Контрольные, курсовые, рефераты, тесты – готовые и на заказ!
 Гарантия качества, доступные цены, индивидуальный подход
 Работы выполняют высококвалифицированные специалисты
Войти      Регистрация
 тел. 8-912-388-82-05
  std72@mail.ru
> 20 лет успешной работы
> 50000 выполненных заказов
Отзывы/вопросы

Форма входа



Главная » Учебно-методические материалы » ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО » Документирование управленческой деятельности

Тема 4. Требования к составлению и оформлению служебных документов в организации
01.02.2012, 12:25

Вопросы:

1.  Оформление служебных писем.

2.  Документирование организационно-распорядительной деятельности (устав, положение, инструкция; решение, распоряжение, указание, приказ, постановление).

3.  Документирование деятельности коллегиальных органов.

4.  Документирование информационно-справочных материалов (справки, докладные записки, акты, телеграммы).

 

1. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой.

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешнем миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом (совокупность реквизитов официального письма), принятым для данной разновидности документа, кроме того, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Формуляр – образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Служебные письма оформляются на бланках с угловым и продольным расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 25, 27.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным.

Существуют различные классификации деловых писем. Их можно подразделить на две группы:

письма, требующие ответа (письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо и др.);

письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.

Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

 1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

причина обращения

В связи с неполучением... ;

Учитывая социальную значимость ... ;

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;

Ввиду задержки получения груза... ;

Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.

цель обращения

В целях выполнения распоряжения... ;

В целях скорейшего решения вопроса... ;

Для согласования вопросов... ;

В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;

Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

ссылки на основание для обращения

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;

В связи с обращением в наш адрес... ;

На основании устной договоренности... ;

На основании нашего телефонного разговора... ;

Согласно постановлению правительства... ;

Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

 В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу... (Просим...)

Одновременно прошу... (Также просим...)

А также прошу... (А также просим...)

и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.

2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).

3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...

...об отправке в наш адрес...

...о направлении в мой адрес...

...о высылке в адрес нашей организации...

...о предоставлении мне...;

Просим (прошу) Вас (вас)...

...сообщить (нам)...

...выслать (мне)...

...срочно представить...

...немедленно доложить...

...известить (руководство предприятия) о...

...проинформировать меня о...;

Прошу Вашего (вашего) согласия на...

...отправку в адрес...

...предоставление нам...

...ознакомление ... с...

...передачу ... следующего оборудования... ;

Просим Вашего (вашего) содействия в...

...получении...

...скорейшей отправке...

...предоставлении дополнительной информации относительно...

...проведении... ;

Прошу Ваших (ваших) указаний...

...на заключение договора о...

...на выдачу со склада предприятия ... представителю...

...на оформление документов о...

...на пересмотр... ;

Просим Вас не отказать в любезности и ... .

 НЕКОТОРЫЕ ВИДЫ ПИСЕМ

1. Письма-просьбы.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу...”), от первого лица множественного числа ("Просим...”), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...”, "Администрация просит...”, "Совет трудового коллектива просит...” и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

2. Письма- ответы (отказы).

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

3) констатация отказа.

3. Сопроводительные письма.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо составляется в тех случаях, когда основной документ требует дополнительного пояснения.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.

4. Письма-извещения

Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

5. Письмо-напоминание.

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо- напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола "напоминать”.

Пометка "вторично”, помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

6. Информационные письма.

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

7. Письма-приглашения.

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

8. Письма-разрешения.

Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

9. Письма-подтверждения.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

10.Циркулярные письма.

Циркулярное письмо представляет собой письменное распоряжение, рассылаемое подведомственным учреждениям или подчиненным должностным лицам.

11. Коммерческие письма.

 Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на 3 вида:

- запрос и ответ на него;

- оферта (предложение) и ответ на него;

-  рекламация (претензия) и ответ на нее;

В запросе покупатель обращается к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.

Рекламация – документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товаров, объемов и сроков его поставки, платежа и так далее.

12. Гарантийные письма.

Направляются с целью подтверждения данных ранее обещанных или оговоренных в условии. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и так далее. Содержит юридически значимую формулу. Оплату гарантируем.

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

К организационным документам относятся учредительные документы организации, структура и численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др. документы.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам можно отнести устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в некоторых случаях некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

 

Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации (министерства, ведомства);

вид документа;

дата;

номер;

место издания;

гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано)

текст;

подпись.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д.

 

Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора.

 

На основании устава организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и указывается фонд зарплаты.

 

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д) либо структурного подразделения (комиссии, группы).

 

В отдельную группу следуют выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты:

наименование министерства, ведомства;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

вид документа;

номер;

дата;

место издания;

гриф утверждения;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

отметка о согласовании.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

 

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, "Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области”, "Должностная инструкция инспектору по контролю...”)

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты.

Как правило, инструкция начинается с раздела "Общие положения”, в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуется четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа "должен”, "следует”, "необходимо”, "имеет право”, "не допускается”, "рекомендуется”, "запрещается” и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...”), или в безличной форме (например: "Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...”).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Штатное расписание (форма №Т-3) содержит в табличной части следующие графы:

1)   код и наименование структурного подразделения;

2)   код и наименование должности;

3)   количество штатных единиц;

4)   должностные оклады;

5)   надбавки;

6)   месячный фонд заработной платы;

7)   примечание

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. ("Утверждаю штат в количестве – единиц с месячным фондом заработной платы - рублей”). Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Структура и штатная численность организации имеют в содержащей части 2 графы:

1)   наименование структурных подразделений и должностей

2)   штатная численность

Внесение изменений в организационные документы (должностные требования к работникам, режим работы, в распределение и перераспределение обязанностей между руководством и др.) производится приказом руководителя организации.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций - приказы, инструкции, указания; коммерческие организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по всем вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Решение - 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами "Предлагаю” ("Обязываю”). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации. 

 

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);

согласование документа и его подписание.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей (констатирующей и распорядительной), которые разделены словом "ПРИКАЗЫВАЮ”.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами "постановляет” в коллегиальном постановлении, "решает” ("решил”) - в решении, "предлагаю” - в распоряжении, "приказываю” - в приказе.

Слова "постановляет”, "решает” ("решил”), "предлагаю”, "приказываю” печатаются прописными буквами.

В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами "постановляет”, "решает” указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки абзаца следует текст постанавляющей части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например, "директорам заводов”, "руководителям архивов”. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме "подготовить”, "зачислить”, "организовать”, "обеспечить”, "возложить”, "разработать” и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит "приложение” после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит:

Герб РФ (для государственных предприятий);

наименование ведомства;

наименование организации;

вид документа;

индекс (номер);

дата;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись (подписи);

отметки о согласовании.

Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи; председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Выписки из документов заверяют проставлением ниже реквизита "подпись” заверительной надписи "Верно”, наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи и даты заверения.

3.  Документирование деятельности коллегиальных органов

Коллегия - это официально установленная группа должностных лиц, образующая административный, совещательный или распорядительный орган.

Все заседания коллегиального органа проводятся в соответствии с планом его работы, в котором предусматриваются сроки проведения заседаний и повестка дня. Вопросы повестки дня в связи с производственной необходимостью могут быть дополнены или изменены председателем коллегиального органа. Их располагают по степени важности и сложности.

Повестка дня рассылается членам коллегиального органа (в виде извещения) вместе со справками, в которых дана информация по наиболее сложным вопросам, и проектами решений. В некоторых случаях членам коллегиального органа рассылаются письменные доклады и тезисы выступающих. Предварительное знакомство с этими материалами помогает сократить срок проведения предстоящего заседания.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов повестки дня на заседаниях, ход которых отражается в протоколах. Ответственным за составление и оформление протокола является секретарь коллегиального органа. протоколы могут быть краткими или полными. Предпочтение отдают подробным протоколам, т.к. только они дают возможность полностью проследить за ходом обсуждения и принятия решения коллегиальным органом.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется в соответствии с формуляром-образцом, принятым для этого документа на общем бланке А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:

наименование ведомства;

наименование организации (структурного подразделения);

указание вида документа (протокол);

дата заседания;

номер;

место заседания;

гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);

заголовок;

текст;

подписи.

Датой документа является дата заседания, а не дата оформления или подписания протокола. Когда заседание проводится в течение нескольких дней, дату следует оформлять следующим образом: 12-14.11.2010.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В реквизите "место заседания” указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, "заседания комиссии”, "собрания трудового коллектива”.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии располагаются либо в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали: 43 сотрудника (список прилагается).

или

Присутствовали: зам. директора Мазаева О.Т., гл. бухгалтер Овчинникова В.А., преподаватель Чернова М.В.

На заседаниях, где должен быть определенный кворум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решения.

Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога "О” или "Об”. Например, "О ходе подготовки конкурса "Профессиональный успех-2010””.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания. Эти разделы имеют три составные части: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений или приказов), в виде копий или выписок из протокола.

В протоколе при оформлении выписки пишут вводную часть (включая повестку дня), а затем дословную запись содержания абзацев. Заверяют выписку из протокола так же как и выписку из приказа.

4. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительны записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Справками второго вида являются справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.л.

Администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе на данном предприятии, в учреждении, организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.

Справка должна иметь регистрационный номер, подписи, печать.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ.

Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка:

наименование структурного подразделения;

вид документа (докладная записка);

дата.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Докладная записка непосредственного руководителя нарушителя визируется у руководителя, курирующего данное структурное подразделение, и передается руководителю организации для резолюции.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание в установленном законом порядке. Дисциплинарное взыскание может быть снято до истечения года применившим его органом или должностным лицом приказом по предприятию.

В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяются.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание”, которое печатается после заголовка. После слова "Основание” ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен” и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо проводится состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Некоторые виды актов требуют утверждения.

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: "внеочередная”, "правительственная”, "срочная” и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.

Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адрес прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне прописными буквами. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускаются краткое доказательство.

Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Знаки препинания пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие: двтч, кавычки - квч, скобки - скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.





БАНКОВСКОЕ ДЕЛО
БУХГАЛТЕРСКИЙ, УПР. И ФИН. УЧЕТ
БЮДЖЕТ И БЮДЖЕТНАЯ СИСТЕМА РФ
ВЫСШАЯ МАТЕМАТИКА, ТВ и МС, МАТ. МЕТОДЫ
ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ИНВЕСТИЦИИ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ
ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
МАРКЕТИНГ
МЕНЕДЖМЕНТ
МЕТ. РЕКОМЕНДАЦИИ, ПРИМЕРЫ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ
МИРОВАЯ ЭКОНОМИКА И МЭО
НАЛОГИ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
ПЛАНИРОВАНИЕ И ПРОГНОЗИРОВАНИЕ
ПРАВОВЕДЕНИЕ
РАЗРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
РЫНОК ЦЕННЫХ БУМАГ
СТАТИСТИКА
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
УЧЕБНИКИ, ЛЕКЦИИ, ШПАРГАЛКИ (СКАЧАТЬ)
ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
ФИНАНСЫ, ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ И КРЕДИТ
ЦЕНЫ И ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ
ЭКОНОМИКА
ЭКОНОМИКА, ОРГ-ЦИЯ И УПР-НИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ
ЭКОНОМИКА И СОЦИОЛОГИЯ ТРУДА
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ТЕОРИЯ (МИКРО-, МАКРО)
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
ЭКОНОМЕТРИКА
Оформить заказ
Ваше имя *
Ваш e-mail *
Контактный телефон
Город *
Учебное заведение *
Предмет *
Тип работы *
Тема работы/вариант *
Кол-во страниц
Срок выполнения *
Прикрепить файл
Дополнительные условия


Статистика
Онлайн всего: 32
Гостей: 32
Пользователей: 0