Информационные системы (ИС) можно классифицировать в соответствии с типом обрабатываемой информации и уровнем сотрудников организации, которых они обслуживают. По этим признакам ИС подразделяют на шесть общих классов:- системы обработки коммерческой информации, которые обрабатывают заказы клиентов, выписанные счета, ведомости заработанной платы и данные о прочих важных деловых операциях;
- автоматизированные офисные системы, которые предназначены для выполнения обычных конторских операций – составления отчетов, деловой переписки и т.п.;
- компьютеризированные системы проектирования и производства (см. выше);
- системы поддержки принятия решений, которые обеспечивают руководителей в интерактивном режиме информацией о состоянии внутренней и внешней среды организации;
- административные информационные системы – это системы, сходные с системами поддержки принятия решений, но приспособленные для обслуживания стратегических нужд высшего руководства;
- информационные системы управления .
В конце двадцатого века развитие информационных систем управления (ИСУ) стало решающим фактором для успешной деятельности организаций в условиях конкуренции. От руководителей ИСУ требуется понимание целей организации и полная информированность о состоянии дел. Планы развития ИСУ должны быть согласованы со стратегическими планами организации. При разработке стратегии развития ИСУ необходимо учитывать, что целью этой системы является рационализация процесса управления, в частности, принятия управленческого решения, а не процесса обработки данных. ИСУ организации должна способствовать решению следующих важнейших задач: - подготовка необходимой информацией о внешней и внутренней среде для руководства и персонала организации;
- обеспечение внешней среды прямого воздействия (клиенты, поставщики, трудовые ресурсы, государственные органы, население, общественность) релевантной информацией об организации;
- интеграция всех систем менеджмента организации (управление производством, качеством, кадрами, маркетингом, финансами, воздействием на окружающую среду и т.д.);
- совершенствование системы управления организацией (рациональное использование ресурсов организации, контроль качества, повышение производительности персонала, сокращение уровней управления и т.д.);
- анализ текущего состояния организации, сравнение его результатов с предыдущими периодами, прогнозирование сценариев развития событий;
- подготовка всех видов отчетов;
- создание новых продуктов и услуг;
- защита и целостность данных и, в то же время, глобальный доступ к информации, требуемой для ведения бизнеса.
ИСУ представляет собой совокупность элементов, которая фиксирует и обрабатывает огромные массивы исходных данных. Данные – зарегистрированные результаты статистических наблюдений, факты, прогнозы и мнения. Данные объединяют в базы данных, т.е. наборы компьютерных файлов (папок), которые могут иметь перекрестные ссылки, позволяющие извлекать информацию. Информация - это специальная подборка данных, относящихся к определенному решению или проблеме. Информация – это настолько важный стратегический ресурс для большинства современных организаций, что в высшем руководстве многих из них введена должность старшего менеджера (директора) по информации, в обязанности которого входят обеспечение информацией и управление информационными системами. При проектировании ИСУ необходимо задать следующие параметры: - что должно сообщаться (содержание информации, степень ее уплотнения, точность);
- как должно сообщаться (устно, письменно, на бумажном носителе, в электронном виде, комбинированно, метод обработки и передачи информации, информационные каналы);
- кто должен сообщать (кто создает информацию, кто собирает, обрабатывает, хранит, отправляет, уничтожает информацию);
- когда должно сообщаться (в установленные сроки, по свободному графику, по запросу);
- зачем сообщается та или иная информация (какие действия ожидаются от получателя информации).
Для определения потребностей в информации, достаточной для принятия оптимальных решений, используются следующие методы: - эмпирически-индуктивные методы (опросы, наблюдения, интервью и т.п.);
- экспертные оценки (индивидуальные и групповые);
- имитационные модели и метод сценариев.
ИСУ управляет восемью важнейшими типами ресурсов информационной технологии (ИТ): - аппаратные средства - компьютеры и периферийные устройства (принтеры, дисководы и т.д.), а также устройства специального назначения, например, датчики и оборудование для управления технологическими процессами, которые позволяют создавать гибкие производственные системы (ГПС), системы автоматизированного проектирования (САПР) и системы автоматического складирования и выдачи товаров (САС);
- программное обеспечение – прикладные и операционные системы, обеспечивающие работу компьютеров;
- сети – локальные и глобальные системы связи для передачи информации как внутри, так и за пределами организации;
- люди – персонал ИСУ (разработчики систем, операторы ЭВМ, администраторы сети) и пользователи системы (внутренние – персонал организации и внешние – клиенты, поставщики, трудовые ресурсы, государственные органы, население, общественность);
- информация – тексты, цифровая, графическая, голосовая, звуковая и видеоинформация;
- культура – ценности и традиции, в том числе этические, этнические, национальные, а также организационная культура и так называемые функциональные культуры в разработке и проектировании, бухгалтерском учете, сбыте и т. д.;
- время – в данном случае речь идет об ускорение работ и согласование их по времени, а также гармоничности протекающих в организации изменений, т.е. выборе оптимального цикла развития организации;
- риск – построение деятельности организации таким образом, чтобы риск оказался приемлемым для ее руководства.
Перечисленные ресурсы по-разному поддаются управлению. Некоторые вполне очевидны и контролируемы (например, аппаратные средства, программное обеспечение), другие, напротив, менее ярко выражены и трудно контролируемы (время, культура, риск). Становление ИСУ в организации зависит от характера управления ресурсами ИТ и проходит через три этапа. На первом этапе организация пытается извлечь из ИСУ максимальную пользу при минимально возможных затратах. На этом этапе используются лишь аппаратные средства, программное обеспечение и сети, а ИСУ выполняет реагирующую роль, т.е. пассивно реагирует на возникающие требования. На втором этапе ИСУ инициирует и направляет проекты, реализуемые для повышения экономической эффективности деятельности организации, т.е. играет опережающую роль. На этом этапе особое внимание уделяется сетевым, информационным и человеческим ресурсам. На третьем этапе ИСУ играет роль своего рода делового консультанта в координации экономических требований к деятельности организации и реальных возможностей, применяемых в организации технологий, т.е. особое внимание уделяется таким информационным технологиям как культура, время и риск., а роль ИСУ опережающая. По мере развития техники и технологии и/или задач, стоящих перед организацией, ИСУ может проходить через эти три этапа и играть в организации периодически различные роли. При выборе системы программного обеспечения для ИСУ необходимо учитывать следующие требования: - система должна быть настолько простой, чтобы любой пользователь мог освоить ее за два-три дня, не имея знаний ни в области программирования, ни в области систем обработки данных;
- не обязательно, чтобы пользователь имел специальное экономическое образование. Знания в этой области он приобретает постепенно — в процессе использования системы и анализа результатов ее работы;
- получатели отчетов системы программного обеспечения должны понимать их сразу без дополнительных расшифровок;
- в системе должны использоваться принятые в организации названия и определения, т.е., чтобы информация на экране компьютера была изложена "на языке данной организации”;
- используемые системой программного обеспечения справочники должны быть ясными и четкими;
- система должна позволять сопоставлять фактические результаты деятельности организации с плановыми показателями и расчётными данными;
- система должна гибко реагировать на изменения требований к объему и качеству информации в связи с развитием организации;
- должна быть предусмотрена возможность совершенствования системы без нарушения ее связей и комплексности.
ИСУ позволяет сократить время представления информации и принятия необходимых решений при помощи следующих процедур: - переход к ежемесячному (а не поквартальному) сопоставлению заданных и фактических показателей;
- сопоставление результатов какого-либо периода (месяца, квартала или года) с общими итогами года;
- получение ежедневной информации о состоянии дел в организации (бортовой журнал).
Для ежемесячного сопоставления заданных и фактических показателей необходимо планирование по месяцам. Ежемесячное сопоставление плановых и фактических показателей позволяет: - в течение более короткого периода внести необходимые коррективы;
- яснее видеть влияние отдельных позитивных и негативных тенденций, возникающих в течение квартала, которые зачастую компенсируют одна другую, а ежемесячный отчёт яснее показывает влияние отдельных отклонений, и они могут быть первыми сигналами для корректирующих воздействий;
- при больших колебаниях в течение года в снабжении, производстве, складском хозяйстве или в сбыте эффективнее влиять на хозяйственные и финансовые результаты, осуществлять планирование;
- руководству организации легче изучить результаты деятельности последнего месяца и проанализировать выявленные отклонения, чем сделать это по прошествии квартала.
ИСУ позволяют дополнить сопоставление заданных и фактических показателей их сравнением в отдельные даты месяца или квартала. Эта процедура позволяет добиться улучшения качества информации, поскольку: - сравнение данных текущего учёта и совокупного результата ясно показывает, намечается ли общая тенденция или налицо только кратковременное колебание показателей;
- упрощаются анализ причин отклонений и поиск корректирующих мер;
- быстрее и эффективнее проявляется влияние противодействующих мер;
- исключается опасность, что положительные и отрицательные тенденции развития организации взаимно компенсируют одна другую и создаётся видимость, что "в среднем всё хорошо”.
ИСУ позволяют организовать учет результатов деятельности организации, фиксируя "нарастающим итогом” фактически полученные суммы на покрытие расходов и постоянно сравнивая их с необходимыми суммами. Это позволяет принимать ежедневные решения исходя из текущего состояния дел. При проектировании ИСУ необходимо принять решение о конфигурации сети. К наиболее распространенным конфигурациям относятся: - кольцевая сеть – компьютеры или рабочие станции (мощные компьютеры) соединены друг с другом в замкнутое кольцо;
- звездообразная сеть – рабочие станции или подчиненные компьютеры соединены по двухточечному принципу с центральным компьютером, который осуществляет управление сетью;
- линейная (шинная) сеть – все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной. Это наиболее распространенный вид сетей. Шинные сети можно соединять друг с другом по цифровым телефонным линиям, создавая, таким образом, глобальные сети (ГС).
Развитие ИСУ привело к появлению нового подхода к управлению организацией, который получил название "контроллинг”. Этот подход, находясь на пересечении учёта, информационного обеспечения, контроля и координации, занимает особое место в управлении организацией: он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причём не подменяет собой процесс управления, а лишь переводит его на качественно новый уровень. Контроллинг (управление управлением) является своеобразным механизмом саморегулирования организации. В основе этой новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организации в долгосрочной перспективе путём: - адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;
- согласования оперативных и тактических планов со стратегическим планом развития организации;
- координации и интеграции оперативных и тактических планов по разным функциональным целям;
- разработки системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;
- создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;
- адаптации организационной структуры управления к изменениям в стратегии организации, повышения её гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.
В настоящее время существуют специальные системы программного обеспечения для контроллинга, которые позволяют проводить анализ плановых и фактических показателей деятельности организации. |