5.1. Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый на основе единоначалияруководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Это самый распространенный вид распорядительных документов. В организациях приказ может издаваться в соответствии с указанием вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организаций или отдельных работников. Суще­ствует два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы предприятия, изменением штатов и т. д.

Реквизиты приказа:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись;

— визы согласования;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу в пределах календарного года.

Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «о» или «об». Он должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»: «О введении…»; «О реформации…» и т. д.

Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части указываются причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Обычно используются фразы: «В связи с переходом на новую систему планирования…»; «В целях обеспечения сохранности документов…» и т. п. Если основанием к изданию приказа является нормативный или распорядительный документ, то в кон­статирующей части указываются его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации, например: «…на основании приказа… от 00.00.00 № 00 «О …». Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между представителями руководства может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке про­писными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.

В распорядительной части излагаются предписания, указываются исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы, например: «провести инвентаризацию основных фондов в следующие сроки…».

Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, пункты распорядительной части приказа начинаются с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся после фамилии), например: «Главному бухгалтеру Овчинниковой В. А. представить на утверждение…» Если исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе не указывается.

Часто последним пунктом приказа по основной деятельности указывается должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом: «Контроль за исполнением приказа возложить на…»; «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказы подписываются руководителями организации или замещающими их должностными лицами.

Пример оформления приказа приведен в Приложении 2.

Наименование организации

ПРИКАЗ

___ ____________ 200 __ г.                     № ___

Место составления

о ________________________________________

(заголовок к тексту)

ТЕКСТ

Констатирующая часть

Отделяется от распорядительной части словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть

(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1. Конкретные поручения и т. д.

1.2.

2. Срок исполнения

3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)

Руководитель        ________________     И. О. Фамилия

организации         (личная подпись)

Наименование должности лица,

с которым согласуется документ

________________ И. О. Фамилия

(личная подпись)

___ ______________ 200___ г.

С приказом ознакомлен:

Должность           ________________     И. О. Фамилия

                  (личная подпись)

                  ___ __________ 200 __ г.

В дело № ___

________________     ___ ____________ 200__ г.

(личная подпись)

Рис. 5.1. Фома оформления приказа

5.2. Протокол

Этими документами фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т. п.

Протокол совещания ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется протокол на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текстов докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений. Если совещание стенографировалось или записывалось на диктофон, то при оформлении протокола используются материалы этих записей.

Реквизиты протокола:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место заседания;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Датой протокола является дата совещания, а не дата оформления или подписания документа. Иногда совещание проводится в течение нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим образом: 20—23.12.2006.

Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

Заголовок протокола указывает название коллегиального органа и вид коллегиальной деятельности, он должен сочетаться в падеже с наименованием документа, например: «Протокол заседания пед­совета»; «Протокол производственного совещания» и т. п.

Текст протокола может быть кратким и подробным. В кратких протоколах указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих и принятые решения. Эти протоколы не отражают содержания выступлений, поэтому по ним трудно получить представление о ходе обсуждения вопросов. В подробных протоколах записывается полностью содержание всех выступлений.

Если к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений, то после фамилии выступающего и записи основного названия его доклада делается отметка «Доклад прилагается», например:

СЛУШАЛИ:

Мазаеву О. Т.— об итогах окончания 1-го полугодия 2005/06 уч. г. (Доклад прилагается.)

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих либо располагаются в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. Например:

Присутствовали: 42 сотрудника (список прилагается)

или:

Присутствовали: зам. директора Мазаева О. Т, гл. бухгалтер Овчинникова В. А, преподаватель Черткова М. В.

На заседаниях, где должен быть определенный кворум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений.

Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «о» или «об». Например:

Повестка дня:

1. Об итогах зимней сессии.

2. О ходе подготовки к конференции.

3. Об утверждении программ курсов дисциплин.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня совещания. Эти разделы имеют три составные части:

1) СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ);

2) СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) и т. д.

Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), копий или выписок из протокола.

Пример оформления протокола приведен в Приложении 3.

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.00 № ___

Москва

Заголовок к тексту

Председатель   И. О. Фамилия

Секретарь     И.О. Фамилия

Присутствовали: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И.О. Фамилия…

Повестка дня:

1. _______________________________________________

2. _______________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О.— ______________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И. О.— ______________________________________

Фамилия И. О.— ______________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

__________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:

(второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый)

Председатель                    Расшифровка подписи

Секретарь                       Расшифровка подписи

Рис. 5.2. Форма оформления протокола

5.3. Договор

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие договоры (контракты).

Договор (контракт) — документ, представляющий собой со­глашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в договоре.

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить — направления оферты. Оферта — предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами (контрагентами) может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иного вида связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект.

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

— четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

— возможности расторжения договора любой из сторон;

— санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

— соответствию пунктов договора Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

— соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов контрагентов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 Гражданского кодекса РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила может привести к признанию договора недействительным.

Составными частями договора являются:

1) название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку товаров народного потребления, договор о техническом содействии);

2) дата, номер, место составления;

3) наименования сторон (полные названия организаций);

4) предмет договора;

5) условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

6) условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

7) порядок сдачи-приема выполненных работ;

8) ответственность сторон;

9) гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

10) переход права собственности и риски;

11) порядок разрешения споров;

12) юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

13) подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документа);

14) печати предприятий-контрагентов.

Реквизиты договора:

— наименования организаций-контрагентов;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место заключения договора;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подписи контрагентов;

— печати контрагентов.

Существует множество типовых текстов договоров. Если текст договора составляется организациями, он должен подробно и юридически грамотно освещать условия договорных отношений: предмет договора, условия и сроки его выполнения, оплату, ответственность сторон, порядок разрешения споров и другие условия. Обязательно в конце текста договора указываются юридические адреса сторон (почтовые адреса, номера телефонов, факсов, банковские реквизиты).

Договоры подписываются руководителями организаций-контр­агентов и заверяются печатями. Составляются в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Пример оформления договора приведен в Приложении 4.

5.4. Акт

К информационно-справочным документам относится акт — документ, подтверждающий факты, события, действия.

Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации или распоряжением вышестоящей организации. В состав комиссии включают специалистов, способных разобраться в фактах, подлежащих обследованию. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (например, когда бухгалтер-ревизор проводит плановую проверку финансовой деятельности детского сада).

Существует большое количество разновидностей актов: акты приема-передачи дел, акты ликвидации, проведения испытаний, акты списания материальных ценностей, коммерческие акты, акты инвентаризации, акты несчастных случаев и др.

Реквизиты акта:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф утверждения.

Во время проверки ведутся предварительные записи, которые должны быть точными и объективными. Факты, включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии.

Датой акта является дата актируемого события, а не дата оформления и подписания документа.

Заголовок к тексту акта может формулироваться отглагольным существительным в именительном падеже, например: «Списание бензина».

Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую, включающую выводы. В первой части указывается основание для составления акта (полное наименование документа в именительном падеже, в связи с которым образована комиссия, его дата, номер и заголовок к тексту), перечисляется состав комиссии: председатель (должность с указанием названия организации, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы) в алфавитном порядке. Их печатают через 1,5 межстрочного интервала и нумеруют арабскими цифрами. Иногда указывают присутствующих (должность, фамилия, инициалы).

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.

Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты; иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце его может быть указано их количество и местонахождение. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз.— хххххххххххх

2-й экз.— ххххххх

3-й экз.— в дело 02/14.

Акты подписывают все члены комиссии. С ними могут знакомить и заинтересованных в их содержании лиц, которые визируют акты. Некоторые виды актов (приема законченных строительных объектов; списания; выполнения работ; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и др.) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.

Пример оформления акта приведен в Приложении 5.

Наименование организации               УТВЕРЖДАЮ

АКТ                           Наименование должности

00.00.00 № ___                Подпись  Расшифровка подписи

Москва                               Дата

Заголовок к тексту

Основание: ____________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель: И. О. Фамилия

Члены комиссии: 1. _________________________________

      (должность, фамилия, инициалы)

             2. _________________________________

Присутствовали: 1. _________________________________

             2. _________________________________

Текст ________________________________________________________________________________________________________________________

Составлен в ____ экземплярах:

1-й экз.—……………………

2-й экз.—……………………

3-й экз.—……………………

Председатель                          Расшифровка подписи

Члены комиссии:                        Расшифровка подписи

                                    Расшифровка подписи

Рис. 5.3. Форма оформления акта

5.5. Справка

Справкой называют документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Информационная справка по вопросам производственной дея­тельности организации может адресоваться на имя руководителя организации или в вышестоящую организацию.

Реквизиты информационной справки:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Текст справок тщательно проверяется, не должен содержать домыслов, предположений, непроверенной информации, т. к. часто на основании справок принимаются различные решения.

Если справка готовится для руководителя организации, ее подписывает автор. Если справку готовят для вышестоящей или иной организации, она оформляется на бланке организации-автора и подписывается ее руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и иметь регистрационный номер, как и служебное письмо.

Наименование организации                          Адресат

СПРАВКА

00.00.00 № __

Москва

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

Наименование должности       Подпись     Расшифровка подписи

Рис. 5.4. Форма оформления справки

Наиболее многочисленным в организациях является другой вид справок. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в организации, место проживания, наличие иждивенцев и др.

Реквизиты такой справки:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— текст;

— подпись;

— печать;

— адресат.

Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.

Обычно текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. Их пишут в именительном падеже. Затем указывают необходимые сведения: должность, время работы в организации, оклад или среднемесячную заработную плату и др.

Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если в справке указываются сведения о зарплате или другие сведения финансового характера, ее подписывает и главный бухгалтер организации.

После оформления, подписи и регистрации справку выдают заинтересованному лицу.

ЗАО «Театр Луны»                Отдел учета и распределения

Адрес, телефон                             жилой площади

СПРАВКА

00.00.2002 № 5

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окладом 5200 рублей.

Директор               Подпись             И. О. Фамилия

Главный бухгалтер        Подпись             И. О. Фамилия

М. П.

Рис. 5.5. Пример справки о заработной плате сотрудника

5.6. Докладная и объяснительная записки

Докладная (служебная) записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой — констатирующей (описательной) — излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; во второй излагаются просьбы, предложения, выводы о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности — пять лет (ст. 42 «Перечня документов с указание сроков хранения»).

Министерство общего                  Генеральному директору

и профессионального                  завода точного

образования РФ                      машиностроения

                                 И. И. Петрову

Новосибирское областное

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2006 № 15

г. Новосибирск

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района
о проверке готовности баз отдыха к приему детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с. г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако
в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо            Подпись             Н. И. Пирогова

Рис. 5.7. Пример оформления внешней докладной записки

Общий отдел                        Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ                          объединения

10.05.2006 № 36                     Н. К. Иванову

г. Новосибирск

О замене пишущих машинок

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро          Подпись               Г. Н. Колбина

Рис. 5.6. Пример оформления внутренней докладной записки

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                   Директору центра

                                    «Кадры»

10.04.2006 № 34                        Н. И. Иванову

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

9 апреля 2000 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы в 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель         Подпись         Г. И. Григорьева

_______________

Наименование организации             Генеральному директору

Производственный отдел              объединения

                                А. А. Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2006 № 46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2000 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела       Подпись         Ю. П. Елкин

Рис. 5.8. Образцы оформления объяснительных записок

5.7. Служебное письмо

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу; с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки, т. к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требованиям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

— код организации;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— ОГРН, ИНН/КПП;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— визы согласования документа;

— отметка об исполнителе;

— печать;

— отметка для автоматического поиска документа.

В отдельных письмах некоторые реквизиты могут отсут­ствовать.

Автором служебного письма является учреждение, организация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма может выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А4 и А5 типографским способом; он может также проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосредственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение рек­визитов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации — автора письма (полное и сокращенное);

— справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Российской Федерации предусматривается на бланках служебных писем органов государственной власти РФ, министерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывается на бланке в строгом соответствии с названиями, установленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреж­дений, организаций и предприятий мы можем иногда не увидеть изображения герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное наименование автора должно точно соответствовать наименованию, закрепленному за организацией в Уставе. Наименования организации пишутся в именительном падеже, причем сокращенное — на отдельной строке под полным. Если автором служебного письма является должностное лицо, то его наименование помещается после названия организации.

Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор служебного письма», на бланке указываются места для проставления даты, индекса письма, ссылки на индекс и дату входящего документа.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу; оно должно быть также:

1) кратким (размер его не должен превышать одной машинописной страницы; при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц). Если текст служебного письма состоит из пяти-семи строк, можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается;

2) полным (несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.);

3) точным и объективным (служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование);

4) корректным по форме (при составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения; тон изложения должен быть нейтральным; текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру).

Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступлении) формулируется тема, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.0000 №...».

Во второй части письма (заключении) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т. п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, организация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в дела.

В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые учреждением), что определяет форму их обработки, на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т. п.), не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное письмо и т. п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия и обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «В связи с… просим подтвердить…»; «Прошу сообщить…»; «Дирекция… просит…»; «Дирекция и профсоюзная организация просят…» и т. п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмозапрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые обороты: «Сообщаем Вам, что…»; «Подтверждаем полученные…»; «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена…» и т. д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма («На №__ от 00.00.00»).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...»; «Высылаем запрошенные Вами…»; «Направляем подписанный с нашей стороны договор…». Обычно в сопро­водительных письмах указывается, с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложения. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

или

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

         2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обязатель­ства, обещания учреждения, организации, предприятия. Могут подтверждаться гарантия оплаты выполненной работы, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важные части текста письма, подтверждающие его юридическую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; «Качество продукции наша фирма гарантирует»; «Гарантируем качественное выполнение работ в срок…». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о…»; «Извещаем Вас, что…»; «Ставим Вас в известность…».

Письмо-напоминание сообщает повторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что…»; «Вторично сообщаем…».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда факт телефонного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать причины, сообщить срок окончательного письма-ответа. Начинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение…», а заканчивают словами благодарности; иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма — это письма с одним и тем же содержанием информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях…»; «В соответствии с…»; «Во исполнение…».

Встречаются и другие виды писем: коммерческие, рекламные, инструкционные, письма-приглашения и т. д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с большим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст их отпечатан типографским способом, но в нем оставлены свободные строки для заполнения информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Применение таких писем значительно сокращает время на составление документа и повышает его качество, т. к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т. ч. служебных писем. На основе стереотипного текста исполнители составляют конкретные служебные письма аналогичного содержания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает работу по составлению документа.

Расположение реквизитов служебного письма, а также пример его оформления приведены в Приложении 6.

Контрольные вопросы и задания

1. Составьте приказ по Государственному унитарному предприятию «Союзводопроект» (Москва) о создании рабочей группы по проекту «Родник».

В констатирующей части укажите основание — постановление Правительства Москвы от 08.02.2002 № 27-ПП и производственную необходимость. В распорядительной части утвердите состав объединенной рабочей группы по проекту «Родник» по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопроводной воды. Назначьте председателем объединенной рабочей группы первого заместителя директора «Союзводопроекта» А. М. Богданова. Назначьте срок представления на рассмотрение Правительства Москвы план разработки и экспериментальных испытаний технической системы «Родник» до 1 апреля 2005 г.

Организацию контроля за исполнением приказа поручить главному инженеру С. Р. Винокурову. Подписал приказ генераль-ный директор Г. К. Литвинов. Визы согласования: юрисконсульт А. И. Шпак. С приказом ознакомлены: А. М. Богданов, С. Р. Вино­куров.

2. Составьте приказ по ООО «Синтез» г. Челябинска о режиме работы предприятия в праздничные дни 7 и 8 марта 2005 г.

В констатирующей части укажите основание — ст. 112 Трудового кодекса РФ.

В распорядительной части определите 7 и 8 марта 2005 г. нерабочими днями для сотрудников предприятия. Отмените в нерабочие дни 7 и 8 марта все виды работ. Дайте поручение заместителю директора по хозяйственной работе А. П. Сидорову обеспечить в эти дни дежурный режим работы эксплуатационных служб, охрану служебных помещений, а также выполнение требований пожарной безопасности. Контроль за исполнением приказа возложите на первого заместителя директора С. Д. Ковалева. Приказ подписал директор П. К. Федоров.

3. Составьте протокол общего собрания рабочих производ­ственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

4. Составьте протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфин­плана на 2004 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Перечислите требования к составлению договора.

6. Составьте акт по ОАО «Ростелесистемы» о проверке работы с документами. Основание — приказ директора от 24.03.2005 г. № 23 «О работе с документами». В акте проверки должны быть зафиксированы следующие недостатки: оформленные в структурных подразделениях документы не соответствуют требованиям ГОСТов; имеются случаи утери документов в отделах; контроль за исполнением документов ведется слабо; не применяются средства вычислительной техники для автоматизации контроля за исполнением до­кументов и их учета. Акт утвержден генеральным директором предприятия А. В. Розовым. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

7. Составьте протокол заседания совета директоров открытого акционерного общества «Мотор-класс», на котором рассматривался вопрос об организации филиала в г. Тверь (выступил М. А. Яров), о назначении ревизионной комиссии по проверке деятельности предприятия (выступила О. С. Чернова). По первому вопросу с дополнениями выступили А. З. Керн (об особенностях работы филиала в Твери) и А. Р. Серов (о создании в Твери ремонтной базы). Собравшиеся решили подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15 сентября 2005 г. (ответственным назначен О. О. Караваев) и доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений М. А. Ярова (ответ­ственным назначить А. З. Керн).

По второму вопросу решили назначить ревизионную комиссию в составе: главный бухгалтер О. С. Завьялова, бухгалтер И. Р. Ко­зырева, зав. складом А. П. Дементьева. Провести ревизию до 1 мая 2005 г.

Председатель А. Р. Серов, секретарь Л. Д. Тихонова, присут­ствовали: А. З. Керн, О. О. Караваев, А. Р. Серов, Л. Д. Тихонова, О. С. Чернова, М. А. Яров.

8. Каковы правила составления справок?

9. Составьте докладную записку бухгалтера И. П. Тимошиной главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Н. П. Бабичеву от 15 сентября 2000 г. о произведенной И. П. Тимошиной проверке выполнения приказа директора фирмы от 12 января 2000 г. № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе должны быть указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прош­лый месяц — первое число следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

10. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими вычислительного центра завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение поставьте вопрос о премировании работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

11. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специа-лизированную выставку «Экономия материальных и топливноэнергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка пройдет в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне (недостающие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно).

12. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа (недостающие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно).

13. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.