План:

1.2.1.  Организация и управление.

1.2.2.  Сущность системного подхода к проектированию организации.

1.2.3.  Внутренняя и внешняя среда организации.

1.2.4.  Жизненный цикл организации.

1.2.1.  Организация и управление

Теория организаций призвана ответить на вопросы – зачем необходимы организации, как они создаются, почему члены организации действуют так, а не иначе.

Организация - сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения поставленной цели.

Проанализируем это определение. Под словами "сознательно координируемое” необходимо понимать управление. Под "социальным образованием” необходимо понимать то, что организация состоит из людей или их групп, взаимодействующих между собой. Под понятием " с определенными границами” понимается то, что имеет организация относительно определенные границы, так как они могут меняться со временем.

Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, как организована координация, каковы модели взаимодействия.

Управление организацией – специфический вид деятельности по определению целей, разработке механизмов их достижения и координации труда членов организации для получения результатов, соответствующих целям.

Для организации характерны следующие принципиальные моменты:

- комплексность,

- формализация,

- соотношение централизации и децентрализации.

Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации, она включает уровень разделения труда (специализации), количество уровней управления в иерархии организации, а также степень территориального распределения частей организации.

Под формализацией понимается заранее разработанные и установленные правила и процедуры производственного поведения работников. Каждая организация самостоятельно определяет уровень формализации.

Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых принимаются управленческие решения. Принятое соотношение определяет тип организационной структуры управления.

Организации проектируются заранее, чтобы сформировать  структуру для достижения целей. При проектировании организации ее обычно представляют как организм, который будет действовать рационально, целенаправленно, имеет цель и совершенствует методы ее достижения.

Следует различать теорию организации и организационное поведение. Объект в теории организации – макроуровень, он описывает организацию в целом и ее части и то, как обеспечить ее эффективное функционирование. Объект в организационном поведении – это микроуровень, где поведение индивидуумов и групп рассматриваются с позиций восприятия ценностей, профессионального образования, мотивации, статус, руководства, общения, конфликта. Это две научные дисциплины, дополняющие друг друга.

Каждая организация имеет свое предназначение – миссию.

Миссия организации – это выраженные словесно образ и предназначение организации в долгосрочном периоде.

Миссия:

-  представляет собой базис, опорную точку для определения ее целей,

-  позволяет сформировать ясные и непротиворечивые цели,

-  объединяет усилия работников по достижению целей,

-  необходима для получения поддержки со стороны внешней среды.

Основные вопросы, которые отражаются в формулировке миссии организации:

-   предлагаемые продукты (услуги),

-   место в системе рыночных отношений,

-   цели организации,

-   технологии (процессы),

-   философию организации (взгляды, ценности),

-   внутреннюю концепцию (сильные стороны),

-   внешний образ, имидж ( ответственность перед обществом).

Осуществляя свою миссию, организация добивается достижения определенных целей – выживания, роста, увеличения доходности.

Цели организации могут быть охарактеризованы с разных точек зрения: по периоду установления: стратегические, тактические, оперативные; по содержанию: экономические, организационные, социальные, технические, политические, научные; в зависимости от среды: внутренние, внешние; по приоритетности: особо приоритетные, приоритетные, прочие; в зависимости от степени измеримости: количественные, качественные; в зависимости от структуры организации: маркетинговые, инновационные, производственные, финансовые, кадровые, административные. Кроме того, цели организации могут меняться в зависимости от этапа жизненного цикла организации.

1.2.2.  Сущность системного подхода к проектированию организации

Анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью использования системного подхода.

Системный подход – это методологическое направление, состоящее в исследовании сложных объектов с использованием системного анализа.

Для понимания сути и роли системного подхода в теории организаций рассмотрим первоначально понятие системы, ее отличительные признаки, состав компонентов.

Система – множество взаимосвязанных элементов, объединенных ради достижения общей цели в единое целое, взаимодействие между которыми характеризуется упорядоченностью и регулярностью на отдельном отрезке времени.

Отличительными признаками системы выступают:

- наличие взаимосвязанных частей в объекте,

- взаимодействие между частями объекта,

- упорядоченность данного взаимодействия ради достижения общей цели системы.

К основным компонентам системы относят: элементы системы, взаимоотношения между элементами, подсистемы, структуру системы.

Элемент системы – это минимальная целая часть системы, которая функционально способна отразить некоторые общие закономерности системы в целом. Минимальность определяется субъектом исследования как часть, достаточная для удовлетворения познавательной потребности.

Взаимоотношения, или связи между элементами системы, выражаются через обмен веществом, энергией, информацией. Они бывают прямые и обратные, положительные и отрицательные, нейтральные или функциональные.

Подсистема -  часть системы, состоящая из элементов, которые возможно объединить по схожим функциональным проявлениям. В зависимости от количества функций в системах может быть разное число подсистем.

Структура системы – это совокупность связей между элементами системы, ее подсистемами, между системой и внешней средой. Если рассматривают совокупность связей внутри системы, структуру считают внутренней. Если рассматриваются связи как внутри, так и с внешней средой, структура считается полной.

Основные понятия системного подхода, необходимые для всестороннего анализа внутреннего состояния организации, можно представить в виде следующей логической последовательности:

Цель –  сохранение и достижение желаемого состояния системы.

Элементы – части системы, функционально необходимые. 

Связи элементов – взаимоотношения между элементами.

Структура – внутреннее состояние системы, обусловленное устойчивыми связями между элементами.

Состояние системы – совокупность параметров, характеризующих систему в целом.

Функционирование – переход от одного состояния системы в другое или сохранение заданного состояния.

Организация – структурно – функциональное состояние системы.

Управляющее воздействие – целенаправленное воздействие на систему с целью  корректировки ее состояния путем изменения входных параметров.

Результат – итоговое состояние системы, достигнутое под воздействием управления и функционирования системы.

Уникальной характеристикой рассмотренных систем являются внутренние отношения частей, при этом каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать целое, осуществляется интеграция через правила, процедуры и  другие средства.

Различаются открытые и закрытые систем. Понятие закрытой системы возникло в физике и означает, что система является самодостаточной, т.е. игнорирующей эффект внешнего воздействия. Открытая система имеет взаимодействие с окружающим миром, то есть организация получает, прежде всего, из окружающего мира сырье и человеческие ресурсы. Организация зависит от клиентов и заказчиков. Организация как открытая система может быть представлена графически (рис.1.2.1.).

Рис.1.2.1.

Организация как открытая система всегда имеет вход, через который в неё из окружающей среды поступают всевозможные ресурсы (сырьё, энергия, люди, информация, денежные средства и т. п.) и выход, через который в окружающую среду поступает её продукция, полученная в результате трансформации ресурсов. Отсюда вытекает одно из важнейших свойств открытых систем – признание взаимозависимости между системой и внешней средой.

1.2.3.  Внутренняя и внешняя среда организации

Банки, другие предприятия и учреждения, рабочая сила, поставщики, посредники, правительство, политическая и экономическая ситуации – всё  это части внешней среды. Внешняя среда представляет для менеджера стихию, которая пытается поглотить его организацию и с которой он борется исключительно посредством решения внутренних проблем. Все это подобно деятельности капитана корабля: есть море с его непредсказуемым характером, и есть корабль, управление которым позволяет двигаться вперед, несмотря на течение, волны, ветра, и штормы. Изменить поведение моря невозможно, но приспособиться к нему необходимо. Не всё, чем бы мы хотели управлять, может быть управляемым. Внешняя среда для любой организации – это постоянный источник проблем, способность приспосабливаться к ней – условие выживания и развития организации.

Каково же понятие внешней среды, какова ее структура? Впервые понятие "внешней среды” было дано в "Тектологии” – всеобщей организационной науке А.А. Богданова. В этой работе среда рассматривается как сумма внешних отношений,  разделяется она на консервативную и изменчивую. В 40-х годах появляется много работ, в которых рассматривается общая теория систем, даются понятия открытой системы и внешняя среда рассматривается как часть пространства, находящаяся за границами внутренней среды. Существуют различные представления о структуре внешней среды.

М. Портер в работе "Международная конкуренция” в качестве внешней среды выделяет так называемые "конкурентные силы”, в состав которых он включает непосредственных конкурентов, покупателей, поставщиков, фирмы, предлагающие товары – заменители. Он считает, что задача управленца – не оставлять попыток воздействия на эти силы.

Другая группа американских ученых рассматривает внешнюю среду как двухуровневую структуру – внешняя среда ближнего и дальнего окружения. Это работы Д.Томпсона, У.Диллома и др.

Ф.Котлер в работе "Основы маркетинга” внешнюю среду рассматривает как двухуровневую, состоящую из макросреды и микросреды. Внешняя макросреда организации – это совокупность факторов, воздействующих на организацию, на которые организация воздействовать не может (законодательство, демография, состояние экономики, технологии и др.) Внешняя микросреда организации – это совокупность факторов, воздействующих на организацию, на которые она также может воздействовать.(конкуренты, потребители, поставщики, контактные организации и др.).

Б.З.Мильнер внешнюю среду организации представил в виде схемы (рис.2.2).

Рис. 1.2.2.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды, что помогает им к ней приспосабливаться и корректировать параметры организации.

Среди факторов макросреды важное значение имеют экономические, которые отражают общее состояние экономики, покупательную способность населения, занятость, инфляционные процессы. От экономического состояния зависит стоимость ресурсов.

Политические факторы характеризуют состояние политической обстановки, то есть ее стабильность, отношение органов власти к бизнесу, вопросы государственного регулирования экономики и др.

Технологические факторы характеризуют научно – технический прогресс, возможности обновления техники и технологии.

Социо-культурные факторы характеризуют влияние образования, культурных обычаев, социального настроя общества.

Ресурсная система обеспечивает предприятия четырьмя видами ресурсов: материальными, трудовыми, финансовыми и информационными.

Внешняя среда – это набор реально существующих явлений и процессов, прямо или косвенно влияющих на деятельность организации, на уровень неопределенности и риска при принятии управленческих решений.

Основные свойства внешней среды следующие:

-  объемность, т.е. число входящих в нее элементов; большая объемность содержит более 7 элементов, средняя от 4 до 6, малая – до 4 элементов;

-  сложность, которая определяется трудозатратами на обработку требуемого количества элементов внешней среды;

-  подвижность ,т.е. скорость обновления ее параметров;

-  неопределенность, то есть неполнота или неточность информации о состоянии внешней среды.

Чем выше доля неучтенных элементов во внешней среде, тем сложнее процесс функционирования организации.

Однако необходимо учитывать, что организации укомплектовываются разными людьми, чьи привычки, потребности, настроения и недостатки необходимо учитывать. Какие люди и как будут работать в организации, какие роли они будут выполнять – важный элемент теории организации. Поведение членов организации внутри организации может рассматриваться как ее внутренняя среда.

Внутренняя среда организации – это совокупность взаимосвязанных внутренних переменных, характеризующих ситуацию внутри организации и влияющих на ее управляемость

Что относится к этим переменным?

Это прежде всего структура организации и система ее управления; коммуникации как каналы движения информации; персонал организации с его образованием, квалификацией, опытом, ценностями, интересами; корпоративная культура организации, методология управления; финансовое состояние организации; состояние техники и технологии; социально – психологическая атмосфера и т.д.

В организации постоянно возникают проблемы, так как необходимо непрерывное поступление ресурсов, техника изнашивается, технологии устаревают, работники увольняются. Постоянно возникает нескоординированность разных участков организации. Это говорит о том, что в отличие от закрытых открытая система характеризуется высокой энтропией, т.е. она может сама реконструировать себя. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту, а не только способны к выживанию. В интересах выживания открытые системы позволяют совмещать несовмещаемое: реализовать стратегии на обеспечение стабильности и стратегии на изменение системы. Стабильные организации, не способные адаптироваться к изменениям внешней среды, долго существовать не могут.

Таким образом, основное внимание руководителей должно быть направлено на формирование целей организации, её миссии и организационной структуры, на её технологии и ресурсы.

1.2.4.  Жизненный цикл организации

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и иногда прекращают свое существование. Ни одна организация не живет без изменений. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, чтобы оценить, насколько принятый стиль руководства соответствует фактическому этапу развития.

Жизненный цикл организации – это система предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний, которые организация проходит в течении определенного  времени. Это говорит о том, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, причём переходы от этапа к этапу являются предсказуемыми.

Жизненный цикл организации непосредственно связан с жизненным циклом продукции. Жизненный цикл продукции – это временной интервал, включающий несколько стадий, каждая из которых отличается особым характером процесса изменения объема производства во времени. Различают полный жизненный цикл продукции, а также жизненный цикл в сфере производства и сфере потребления.

Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки может быть следующим:

1. Этап предпринимательства.

Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще не четкими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу зависит от ресурсов.

2. Этап коллективности

Формулируется миссия организации. Коммуникации сохраняются не формальными, структура организации уточняется. Члены организации демонстрируют высокие обязательства перед организацией, перед коллективом.

3. Этап формализации  управления

На этом этапе упор делается на стабильность, отрабатываются стандартные процедуры управления организацией. Формируются органы управления, возрастает роль высшего звена управления

4. Этап выработки структуры

Организация увеличивает выпуск продукции, расширяет рынок оказания услуг. Выявлены новые возможности развития. Организационная структура отработана. Механизм принятия решений децентрализован.

5. Этап упадка

Спрос на продукцию меняется, рынок насыщается , идет жесткая конкурентная борьба. Руководители - в поиске путей удержания рынка. Растет число конфликтов в организации, идет сокращение штатов. К руководству чаще приступают новые люди, которые вводят централизованный механизм принятия решений.

Следует отметить, что на первом этапе при создании организации, когда свободно протекает творческий процесс, организация стремится к устойчивости. Ключевую роль играет анализ сложившейся ситуации. Для этого рекомендуется воспользоваться следующими методами (табл. 1.2.1.)

Таблица 1.2.1.

Анализ ситуации на стадии создания организации

Чтобы перейти ко второму этапу – росту – необходимо выбрать тип управления в зависимости от условий, от решаемых задач. Тип может быть оперативным или стратегическим. Главным критерием при выборке типа управления должно быть поддержание стабильного баланса между стабильностью и инновациями.

Зрелость организации (третий и четвёртый этапы) заключается в том, что упор делается на стабильность и инновации, увеличивается выпуск продукции, расширяется рыночная ниша. На этой стадии важно вносить коррективы в структуру управления организацией, упразднять органы, выполнившие свою задачу, вводить новые подразделения.

Наиболее характерные симптомы развала организации на стадии упадка (пятый этап):

-   снижение спроса ужесточает конкуренцию, усложняет ее формы;

-   увеличивается конкуренция поставщиков;

-   повышается роль цены и качества;

-   возрастает сложность управления;

-   снижается прибыльность.

Выше был рассмотрен один из подходов к пониманию жизненного цикла организации. В литературе рассмотрены и другие формы разбиения жизненного цикла организации на этапы. Например:

Детство. Это опасный период, поскольку наибольшее количество неудач происходит в течении первых лет после возникновения организации. Из мировой практики известно, что большое число небольших организаций терпет неудачу в течении первых лет возникновения. Каждое второе предприятие малого бизнеса терпит крах в течении первых двух лет, четыре из пяти в течении пяти лет своего существования.

Отрочество. Во время этого переходного периода рост организации осуществляется несистемно, рывками, организация набирает силу, налаживается планирование, прогнозирование, расширяется прием на работу, усиливается координация и контроль.

Ранняя зрелость. Отличительные признаки этого периода – подразделения дают прибыль, используются должностные инструкции, вводится нормирование, начинают проявляться тенденции к бюрократизму, идет борьба за власть.

Расцвет сил. Идет сбалансированный рост прибыли. В организации стабильность, проходит внедрение инноваций, регулярно совершенствуются все элементы, у персонала управления – высокая квалификация, темпы роста ускоряются, организация начинает переоценивать свои успехи и возможности.

Полная зрелость. Организация действует сама по себе, царит благодушие. Уровень доходов приемлем, однако темпы роста замедляются. Симптомы руководством не принимаются во внимание.

Старение. Этот этап мог бы не наступить, если бы необходимость обновления осознавалась руководством. Конкуренты снижают рыночную нишу. Возникает бюрократическая волокита, неэффективна система контроля – идет "закупорка артерий”. Как показывает практика, трудно прекратить непродуктивную работу. Организация либо должна принять жесткую систему обновления, либо она постепенно начнет распадаться. Она откатывается вниз, назад, вновь начинается борьба за выживание.

Обновление. Организации чаще всего в состоянии подняться, для этого нужна новая команда руководителей для ее реорганизации.

Итак, многочисленные исследования показывают, что организации в течении жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.