3.1. Понятие системы электронного документооборота

Каждая функция управления и каждый бизнес-процесс на предприятии строятся на основе использования писем, форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с каждым из которых производятся определенные операции, для чего их собирают в папки (дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту. Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает схему документооборота этого документа. Во время выполнения функций управления или любого бизнес-процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации. Поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий.

Конец 60-х и начало 70-х годов характеризовались использованием информационных технологий для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже, в конце 70-х и в начале 80-х годов, в таких системах стали применять коммуникационные технологии - электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по почте электронные документы.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, – основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией. Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи клерков. В корпоративной среде «клиент-сервер» продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.

В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ». В таких системах можно выделить две особенности:

ü образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео;

ü в системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.

Бизнес-задание – это работа, которая должна быть исполнена. В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям.

Бизнес-процесс – это процесс управления бизнес-заданиями, т. е. их моделирование, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем и когда и в течение какого времени должен сделать).

Для эффективной организации документооборота необходимо точно знать, какая информация нужна для выполнения бизнес-заданий, когда она должна быть предоставлена, в каком порядке и что делать при возникновении исключительных ситуаций – это лишь небольшой список встающих вопросов.

3.2. Docflow-технологии

Бурное развитие информационных и коммуникационных технологий в конце XX века способствовало совершенствованию систем электронного документооборота. Появились системы класса docflow, предназначенные прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки. Системы класса docflow ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкретного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования.

Рассмотрим работу таких систем на примере системы «1C: Документооборот».

Система «1C: Документооборот» является дальнейшим развитием «1C: Электронной почты» и отличается от нее, главным образом, строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов). Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. Входящие в состав системы компоненты позволяют выполнить основные операции по автоматизации документопотоков предприятия:

· отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде;

· с помощью средств модуля «Дизайнер форм»разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т. е. формализовать (описать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии;

· облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной работы, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически;

· сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому;

· получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.;

· при использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроенном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации на сервере с отправкой результатов пользователям;

· обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах;

· защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополнительно запрещают несанкционированное использование личных почтовых ящиков;

· использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например, Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов;

· вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном языке Бейсик запросов.

3.3. Workflow-системы

Этот класс систем документооборота предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа workflow ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании.

Современная организация – это сложный комплекс, объединяющий в себе материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая при этом оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях возникает проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Кроме того, руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование. В результате этого эффективность большинства деловых процессов заметно снижается, и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение – системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП),или workflow- системы.

САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых процессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать в виде электронных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения заданий с учетом должностной иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реальном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим.

САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, которые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обеспечивает автоматическое перенаправление документов и заданий по различным инстанциям, формируя маршруты произвольной сложности для коллективной обработки информации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа.

С помощью САДП может быть организован документооборот, включающий в себя не только организационно-распорядительные, но и специальные документы, например, чертежи или спецификации, платежные поручения.

САДП в реальном времени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализировать деятельность организации или подразделения, а затем воплощает в жизнь новые управленческие решения.

Важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы.

САДП основывается на использовании workflow-технологии, поэтому их называют workflow- системами.

Workflow-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ: от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса) – кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса –  до реального управления выполнением заданий – уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников вашего предприятия. Поэтому workflow-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий.

В основе технологии workflow лежат следующие базовые понятия:

§ деловой процесс (Business Process) – это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей.

§ объект – информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес- процессе (например, письмо, оборудование, счет);

§ событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем, получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

§ операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес- процесса (допустим, подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

§ исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор).

В рамках этой модели процесс состоит из операций и других процессов. Операция адресуется исполнителям, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких операций. Объекты участвуют в выполнении операции. События могут влиять на выполнение операций, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. Операции обрабатывают события, являясь реакцией системы на происходящие события. Жизненный цикл объекта связан с внешними событиями и операциями, выполняемыми в составе процесса.

Помимо этого, к числу других основных понятий, с которыми манипулирует workflow- технология, относятся следующие:

1) деловая процедура– это неделимый логический этап делового процесса;

2) описание процесса (Process definition)–формализованное описание процесса. Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Электронная модель процесса, представленная в виде графического изображения, называется картой делового процесса;

3) данные (Data)– информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса (например, сроки, даты) и вешние данные (например, документы в самых разнообразных форматах – текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т. п.). При этом часть данных, называемых переменными делового процесса, обрабатывается по определенным правилам на том или ином этапе и может влиять на ход выполнения работ, то есть на порядок дальнейшей обработки данных и на последовательность перехода работы на другие этапы.

Правила маршрутизации как раз и определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют несколько видов маршрутизации:

- в зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:

¨ жесткая маршрутизация;

¨ свободная маршрутизация;

¨ гибридная маршрутизация.

- в зависимости от порядка следования активизируемых процедур:

· последовательная маршрутизация;

· параллельная маршрутизация;

· смешанная маршрутизация.

Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры. Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску одной или нескольких последующих процедур. В случае необходимости, например, при изменении порядка функционирования аппарата управления, правила жесткой маршрутизации, заложенные в карте делового процесса, могут быть изменены.

Свободная маршрутизация(«ad-hoc»-маршрутизация) означает, что последовательность процедур делового процесса не известна заранее и определяется только в ходе его выполнения. В этом случае решение о запуске определенной процедуры предоставляется участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами.

Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после завершения предыдущей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент времени может быть инициирована только одна процедура.

Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса.

Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процесса, называется заданием, или работой, и включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание, или работа, состоит из отдельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения.

В контексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности.

Инициатор работы – это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора  может входить контроль исполнения работы и приемка ее результатов.

Исполнитель работы – это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Исполнитель при наличии соответствующих прав может перенаправлять работу, назначая новых исполнителей, то есть сам становится инициатором работ. Таким образом, поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности.

Наблюдатель – это участник делового процесса, который отслеживает выполнение работы.

Менеджер – сотрудник, имеющий возможность активно влиять на ход выполнения работы (замена исполнителей, изменение сроков).

Таким образом, САДИ, использующие workflow-технологию, не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Использование ролей позволяет связывать структуру предприятия с конкретными деловыми процессами, что очень важно; связывать деловые процессы с ролями, а не сотрудниками, что имеет, естественно, и более общую постановку: «Есть сотрудник, нет сотрудника, обязанности все равно остаются»; динамически переназначать сотрудников на роли, что позволит системе более гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии; более гибко управлять заданиями (например, посылать задание на исполнение всем «менеджерам»).

Инструменты (tools)– специализированные информационные системы (приложения), обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно взятой работой или заданием.

Рассмотренная концептуальная модель служит основой программной реализации любой системы класса workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

Ø  разработка описания бизнес-процесса;

Ø  управление выполнением бизнес-процесса;

Ø  интеграция используемых в процессе приложений.

Важнейшей особенностью технологии workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса workflow, при следующих условиях: если этот процесс выделен, структурирован, выполняется по правилам, которые можно сформулировать, периодически повторяется. Первые три ограничения являются ответом на вопрос

«какие процессы можно описать», а последнее – «какие целесообразно».

Системы автоматизации деловых процессов (САДП) можно классифицировать по нескольким признакам, например, можно подразделить по типу движения заданий.

- свободное– сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием;

- жесткое – перед тем, как сотрудники начинают работать, аналитиком создается карта автоматизированных деловых процессов (АДП), которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП-приложение. Сформированное АДП-приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса (например, если на сервере запущен только один деловой процесс – «Подготовка бизнес-плана предприятия», то с помощью этой системы он может выполнять другие деловые процессы); некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках. Нельзя говорить о преимуществах и недостатках того или иного способа движения заданий, поскольку каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии.

Для того, чтобы определить, как решать для конкретного случая проблему выбора варианта организации САДП, необходимо рассмотреть также способы реализации функции контроля исполнения, так как контроль исполнения также является интегрирующим термином.

Выделяют следующие уровни контроля исполнения задания:

§ контроль доставки – выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения;

§ контроль прочтения – выдается информация инициатору задания, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых задание было предназначено;

§ контроль выполнения – выдается информация инициатору задания, что задание выполнено;

§ мониторинг – инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием;

§ извещение о нарушении сроков исполнения – САДП может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником;

§ история выполнения задания.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания, сформированного системой, инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте.

Следующим основным моментом при организации САДП является рассмотрение архитектуры этих систем. Архитектурное построение САДП различается по типу объекта, на который ориентирована система:

ü ориентация на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками (отсюда появился термин «маршрутизация»). Системы, ориентированные на документ, в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов, поддержка работоспособности системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах и множества типов клиентов и серверов.

Основной слабостью такой системы является сложность в управлении правилами деловых процессов, т. к. система с самого начала не была предназначена отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в системе не приводят к нужному результату;

ü ориентация на деловой процесс или задание как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом: деловой процесс – задание – документ. Соответственно, к заданию может быть прикреплен документ, а может, и нет. В реальной жизни подход от задания или делового процесса является более общим, в отличие от документо- ориентированного подхода. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа (в реальных системах эти функции отдаются на откуп системам управления документами), а в основном поддержке деловых процессов.

Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах, является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае мы можем следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но в этом случае получают определенные недостатки, связанные с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но при удаленном доступе к базе необходимо использовать электронную почту.

Какую модель выбрать, зависит от стиля работы предприятия и от характера решаемых задач.

Любая система класса workflow обеспечивает реализацию следующих функций:

· определение и описание деловых процессов;

· управление выполнением мониторинга деловых процессов;

· выполнение деловых процессов;

· взаимодействие с другими workflow-системами;

· интеграция используемых в процессе приложений.

Для того чтобы оценить необходимость внедрения workflow-системы и выбрать конкретную готовую систему, необходимо учесть следующие факторы:

1. Организация информации. Для того чтобы обеспечить доступ пользователей к документам и данным, последние нужно предварительно собрать и организовать. Технологии данного процесса у разных workflow-продуктов могут существенно отличаться. Рассматривая их, необходимо обращать внимание на следующие основные характеристики:

а) поддержка любых типов данных: изображений, COLD (запись отчетов на лазерные диски с индексацией), видео, аудио, файлов текстовых процессоров и электронных таблиц, данных мэйнфреймов;

б) как осуществляется коммуникация данных. Все это возможно посредством управления очередями между системами или в объектно-ориентированном программном обеспечении, объединением в единый составной документ. Среди преимуществ последнего метода можно отметить сокращение сетевого трафика коммуникаций данных, а также простоту управления.

2. Маршрутизация работ. Маршрутизация работ между пользователями – функция, общая для всех workflow-решений. Осуществляется она с помощью самых различных средств, от электронной почты и до совместно используемых баз данных. Работы могут проходить последовательно от пользователя к пользователю, распределяться вручную или по динамически вычисляемым маршрутам, направляться как отдельным исполнителям, так и их группам, а также, в зависимости от задачи, процесса или устройства, выстраиваться в очередь на выполнение. Должны существовать возможности делегировать работу, возвратить ее инициатору, перенаправить другому исполнителю, назначить маршрут в соответствии с установленным приоритетом или, скажем, возникшей исключительной ситуацией.

3. Интеграция приложений. Отдельные операции делового процесса могут быть сопряжены с работой нескольких приложений, функционирующих на различных платформах, начиная с настольных и заканчивая клиент-серверными и мэйнфреймными. Понятно, что workflow-системы, которые интегрируют эти приложения, более эффективны по сравнению с обычными службами обмена сообщениями. Поэтому большинство продуктов, автоматизирующих документооборот, поддерживает различные среды разработки, а также коммуникационные интерфейсы, такие как DDE и OLE.

4. Набор функций workflow-систем. Собственно возможности «workflow» включают функции создания и редактирования сценариев выполнения деловых процессов, контроля исполнения, генерации отчетов, администрации системы. Сюда же относится, в частности, динамическое распределение загрузки сотрудников, которая помогает избегать критических ситуаций, связанных, например, с тем, что конкретному сотруднику поручено работ больше, чем он в состоянии выполнить, или с тем, что ряд исполнителей находится в отпуске. Также данная возможность полезна в случае жестких сроков выполнения работы (предположим, исполнитель отсутствует).

5. Настройка системы. Обычно системы workflow поставляются в виде набора инструментов или служб для разработчиков приложений либо представляют собой настраиваемые решения, ориентированные на пользователей. Гибкость здесь чрезвычайно важна, ведь практически в каждой организации свои специфические условия.

Объединив данные, инструкции процессов и статусы в единый объект – работу, которой управляют в рамках корпоративной информационной системы, удается достичь нового уровня управления бизнес-процессами. Такие новые интеллектуальные системы гарантируют одновременно преимущества методик ручного и классического (автоматизации деловых процессов) документооборота. Их возможности включают анализ, составление отчетов, модификацию требований или определенных групп объектов (работ) в режиме реального времени. Одним из примеров подобных систем может служить Microsoft Workflow Foundation.

3.4. Система электронного документооборота «ДЕЛО»

В качестве примера системы электронного документооборота рассмотрим систему «ДЕЛО», которая была разработана фирмой «Электронные офисные системы». Основными особенностями функционирования системы «ДЕЛО» являются:

1.Настраиваемостъ системы. Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии. Система «ДЕЛО» дает возможность закрепить правила документооборота, в дальнейшем отслеживая и регламентируя их в автоматизированном режиме. Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается на новые реалии.

Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек, которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающимися ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками. Одна из них – централизованная, в которую будут попадать без исключения все карточки документов, зарегистрированных на предприятии. Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то при каждом таком подразделении создается своя собственная картотека.

Таким образом, если над исполнением документа работают в нескольких подразделениях, то карточка документа будет одновременно находиться как в централизованной картотеке, так и в картотеках этих подразделений. Далее в каждой картотеке в соответствии с правилами документооборота может быть определено произвольное количество так называемых кабинетов. К карточкам, попавшим в тот или иной кабинет, имеет доступ строго определенный круг должностных лиц – владельцев кабинета. Тем самым регламентируются очередность доступа к работе с документами.

Карточки кабинета могут сортироваться по папкам, в одной из которых будут храниться карточки поступивших, но еще не принятых к работе документов, в другой – карточки находящихся на исполнении документов, в третьей – карточки документов, исполнение которых контролируется владельцем кабинета, в четвертой – карточки документов, которые пора списывать в дело и т. д. Это сделано для достижения полной идентичности обработки документопотока, если подобные папки использовались в делопроизводстве предприятия до начала эксплуатации системы «ДЕЛО». Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести.

На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам. Во-первых, право доступа к документам ограничивается принадлежностью к тому или иному кабинету. Однако нет правил без исключений. Отдельным лицам может быть предоставлена возможность входа в несколько кабинетов или даже в любой кабинет (руководству, например). Таким образом, достигается оперативный контроль исполнения документов. Во- вторых, может быть ограничен доступ некоторых владельцев кабинета к одной или нескольким папкам. В-третьих, документы могут иметь различные грифы доступа. Право работы должностного лица с документами под тем или иным грифом также фиксируется системой.

На третьем этапе систему настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложились на предприятии.

Такая гибкость в настройке системы «ДЕЛО» позволяет утверждать, что с ее помощью можно автоматизировать делопроизводство любого отечественного предприятия без изменения сложившихся на нем правил документооборота.

Система «ДЕЛО» может настраиваться на различные схемы организации делопроизводства – это может быть и централизованная, и распределенная, и децентрализованная схемы. Если предприятие оперирует небольшим количеством документов, то более естественна их централизованная обработка (в принципе, система может быть установлена и на одном компьютере, а не в сети). Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то система «ДЕЛО» поддерживает и такую схему.

Кроме того, система «ДЕЛО» поддерживает и корпоративную модель делопроизводства, когда предприятия территориально разнесены, но руководствуются общей схемой документооборота. В этом случае для обмена регистрационными карточками, самими документами могут быть использованы любые системы электронной почты.

2.Установка ссылок между документами. Система «ДЕЛО» позволяет устанавливать между различными документами ссылки друг на друга, что позволяет скрупулезно отслеживать весь жизненный путь документов, все связи между основополагающим документом и документами, порожденными основным документом, и т. д. Потому что на любой запрос о состоянии дела и его предыстории система «ДЕЛО» может составить исчерпывающий отчет.

3.Мультимедийностъ и открытость системы. Систему «ДЕЛО» можно смело причислить к семье мультимедийных программных продуктов. Ее мультимедийность заключается в том, что с любой регистрационной карточкой документа можно связать любую мультимедиа информацию, поддерживаемую форматами операционной системой Windows: текстовую, графическую, звуковую, видео.

При работе с мультимедиа система использует стандартные программы Windows, что делает ее открытой по отношению к следующим версиям этой операционной системы с большими мультимедиа возможностями. Эта же открытость позволяет системе «ДЕЛО» работать вместе с текстовым редактором MS Word, с программой для сканирования входящих документов с получением на выходе электронных копий документов в текстовом формате Fine Reader, редактором электронных таблиц MS Excel, графическими редакторами и т. п.

Система «ДЕЛО» эксплуатируется в Центробанке России, администрации РАО «Газпром», Госкомимуществе РФ, администрации Московской области, Генеральной дирекции АО «Мосэнерго».

При работе системы в автономном режиме на компьютер устанавливается СУБД Personal Oracle. При работе в сети на сервер устанавливается либо Oracle, либо Informix, либо Sybase, либо MS-SQLServer.

«ДЕЛО» позволяет объединять произвольное количество экземпляров (установок) системы в единую корпоративную систему автоматизации делопроизводства предприятия (организации) с использованием любой электронной почты. При этом система обеспечивает выполнение всех операций с документами вне зависимости от места нахождения подразделений (филиалов) организации. «ДЕЛО» выполняет автоматическую транспортировку текстов документов, регистрационных карточек документов, резолюций, поручений и отчетов на рабочие места пользователей.

3.5. Организация систем электронного документооборота класса groupware

В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых – обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса groupware ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. Часто эти системы построены на базе Lotus Notes в среде «клиент-сервер».

Первоначально предприятия, имеющие территориально удаленные филиалы, для организации коллективной работы своих сотрудников над документами и их оперативного оповещения могли выбирать программный пакет Lotus Notes корпорации IBM. Однако в настоящее время у него появился мощный конкурент – значительно более дешевое программное обеспечение Internet, используемое в пределах одной корпорации. Если Notes (основанный на передовых технологиях конца 80-х годов) создал технологию и программное обеспечение коллективной обработки документов – groupware, то новый класс конкурирующих с ним программных продуктов назвали webware. Одновременно возник и новый термин для обозначения корпоративных сетей на базе Интернета – intranet. Хотя можно сказать, что первая intranet была создана фирмой Lotus Notes.

В intranet используются такие технологии, как протокол TCP/IP, но только с экранами форм документов на рабочих местах. При этом в реальном проекте intranet должна объединять и другие электронные коммуникации, которые уже есть на фирме: сегменты локальных сетей под управлением Novell NetWare, выходы на выделенные телефонные линии и т. д.

Intranet является средством системной интеграции: решения, предлагаемые на базе intranet, оказываются в пять–десять раз дешевле, чем стандартные. Например, без учета сетевого оборудования, сопровождения и внедрения автоматизированное рабочее место на базе Lotus Notes обойдется в $150, а на базе webware – всего в $20.

Самым критическим моментом этой технологии является необходимость обеспечения защиты информации. Однако, в случае, когда этот критерий не так важен, выбор нередко делается  в пользу webware: так, предприятия, для которых эта проблема не стоит перед руководством остро, могут использовать это программное обеспечение. Например, известная компания Levi Strauss, имеющая около 10 тыс. сотрудников, перешла на это ПО. В то же время американские правительственные учреждения, в частности Центральное разведывательное управление, по- прежнему основывают свою информационную стратегию на применении Notes.

К возможностям, реализуемым в intranet, могут быть отнесены:

· ведение корпоративного календаря событий;

· планирование;

· предоставление доступа к корпоративным базам данных;

· обмен административной информацией;

· внутренний обмен новостями;

· проведение телеконференций для обмена мнениями между сотрудниками корпорации;

· создание документов, включающих графику.

Большую часть из них могла бы реализовать и электронная почта, но обеспечиваемая в WWW оперативность доступа к информации (невозможная в наиболее распространенных системах e- mail) значительно облегчает связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах.

Сервис WWW оказался более привлекательным для корпораций из-за того, что предоставляет возможность работы практически с любыми видами информации, тогда как в электронной почте можно работать лишь с ограниченным числом типов данных, а для файлов документов, переданных по сети, приходится вызывать соответствующие приложения.

Второе практическое преимущество WWW для крупных корпораций – организация доступа многих сотен пользователей к информации, поступающей из различных источников. Географическое местоположение источников информации в Интернете скрыто от пользователя во всем, начиная с иерархии доменов и субдоменов. Предназначение web – распространять разнородные данные, включая аудио, видео и любые другие типы информации, что позволяет работать с корпоративными данными на новом уровне, недоступном пользователям обычной электронной почты. То есть организация запросов от web-сервера к различным СУБД дает возможность использовать программу просмотра WWW в качестве клиента корпоративных баз данных.

Корпорации Intel и Microsoft уже работают над проектом создания программного обеспечения для видеоконференций в WWW. Глобальных сетей с каналами связи, удовлетворяющих запросам такого ПО, у нас почти нет, но можно реализовать подобные службы в корпоративной сети, особенно если она сделана в суперсовременном здании с оптоволокном, проложенным от первого до последнего этажа.

Обобщая, можно сказать, что применение технологий intranet облегчает решение задачи электронного распространения корпоративной информации. При этом собственные web-страницы создаются коллективным трудом многих сотрудников. Обеспечиваемый в intranet оперативный доступ к информации дает возможность упростить связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах.

Используемые в web-серверах средства создания форм являются идеальным решением для обмена информацией между пользователями в корпоративной сети. Сбор данных может осуществляться оперативно, при этом возможно даже автоматическое выполнение некоторых действий, в зависимости от вида поступающей информации.

Для того чтобы воспользоваться всеми перечисленными возможностями, необходимо установить в сети web-сервер и программы просмотра WWW на компьютерах клиентов. С технической точки зрения, привлекательная сторона использования технологии webware – ее соответствие стандартам (описывающим протокол HTTP), а также простота доступа к программному обеспечению, которое существует уже практически для любых платформ: от Unix до Windows. Основа технологий webware – язык HTML, который допускает достаточно легкую конвертацию практически любой информации в гипертекстовый вид. Преобразование имеющейся в корпорации информации в вид, пригодный для WWW-сервера, может осуществляться с помощью существующих программ, конвертирующих формат RTF в HTML, WWWTools и программ, преобразующих в формат HTML документы MSWord или PageMaker.