| Контролю подлежат документы, требующие исполнения, т. е. наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением документов обеспечивает своевременное и качественное решение поставленных в них вопросов. Контролировать в организациях могут и устные распоряжения руководителя.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля за исполнением документов, информирования руководителя.
В организациях осуществляется контроль по существу вопроса, поставленного в документе, и за сроками исполнения. Контроль по существу вопроса осуществляется руководителем организации, структурного подразделения или конкретным лицом по их указанию; контроль за сроками исполнения — службой документационного обеспечения, сотрудником организации, ответственным за контроль (инспектором по контролю), секретарем.
Сроки исполнения исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения), входящих — с даты их поступления. Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные определяются руководителем (в резолюции или устно) или указываются в самом документе; типовые устанавливаются нормативными документами. Эти сроки устанавливаются индивидуально для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки обычно ориентированы на десять дней — например, таков срок исполнения служебных писем, телеграмм (кроме срочных, срок исполнения которых два дня), других документов. Более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов: для актов приемки — 45 дней, для нарядов на поставку продукции — 15 и т. д.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя.
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Контролируемый документ следует отметить знаком «К» или «АК» (автоматизированный контроль) на верхнем поле.
Как правило, контроль осуществляется по контрольным экземплярам РКК, которые помешаются в картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Должностное лицо заполняет контрольные карточки, извещает исполнителей о наступающих сроках исполнения, выявляет и сообщает руководителю о причинах неисполнения документов в установленный срок. Оно может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения, если документ не был исполнен (последующий). Данные о ходе исполнения документов вносят в графу «Контрольные отметки» РКК. Прежние записи не зачеркивают.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения поставленных в нем задач: выполнения конкретных заданий, подготовки письменных ответов и т. п. Исполненный документ должен быть сдан в дело вместе с документом-ответом. Результаты исполнения отмечаются в письменном виде на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации. После этого документ снимают с контроля.
Контрольные вопросы и задания
1. Какие документы подлежат контролю за исполнением?
2. В чем заключается технология контроля за исполнением документов?
3. Какие виды контроля за исполнением документов существуют в организациях?
4. Как исчисляются сроки исполнения документов?
5. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов?
6. В каком случае документ считается исполненным? | 
