| Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Этой документацией фиксируются факты прохождения службы граждан. В конечном результате она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные, распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные и такие документы, как заявления, характеристики, трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки и т.п.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.
Резюме - своеобразная визитная карточка, представляемая работником при трудоустройстве в коммерческие организации, на инофирмы.
Текст резюме отражает биографические сведения, образование (указываются учебные заведения, сроки обучения, название полученной специальности), опыт работы (названия организаций, занимаемые должности, выполняемые должностные обязанности), дополнительная информация (какими дополнительными навыками владеет соискатель: знание языков, машинописи, компьютера, водительские права и т.п.).
В заключение в резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формате А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно”, "заранее признателен”, "прошу не отказывать” и т.п.).
Реквизиты заявления:
адресат;
автор (заявитель);
место проживания заявителя;
наименование вида документа (заявление);
текст;
отметка о наличии приложения;
дата;
подпись.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность оформляется на общем бланке или на стандартом листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Разработаны унифицированные тексты заявлений о переводе на другую должность, об увольнении, о предоставлении отпуска.
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков.
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.
На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляется приказами, а рабочих массовых профессий - записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. Разработаны унифицированные формы приказов по личному составу.
В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу”, "О переводе на другую работу”, "Об увольнении”, "О предоставлении отпуска”, "О поощрении”, "О нарушении”, "О наложении административного взыскания” и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. В пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий рабочий статус работника. Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.
Трудовые книжки ведут на всех работников, проработавших свыше 5 дней. ФИО пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование удостоверяют дипломы, аттестаты. Запись и незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка. Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.
Работник организации (инспектор отдела кадров) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать
Варианты записей в трудовой книжке при заключении трудового договора:
1) 07.12.2004. Принят ст. препф. Кафедры МТЭК. Приказ №120-к от 07.12.2004
при прекращении трудового договора:
1) "Уволен по истечении срока трудового договора, п.2 ст. 58 ТК РФ. Приказ №18-к от 25.12.2004”.
2) "Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ. Приказ №10-к от 15.05.2004”.
3) "Уволен в связи с призывом в Вооруженные Силы РФ, ст. 83 ТК РФ. Приказ №16-к от 10.10.2004”.
В трудовые книжки вносятся:
- сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.
- сведения о награждениях и поощрениях
- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Все записи в личной карточке рабочих и служащих (форма Т2) должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.
В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения.
Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических устройств.
Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты:
название вида документа (характеристика);
указание должности лица, которому выдается характеристика;
наименование организации, выдающей характеристику;
имя, отчество и фамилия сотрудника;
текст;
подписи;
печать.
В тексте характеристики можно выделить взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая - это данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику руководитель учреждения.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Текст автобиографии сдержит краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника.
В автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения. Затем в хронологической последовательности сообщают о полученном образовании (когда и в каких учебных заведениях), и о месте работы (где, когда, на какой должности, причины перехода). Отмечают участие в общественной жизни. Приводят сведения о семейном положении.
Автобиография состоит из следующих реквизитов:
наименование вида документа;
текст;
дата;
подпись.
Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу до определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую работу - никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.
Все документы по личному составу группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. | 
