распределение поступивших документов. Индексация документов, контроль за исполнением документов. Отправка документов. Информационно-поисковая система.

Практическая часть:

Акт: виды, состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 19. Формирование и текущее хранение дел.

Теоретическая часть: Текущее хранение дел. Номенклатура дел. Формирование дел. Заголовки дел и установление сроков хранения дел. Экспертиза ценности документов. Оформление дел. Сдача дел в архив. Архивное хранение документов и дел.

Практическая часть:

Инструкция: виды, состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 20. Современные способы и техника создания документов

Теоретическая часть: ИТ в системе делопроизводства. автоматизированные системы создания, регистрации, хранения, отправки документов. АСУ «Дело», назначение и функции этой системы.

Практическая часть:

Заключение: виды заключений, состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 21. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Теоретическая часть: Правила оформления, регистрации документов, содержащих конфиденциальные сведения. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Защита документов, содержащих коммерческую тайну. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Секретное делопроизводство.

Практическая часть:

Положение о структурном подразделении правоохранительной организации: состав содержательной части, реквизиты.

Вариант 22. Документ и системы документации

Теоретическая часть: Документирование: основные понятия и термины. Классификация и функции документов. Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Практическая часть:

Организация документооборота на предприятии.

Вариант 23. Система организационно-распорядительной документации

Теоретическая часть: Состав реквизитов управленческих документов и схемы их расположения. Бланки и форматы документов. Формуляр-образец как модель унифицированной формы документа. Понятие и функции ОРД. Виды ОРД, их обязательные реквизиты и характеристики.

Практическая часть:

Документооборот: понятие, функции, составные части.

Вариант 24. Работа с документами, содержащими секретную информацию

Теоретическая часть: Правила оформления, регистрации документов, содержащих секретные сведения. Сведения, относящиеся к государственной тайне. Защита документов, содержащих государственную тайну. Организация работы с документами, содержащими секретные сведения.

Практическая часть:

Состав реквизитов управленческих документов и схемы их расположения.

Вариант 25. Организация деловой переписки.

Теоретическая часть: Классификация деловых писем. Структура делового письма. Реквизиты письма и  их расположение. Образцы вариантов деловых писем. Информационно-рекламные письма. Гарантийные письма. Письма-запросы о коммерческой информации.

Практическая часть:

Составить приказ об учетной политике

Вариант 26. Организация работы с документами по заявлениям и жалобам от граждан

Теоретическая часть:  Порядок регистрации  заявлений и жалоб от граждан. Контроль, за исполнением заявительных документов. Сроки исполнения  документов по заявлениям и жалобам от граждан.

Практическая часть:

Составить приказ о предоставлении отпусков

Вариант 27. Организация делопроизводства и обеспечение сохранности документов

Теоретическая часть: Задачи и функции служб делопроизводства. Номенклатура дел. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок регистрации и хранение. Архив. Оформление дел. Уничтожение документов. Ответственность работников и служб делопроизводства за сохранность документов и информации. Использование ПК при составлении и обработке документов.

Практическая часть:

Составить приказ о предоставлении отпусков

Вариант 28. Назначение систематизации документов

Теоретическая часть: Сущность и содержание номенклатуры дел. Пример составления номенклатуры дел. Требования к составлению заголовков дел. Содержание формы итоговой записи к номенклатуре дел. Пример ее оформления.

Практическая часть:

Составить документ- запрос

Тестовые задания к модулям

Тесты к модулю 1.

1. Какое из определений точнее отражает содержание термина «Дело-производство»

1) Делопроизводство - это совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятия, которая включает в себя работы по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю исполнения документов, а также регистрацию, учет и хранение документов;

2) Делопроизводство - это совокупность работ по документированию

3) управленческой деятельности предприятия, которая включает в себя работы по созданию, оформлению, изготовлению, движению, а также регистрацию, учет и хранение документов.

2. Что включает в себя «Документирование управленческой деятельности фирмы»?

Документирование включает в себя разработку, создание, согласование

1) документа, его оформление, изготовление, движение, а также подписание и регистрацию (для исходящих и внутренних документов);

2) Документирование включает в себя разработку, создание, согласование документа, его оформление, а также подписание и регистрацию (для исходящих и внутренних документов);

3) Документирование включает в себя разработку, создание, согласование документа, его оформление и подписание.

3. Дать понятие термина «Документ»

1) Документ представляет собой информацию, записанную на любом материале (бумаге, дискете, фотопленке), изданную или полученную физическим или юридическим лицом для исполнения своей деятельности;

2) Документ представляет собой информацию, записанную определенным образом на любом материале (бумаге, дискете, фотопленке), изданную или полученную физическим или юридическим лицом для исполнения своей деятельности.

4. Укажите, какие виды документов относят к организационной документации

А) Штатное расписание;

Б) Положение о структурном подразделении;

В) Должностная инструкция;

Г) Постановление;

Д) Устав;

Е) А+Б+В;

Ж) А+Г+Д;

З) А+Б+В+Д;

И) Все перечисленные.

5. Дать понятие термина «Унифицированная система документации»

А) Это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, созданная по единым правилам и требованиям;

Б) Это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

6. Что предполагает организационная функция документа?

А) Документ фиксирует определенные факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

Б) С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;

В) Документ обеспечивает связи между подразделениями внутри предприятия, а также внешние связи предприятия с другими предприятиями, организациями, государственными и муниципальными органами власти.

7. Что предполагает коммуникативная функция документа?

А) Документ фиксирует определенные факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

Б) С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;

В) Документ используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов между предприятиями, индивидуальными предпринимателями, организациями, органами власти как в повседневной деятельности, так в суде или прокуратуре;

Г) Правильного ответа нет.

8. Что предполагает воспитательная функция документа

А) Документ используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов между предприятиями, индивидуальными предпринимателями, организациями, органами власти как в повседневной деятельности, так в суде или прокуратуре;

Б) Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации;

В) Оба ответы верны;

Г) Правильного ответа нет.

9. Какие виды документов оформляются при проведении заседания коллегиального органа (совета директоров)

А) Протокол;

Б) Стенограмма;

В) Инструкция;

Г) Справка;

Д) А+Б;  Е) А+В; Ж) А+Г;  З) Б+В.

10. Дать понятие термина «Унификация документов»

А) Унификация документов заключается в установлении единообразия со става документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций;

Б) Унификация документов заключается в установлении единообразия форм документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций;

В) А и Б.

11. Что представляет собой «формуляр-образец» документа

А) Формуляр-образец документа представляет собой схему, отражающую порядок расположения реквизитов документа;

Б) Формуляр-образец документа устанавливает правила оформления реквизитов документа;

В) А+Б.

12. Какие документы (ГОСТы) устанавливают единые правила документирования управленческих действий на всех уровнях управления

А) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Б) Унифицированные системы документации (УСД);

В) Региональные инструкции;

Г) А+Б;

Д) А+В; Е) Б+В;

Ж) А+Б+В.

13. Что дает унификация документов для фирмы

А) Сокращение количества применяемых документов, типизацию их форм;

Б) Повышение качества документации, снижение трудоемкости ее обработки;

В) Достижение информационной совместимости различных систем документации одноименных и смежных функций управления;

Г) Более эффективное использование компьютерной и вычислительной техники.

Д) А+Б+В;

Ж) А+Б+Г;

З) Б+В+Д;

И) Все перечисленное верно.

14. Что дает применение единого формуляра-образца при работе с документами?

А) Облегчить визуальный поиск информации в документах;

Б) Создать гарантию полноты заполнения документа;

В) Упростить восприятие информации и проверку содержания документов;

Г) Создать предпосылки для увеличения тиражей бланков;

Д) Создать предпосылки для снижения себестоимости изготовления бланков;

Е) А+Б+В; Ж) А+Г+Д; З) А+Б+В+Д; И) Все перечисленное верно.

15. Какие унифицированные системы документации разработаны и действуют в РФ?

А) Для организационно-распорядительной документации,

Б) Для банковской документации,

В) Для отчетно-статистической документации,

Г) Для учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,

Д) А+Б+В  Ж) А+Б+Г; З) Б+В+Д; И) Все перечисленные.

16. Какие унифицированные системы документации разработаны и действуют в РФ

А) Для финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,

Б) Для документации по труду;

В) Для документации Пенсионного фонда РФ;

Г) Для внешнеторговой документации;

Д) А+Б+В;

Ж) А+Б+Г;

З) Б+В+Г;

И) Все перечисленные.

17. На какие группы разделяются документы «по месту составления»

А) Внутренние и внешние;

Б) Служебные и личные;

В) Простые и сложные.

Тесты к модулю 2.

1. Вид человеческой деятельности по разработке и оформлению  документов в соответствии с установленными требованиями – это:

а) документирование;

б) делопроизводство;

в) документооборот;

г) система документации.

2. По степени обязательности документы подразделяются на:

а) обязательные и необязательные документы;

б) информационные и директивные документы;

в) документы срочные и бессрочные;

г) служебные и личные документы.

3. Ведение дел вне номенклатуры:

а) не допускается;

б) допускается;

в) допускается в небольших организациях;

г) не допускается, но разрешается для правительственных документов.

4. Документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью – это:

а) штатное расписание;

б) устав;

в) положение;

г) должностная инструкция.

5. Распорядительная часть постановления начинается со слова:

а) «ПОСТАНОВЛЯЮ»;

б) «ПРИКАЗЫВАЮ»;

в) «УТВЕРЖДАЮ»;

г) «ОБЯЗЫВАЮ».

6. Письменное предложение одного лица другому, выражающее желание заключить с ним договор - это:

а) письмо-запрос;

б) письмо-извещение;

в) письмо-оферта;

г) письмо-рекламация.

7. Где на угловом бланке помещается реквизит эмблема организации:

а) после наименования документа;

б) до наименования организации;

в) после наименования документа;

г) до регистрационного номера документа?

8. Какой из этих документов относится к распорядительным документам:

а) объяснительная записка;

б) постановление;

в) инструкция;

г) письмо?

9. Наименование филиала организации на бланках:

а) допускается, но ниже наименования вышестоящей организации;

б) допускается, если он является автором документа;

в) все ответы верны;

г) нет правильного ответа.

Тесты к модулю 3.

1. Путь, который проходит документ от начала его создания до сдачи в архив – это:

а) документирование;

б) делопроизводство;

в) документооборот;

г) система документации.

2. Документы, которые по содержанию являются специфическими и носят характер разового документа – это:

а) индивидуальные документы;

б) типовые документы;

в) примерные документы;

г) трафаретные документы.

3. Дела временного хранения (до 10 лет):

а) подшиваются в твердую обложку;

б) на отдельном листе делается заверительная надпись;

в) и то и другое;

г) ни то, ни другое.

4. Правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений – это:

а) трудовой договор;

б) положение;

в) должностная инструкция;

г) штатное расписание.

5. К организационным документам относятся:

а) устав, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции;

б) постановления, устав, приказы, решения, распоряжения, положения;

в) протоколы, акты, объяснительные и докладные записки;

г) устав, указы, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции.

6. Письма, которые направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий:

а) сопроводительные письма;

б) гарантийные письма;

в) письма-подтверждения;

г) письма-рекламации.

7.  Какие из этих документов направляются от вышестоящего уровня управления к нижестоящему:

а) приказ;

б) заявление;

в) указание;

г) служебная записка?

8. Выберите правильный вариант оформления:

а) во втором полугодии;

б) во 2-м полугодии.;

в) во 2 полугодии;

г) во II полугодии.

9. Датой документа является:

а) дата подписания;

б) дата утверждения;

в) все ответы верны;

г) нет правильного ответа.

Задание 1.

У директора в кабинете представитель завода, которо­му объединение поставляет ряд изделий по кооперации, и с которым сложились многолетние хорошие отношения. Он просит несколько изменить номенклатуру и сроки поставок, объясняет необходимость этого и передает соот­ветствующее письмо. Не обладая необходимой информа­цией по существу вопроса, что вполне естественно, ис­кренне желая помочь потребителю и в то же время не желая его безосновательно обнадеживать, директор остав­ляет письма у себя, обещая разобраться и помочь. Пра­вильно ли он поступает?

Ответ:

Задание 2.

Рассматривая почту, руководитель обнаруживает доку­мент, с которым хотел бы ознакомиться детальнее. Но времени сейчас нет, и он оставляет документ у себя в надежде внимательно прочесть его в субботу. Верно ли он поступает?

Ответ:

Задание 3.

Из структурного подразделения документы поступают руководителю на подпись в трех экземплярах: один уйдет к адресату, второй возвратится в подразделение, третий останется у секретаря или в канцелярии. Третий экземпляр документа нужен для подстраховки. Администратор не убежден, что копия быстро будет обнаружена в делах структурного подразделения, поэтому пусть один экземп­ляр хранится у секретаря. Правилен ли такой подход?

Ответ:

Задание 4.

На небольшую фирму, являющуюся дочерней организацией более крупного предприятия, был направлен представитель руководства предприятия с целью оценки эффективности рабо­ты директора фирмы. Фирма вела достаточно многогранную деятельность. Чтобы детально разобраться в работе фирмы и оценить сложившуюся на ней ситуацию, требовалось достаточно много времени. Директор фирмы был уверен, что представитель предприятия-учредителя не сможет в столь короткое время составить представление о работе фирмы.

Проблема. Как и по каким критериям, с вашей точки зрения, может быть оценена эффективность работы дирек­тора фирмы? Как представителю предприятия, которому поручено за два дня оценить эффективность работы дирек­тора дочерней фирмы, удалось выполнить поручение руковод­ства предприятия?

Ответ:

Тесты к модулю 4.

1. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности - это:

а) документирование;

б) делопроизводство;

в) документооборот;

г) система документации.

2. По юридической силе документы подразделяют на:

а) подлинники и копии;

б) подлинные и подложные;

в) черновики и подлинники;

г) подлинники и дубликат подлинника.

3. Документы внутри дела следует располагать:

а) в обратно хронологической последовательности;

б) в хронологической последовательности;

в) по видам документов;

г) по срокам их хранения.

4. Документ, издаваемый руководителем организации в целях разрешения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач – это:

а) приказ;

б) решение;

в) указание;

г) протокол.

5. Правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителем в целях доведения до исполнителей оперативных вопросов – это:

а) протокол;

б) распоряжение;

в) решение;

г) постановление.

6. Письма, которые высылаются с целью подтверждения получения документов или материальных ценностей:

а) сопроводительные письма;

б) гарантийные письма;

в) письма-подтверждения;

г) письма-рекламации.

7. Где на листе документа помещается гриф утверждения:

а) в левом верхнем углу;

б) в правом верхнем углу;

в) в левом нижнем углу;

г) по центру?

8. В каких документах необходим реквизит «печать»:

а) приказ;

б) устав;

в) справка;

г) указание?

9. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются:

а) перед фамилией;

б) после фамилии;

в) верен ответ и а) и б);

г) нет правильного ответа.

Задание 1.

Регистрация исходящих документов

В текстовом редакторе Word  оформите регистрационный журнал для исходящих документов. Создайте текстовую таблицу по образцу, который можно посмотреть здесь.   Для оформления регистрационного журнала используйте альбомную ориентацию страницы, которая устанавливается в Word командой Файл Параметры страницы вкладка Размер бумаги  флаг Ориентация альбомная.

Задание 2.

В текстовом редакторе Word  оформите регистрационный журнал для входящих документов. Создайте текстовую таблицу по образцу, который можно посмотреть здесь. Используйте альбомную ориентацию страницы.

Шифр вашей организации в министерстве или ведомстве N11603. В регистрационном номере входящего документа используйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения:

01 - для документов по хозяйственным вопросам

02 - для бухгалтерских документов

03 - для документов по научным вопросам

04 - для документа по строительным вопросам

05 - переписка с ведомством (с Президиумом)

06- для документов по общим вопросам

Зарегистрируйте в журнале регистрации входящие документы из предлагаемого списка. Считайте порядковые номера документов с 1. Зарегистрируйте их сегодняшним днем.

1. Письмо Президиума РАН N101160-727 от 18.06.99 117901, Москва Ленинский пр., 14 "О результатах документальной ревизии финансово-хозяйственной деятельности СКБ Института металлургии РАН". Письмо получено 22.06.99. Отнести к переписке с Президиумом. Резолюция - Ивановой А.Н. для ознакомления

2. Письмо от директора МУМ-2 Шестакова Б.П.  N395 от 04.07.99 г. Переславль-Залесский тел. 2-27-21 "Об отгрузке щебня в количестве 300 куб.м" Отнести к документам по строительным вопросам. Письмо получено 10.07.99. Резолюция- гл. бухгалтеру оформить получение.

3. Письмо Президиума РАН  N10101-655 от 07.05.99 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об учете, обращении и хранении документов и дел, содержащих несекретные сведения". Отнести к переписке с Президиумом. Письмо получено 24.06.99. Резолюция Ивановой А.Н. для ознакомления и руководства.

4. Письмо начальника водоканального управления Степанова А.А. 160000 г. Ярославль пр. Толбухина, 35. Исходящий номер документа N308/7-45 от 29.06.99. Отнести к документам по строительным вопросам. Письмо получено 02.07.99. Резолюция Шестаковой М.И. для запроса к Стадухину М.И.

5. Письмо Ярославского областного управления финансов. 160 000 Ярославль Советская пл., 5. Исходящий индекс документа N 10160-18 от 05.06.99 "О принятии на снабжение Филиала института проблем кибернетики" Отнести к бухгалтерским вопросам. Письмо получено 22.06.99. Резолюция Шестаковой М.И. для ознакомления и руководства.

6. Распоряжение Президиума РАН  N10103-1106 от 11.07.99 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об исполнительской дисциплине научных учреждений РАН". Распоряжение получено 15.07.99. Отнести к переписке с Президиумом. Резолюция - Ивановой А.Н.

Тесты к модулю 5.

1. По какому критерию документы классифицируют на простые и сложные:

а) по содержанию.

б) по назначению.

в) по структуре документов,

г) по форме.

2. Нормативно-технический документ, устанавливающий требо­вания к группам однородной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение-это:

а) норматив,

б) стандарт,

в) указатель,

г) все ответы верны.

3. Документы, в которых фиксируется решение административ­ных и организационных вопросов, -это:

а) организационные документы,

б) документы по личному составу,

в) справочно-информационные,

г) распорядительные.

4. Протокол подписывает:

а) председатель,

б) секретарь,

в) председатель и секретарь,

г) все ответы верны.

5. Договорное письмо- это разновидность

а) письма-напоминания.

б) сопроводительного письма,

в) письма-ответа,

г) письма предложения.

6. Для отражения производственной деятельности  предприятия пли подтверждения сведений о его работниках составляются:

а) справки,

б) акты,

в) докладные записки,

г) положения.

7. Утверждаемые документы (инструкции,  положения,  уставы) подписываются :

а) руководителем предприятия,

б) главным бухгалтером,

в) должностным лицом, ответственным за их подготовку,

г) исполнителем.

8. Все обращения граждан регистрируются

а) в день отправления,

б) в день поступления, в день подписания,

г) нет верного ответа.

9. Операции делопроизводства, относящиеся к документированию:

а) формирование дел,

б) исполнение документов,

в) регистрация документов,

г) проверка правильности оформления документов.

10. Какой документ из перечисленных документов не подлежит ре­гистрации:

а) прейскуранты,

б) каталоги,

в) прайс-лист,

г) все ответы верны.

10. Обязательный информационный элемент, присущий тому или иному виду письменного документа

а) блок,

б) компонент,

в) реквизит,

г) нет верного ответа.

11. К какому виду организационно-распорядительной документа­ции относится протокол:

а) организационная,

б) распорядительная,

в) документ по личному составу,

г) справочно-информационная.

12. Правовой акт, издаваемый министерствами, ведомствами, ор­ганизациями и преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же но вопросам, связанным с организацией ис­полнения приказов, инструкций и других актов, - это:

а) указание,

б) приказ,

в) решение,

г) распоряжение.

13. Часть текста распорядительного документа, которая содержит предписываемые действия, Ф.И.О., должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения:

а) констатирующая,

б) распорядительная,

в) основная,

г) вводная.

14. Документирование - это:

а) работа с документами,

б) деятельность аппарата управления по созданию документа и орга­низации документооборота,

в) создание документов,

г) все ответы верны.

15. Документ, составленный несколькими лицами и подтверждаю­щий установленные факты или события -это:

а) протокол,

б) положение,

в) акт,

г) приказ.

16. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материаль­ных и других ценностей, подписываются:

а) руководителем предприятия,

б) главным бухгалтером,

в) руководителем и главным бухгалтером,

г) все ответы верпы.

17. Обращения граждан, не требующие законодательного изучения, разрешаются в срок:

а) до 15 дней,

б) более 15 дней,

в)  1 месяц,

г) 10 дней.

18. Операции делопроизводства, относящиеся к документированию:

а) согласование проекта документа,

б) исполнение документа,

в) подписание документа,

г) составление документа.

19.  Одна часть документов регистрируется централизованно, дру­гая - в структурных подразделениях это:

а) централизованная форма регистрация,

б) децентрализованная форма регистрации,

в) смешанная форма регистрации,

г) все ответы верны.

Тесты к модулю 6.

1. Путь, который проходит документ от начала его создания до сдачи в архив – это:

а) документирование;

б) делопроизводство;

в) документооборот;

г) система документации.

2. Документы, которые по содержанию являются специфическими и носят характер разового документа – это:

а) индивидуальные документы;

б) типовые документы;

в) примерные документы;

г) трафаретные документы.

3. Дела временного хранения (до 10 лет):

а) подшиваются в твердую обложку;

б) на отдельном листе делается заверительная надпись;

в) и то и другое;

г) ни то, ни другое.

4. Правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений – это:

а) трудовой договор;

б) положение;

в) должностная инструкция;

г) штатное расписание.

5. К организационным документам относятся:

а) устав, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции;

б) постановления, устав, приказы, решения, распоряжения, положения;

в) протоколы, акты, объяснительные и докладные записки;

г) устав, указы, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции.

6. Письма, которые направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий:

а) сопроводительные письма;

б) гарантийные письма;

в) письма-подтверждения;

г) письма-рекламации.

7. Какие из этих документов направляются от вышестоящего уровня управления к нижестоящему:

а) приказ;

б) заявление;

в) указание;

г) служебная записка?

8. Выберите правильный вариант оформления:

а) во втором полугодии;

б) во 2-м полугодии.;

в) во 2 полугодии;

г) во II полугодии.

9. Датой документа является:

а) дата подписания;

б) дата утверждения;

в) все ответы верны;

г) нет правильного ответа.

Тематика рефератов  и докладов

1. Организация документооборота: основные правила и этапы.

2. Этапы развития делопроизводства в России.

3. Служба делопроизводства и документационного обеспечения управления.

4. Нормативно-правовая база современного делопроизводства.

5. Должностная инструкция: ее функции и содержание.

6. Документация по личному составу: структура и содержание документов.

7. Информационно-справочные документы.

8. Основные требования в подготовке и оформлению распорядительной документации.

9. Требования, предъявляемые к оформлению и содер­жанию финансово-расчетных документов.

10. Формирование и хранение дел.

11. Оформление распорядительных документов по трудовым правоотношениям.

12. Современное деловое письмо.

13. Документы личного дела работника.

14. Назначение и состав организационно-правовой документации.

15. Система организационно-распорядительной документации.

16. Договорно-правовая документация.

17. Конфиденциальная документация.

18. Организация работы с документацией.

19. Организация и проведение совещаний.

20. Контроль за исполнением документов.

21. Разработка табеля форм документов.

22. Управление документацией и информационные технологии.

23. Требования к составлению и оформлению учредительных документов.

24. Особенности составления и оформления коммерческого договора.

25. Типовой устав акционерного общества: требования к оформлению.

26. Правила составления претензионного письма.

27. Порядок движения документов в судах.

28. Структура и составление  искового заявления.

29. Архивное хранение и обеспечение сохранности документов.

30. Трудовой договора. Требования к оформлению.

31. Государственные требования к составлению и оформлению документов.

32. Составление и оформление учредительных документов.

33. Использование современных технологий для хранения и поиска документальной информации.

34. Составление и оформление доверенности.

35. Регистрация, учёт и контроль за исполнением документов.

36. Правила формирования и оформления дел. Требования к оформлению обложки дел.

37. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

38. Порядок движения документов в организации.

39. Составление и оформление договоров.

40. Составление и оформление организационно-распорядительных документов.

41. Протокол судебного заседания и его составление.

42. Документирование гражданского процесса.

43. Виды, требования к составлению и оформлению служебных писем.

44. Систематизация и оформление уголовного дела.

45. Реквизиты и бланки документов.

46. Организация делопроизводства нотариата.

47. Составление современного делового письма.

48. Правовая основа делопроизводства в Российской Федерации.

49. Государственные стандарты делопроизводства и документооборота.

50. Делопроизводство по личному составу.

51. Требования к изготовлению и оформлению управленческих документов.