Одно из важнейших направлений деятельности финансовой службы в процессе оперативного финансового планирования – планирование потоков денежных средств и разработка платежного календаря.

Для этого финансовой службой составляется бюджет движения денежных средств (БДДС), в котором оценивается потребность в денежных средствах (поступлениях и выплатах) в текущем плановом периоде. Таким образом, он служит основанием для планирования денежных средств и контроля за ними. В целях оперативного контроля денежных средств разрабатывается более детальный бюджет – платежный календарь (кассовый план (бюджет), оперативный бюджет движения денежных средств) – на предстоящий месяц (квартал) с разбивкой по декадам или дням.

Платежный календарь – это план организации производственно-финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники денежных поступлений и расходы за определенный период времени. Он полностью охватывает денежный оборот организации, дает возможность увязать поступления денежных средств и платежи в наличной и безналичной форме, позволяет обеспечить постоянную платежеспособность и ликвидность.

Платежный календарь составляется финансовой службой; плановые показатели бюджета движения денежных средств концентрируются и разбиваются по месяцам и более мелким периодам (на 15 дней, декаду, пятидневку). Сроки определяются исходя из периодичности основных платежей организации. Чтобы платежный календарь был реальным, его составителям необходимо следить за ходом производства и реализации, состоянием запасов, дебиторской задолженности. При этом можно воздействовать на руководителей центров финансовой ответственности, чтобы предупредить невыполнение бюджета движения денежных средств.

В процессе составления платежного календаря решаются следующие задачи:

• организация временного соответствия денежных поступлений и предстоящих расходов организации;
• формирование информационной базы о движении денежных притоков и оттоков;
• ежедневный учет изменений в информационной базе;
• анализ неплатежей (по суммам и источникам возникновения и организация конкретных мероприятий по устранению их причин);
• расчет потребности в краткосрочном финансировании (кредите) в случаях временной нестыковки денежных поступлений и обязательств и оперативное приобретение заемных средств;
• расчет (по суммам и срокам) временно свободных денежных средств организации;
• анализ финансового рынка с позиции наиболее надежного и выгодного размещения временно свободных денежных средств.

Составление платежного календаря проводится в несколько этапов:

Занесение плановых выплат и поступлений по операционной деятельности
Занесение данных на оплату и поступлений по инвестиционной деятельности
Занесение плановых выплат и поступлений по финансовой деятельности
Формирование промежуточного сальдо движения денежных средств
Определение необходимости дополнительного финансирования или возможности краткосрочного инвестирования
Формирование итогового сальдо движения денежных средств

Календарь платежей составляется на основе реальной информационной базы о денежных потоках организации. Составляющими элементами информационной базы денежных потоков являются документальный источник информации, сумма и сроки платежей и поступления средств:

• Договоры с контрагентами, банками, другими организациями
• Таможенные декларации
• Платежные поручения
• Акты сверки расчетов с контрагентами
• Документы о согласовании цен
• Графики отгрузки продукции
• Акты сдачи-приема продукции (работ, услуг)
• Графики выплаты заработной платы
• Состояние расчетов с дебиторами и кредиторами
• Счета (инвойсы) на оплату продукции (работ, услуг)
• Законодательно установленные сроки платежей по финансовым обязательствам (перед бюджетом, внебюджетными фондами, контрагентами)
• Счета-фактуры (выданные и полученные)
• банковские документы о поступлении средств на счета
• Внутренние приказы

На основании входящих первичных документов заполняется календарь очередности платежей и поступлений (кредиторской и дебиторской задолженностей к погашению), запланированный по датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц). Этот календарь может заполняться как вручную специалистами службы финансового директора (казначейством), так и при помощи пакетов прикладных программ (например, ERP-системы), учитывающих все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи продукции предприятия, в соответствии с которыми данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа (поставках продукции, предоплате — полной или частичной) в систему служит департамент компании, инициировавший договор.

Каждый вид платежей и поступлений средств имеет конкретный информационный признак (срок и сумму) и документальные источники, в которых отражены эти признаки. В любом случае необходимо довольно часто (желательно ежедневно или даже еще чаще) получать информацию об остатках денежных средств на каждом банковском счету, об израсходованных средствах, о средних остатках за день и о состоянии рыночных ценных бумаг организации, а также подробный отчет об изменениях в этом положении. Также необходимо иметь информацию о планируемых поступлениях и выплатах на предстоящий период. Вся эта информация существенна, если организация хочет эффективно управлять денежными потоками.

Форма и методика составления платежного календаря аналогична бюджету движения денежных средств (табл.).

Таблица. Форма платежного календаря

Статьи:

Сальдо на начало периода
Поступления от основной (операционной) деятельности
Выручка от реализации продукции, товаров и услуг
Авансы, полученные от покупателей и заказчиков
Прочие виды поступлений
Платежи по основной (операционной) деятельности
Оплата сырья и материалов поставщикам
Заработная плата и другие выплаты сотрудникам
Уплата налогов и сборов
Уплата процентов
Сальдо по основной (операционной) деятельности
Поступления от инвестиционной деятельности
Выручка от реализации внеоборотных активов
Прочие поступления
Платежи по инвестиционной деятельности
Приобретение внеоборотных активов
Прочие платежи
Сальдо по инвестиционной деятельности
Поступления от финансовой деятельности
Увеличение уставного капитала
Привлечение кредитов
Прочие поступления
Платежи по финансовой деятельности
Погашение долгосрочных кредитов
Выплата дивидендов
Прочие платежи
Сальдо по финансовой деятельности
Переводы в пути
Операции с векселями
Корректировка
Сальдо на коней периода
Курсовые разницы

Однако в этой таблице показан только перечень некоторых возможных платежей и поступлений. Реальный календарь должен предусматривать не только притоки/оттоки денежных средств по видам деятельности, но и конкретную дату каждого платежа.

Одна из возможных форм платежного календаря по видам деятельности и датам показана в таблице (перечень статей календаря максимально укрупнен). Платежный календарь составляется автоматически на основании календаря очередности платежей. Оперативный финансовый план связан с бюджетом движения денежных средств посредством кода статьи (каждому платежу и поступлению платежного календаря присваивается соответствующий код).

Критерием качества оперативного финансового планирования является своевременное исполнение обязательств с нулевым итоговым сальдо по операционной деятельности.

Превышение расходами ожидаемых поступлений (вместе с переходящим остатком средств на счетах и в кассе) означает недостаточность собственных возможностей организации для их покрытия.

В целях недопущения дефицита бюджета (отрицательного сальдо в платежном календаре) должна быть заранее (на этапе разработки процесса исполнения бюджета) решена очередность оплаты счетов. Для этого все запланированные выплаты делят на группы (как правило, выделяют две-три группы) по степени их важности.

К платежам первой очереди (или обязательным платежам) в большинстве случаев относят:

• заработную плату работников;
• налоговые платежи;
• погашение кредиторской задолженности перед основными поставщиками (за сырье, материалы, электроэнергию);
• погашение кредитов, полученных в банке;
• другие платежи (выплаты дивидендов, лизинговые платежи, выплаты по реструктуризированной задолженности и т.д.).

К группе платежей второй очереди, как правило, относят:

• премии и вознаграждения по итогам года;
• выплаты прочим кредиторам;
• закупки по не основной деятельности и некоторые другие платежи.

Выплаты по этим статьям проводят после первоочередных платежей. Многие организации руководствуются следующим принципом: если выручка поступает в полном объеме, то платежи второй очереди осуществляются полностью, если нет, то объем платежей сокращается пропорционально поступлению выручки, а часть платежей переносится на следующий период.

Если же в результате возникновения дефицита не хватает денежных средств на осуществление первоочередных платежей, то необходимо привлечь заемные средства. В этом случае выбирают коммерческий банк и определяют целесообразный размер краткосрочного банковского кредита. Партнером по финансовой деятельности следует избирать проверенный коммерческий банк (в части краткосрочного финансирования до одного года это может быть и расчетный банк). Если наибольший объем в структуре выручки составляет иностранная валюта, организация может рассмотреть возможность партнерства с российским представителем крупного международного банка либо с российским банком со значительной долей иностранного капитала.

Вопросы, связанные с планированием, выдачей и погашением кредитов, установлением процентных ставок, организации решают совместно с коммерческими банками на основе кредитных договоров. Такие договоры, заключаемые между организацией-заемщиком и коммерческим банком, определяют их взаимные обязательства и экономическую ответственность за невыполнение оговоренных условий. Форма кредитного договора определяется коммерческими банками по соглашению с кредитуемыми организациями. Вместе с тем в каждом кредитном договоре отражаются:

• объекты кредитования;
• плановый размер ссуды;
• условия выдачи и погашения ссуд;
• процентные ставки за кредит;
• обязательства организации-заемщика по залогу кредитуемых ценностей;
• перечень расчетов и сведений, необходимых для кредитования, сроки их предоставления организацией-заемщиком в банк;
• другие условия по соглашению организации и коммерческого банка.

Основанием для принятия решения о выборе источника краткосрочного финансирования должна быть альтернативная стоимость привлекаемых средств.

Еще одним источником краткосрочного финансирования организации может быть несвоевременная оплата кредиторской задолженности поставщикам. Однако такие действия могут повлечь за собой санкции в виде штрафов и пеней. Поэтому отсрочку оплаты кредиторской задолженности необходимо согласовывать с поставщиками, а неоплаченную кредиторскую задолженность переоформить в товарный кредит.

В целях ликвидации дефицита бюджета также может быть принято решение по пересмотру (корректировке) бюджета. Пересмотр расходной части бюджета рассматривается коллегиально: с участием руководства организации и руководителей центров финансовой отчетности.

Если имеется «излишек» денежных средств, это в определенной степени говорит о финансовой устойчивости и платежеспособности организации. Однако избыточный денежный поток имеет и отрицательную сторону, которая проявляется в обесценивании временно не используемых денежных средств от инфляции, потере упущенной выгоды (потенциального дохода) от прибыльного размещения свободных денежных активов в сфере краткосрочного их инвестирования. В конечном итоге это отрицательно сказывается на уровне рентабельности активов и собственного капитала организации. Поэтому финансовому менеджеру необходимо использовать возможность для получения дополнительного дохода путем инвестирования «излишних» денежных средств, скажем, в высоколиквидные краткосрочные ценные бумаги (ГКО-ОФЗ).

В процессе управления денежным потоком возможны две крайности. С одной стороны, всегда существуют преимущества, связанные с созданием большого запаса денежных средств: они позволяют сократить риск истощения наличности и дают возможность воспользоваться скидкой при досрочной оплате за приобретенные товары (работы, услуги). С другой стороны, денежные средства организации при их хранении теряют свою стоимость со временем, что определяет необходимость минимизации их среднего остатка. Эти противоречивые моменты должны быть учтены при разработке политики управления денежными средствами, которая в связи с этим приобретает оптимизационный характер.

Оптимальный объем денежных средств зависит от потребностей в них, возможности планирования этой потребности, процентных ставок по ликвидным ценным бумагам (т.е. активам, близким к абсолютно ликвидным) и стоимости перевода денежных средств в ценные бумаги и обратно. Чтобы обеспечить решение проблем управления денежными средствами, разработано немало моделей, из которых наибольшее распространение получили модели Баумоля, Миллера-Орра, Стоуна, метод Монте-Карло.

Поскольку составление бюджетов и оперативных финансовых планов – итеративный процесс, то прежде чем они примут нормальные очертания, требуются многократные изменения и притирка данных. Много времени уходит на согласование операций, сбор данных и подготовку отчетных документов. Кроме того, контроль и анализ исполнения бюджетов в организациях сопряжены с обработкой больших массивов исходной информации.

Новое качество планирования, обусловленное развитием рыночных отношений, сложность и разнообразие применяемых методов, многовариантных и оптимизационных расчетов, ускорение процесса составления плановых документов, наличие итерационных расчетов снизу и сверху требуют более эффективного использования информационных технологий.

Информационные технологии – понятие более широкое, чем компьютерные продукты: это совокупность программного обеспечения (информационная составляющая), технических средств и телекоммуникаций (инструментальная составляющая), кадров и их организация (социальная составляющая).