5.1. Корпоративные порталы

Управление информацией и знаниями – одна из ключевых областей применения информационных и коммуникационных технологий. Основная цель управления информацией – предоставлять информационные ресурсы конкретным потребителям.

Поддержка этого рода деятельности заключается в решении взаимосвязанной пары задач:

· обеспечения доступа к широкому кругу источников информации (персональных, групповых, корпоративных и внешних);

· предоставления возможности гибкой настройки персонального рабочего места, включая выбор источников информации, а также способа ее обработки и представления.

Концепция корпоративного портала – последняя и пока наиболее удачная попытка решить данные проблемы. С точки зрения пользователя, корпоративный информационный портал (в английском языке существует устоявшаяся аббревиатура – Enterprise Information Portal, или, сокращенно, EIP), – это способ собрать на одном экране всю необходимую ему для работы информацию.

Корпоративный портал– это внутренняя IT-система, построенная на интранет (Интернет)- технологиях. С технической точки зрения – это внутренний сайт, решающий задачи, в первую очередь, по систематизации, хранению и обработке внутрикорпоративной информации.

Организация корпоративного портала зачастую позволяет использовать ресурсы Intranet только в рамках локальной сети. Но часто распределенные офисы компании включаются в общую Интранет-сеть либо организуется портал в сети Интернет, невидимый в поисковых системах и требующий авторизации при входе (так называемый Extranet). Доступ к страницам портала осуществляется через веб-браузер, что позволяет пользоваться услугами таких систем людям с минимальной компьютерной подготовкой. Обновление информации осуществляется ответственными сотрудниками, работа с порталом практически идентична работе с офисными приложениями.

Корпоративный портал хранит информацию о структуре и сотрудниках организации и выполняет за них авторизацию к другим доступным информационным системам. Портал позволяет добавлять и удалять компоненты, представляющие разные категории ресурсов (структурированная и неструктурированная информация, внешние и внутренние источники, почта и офисные документы) и предоставляет средства их анализа.

Кроме этого, в состав портала могут входить средства коллективной работы (почта, контакты, расписания), традиционные офисные приложения (текстовые редакторы и табличные процессоры), приложения, позволяющие участвовать в процессах выработки, согласования и принятия решений (Workflow и, применительно к согласованию текстовых документов, Docflow), а также средства доступа к системам ресурсного планирования (финансы, персонал, склады, производственные мощности, логистика, управление сбытом и управление снабжением). С точки же зрения архитектуры корпоративный информационный портал представляет собой сервер приложений (портальный сервер), который может запускать стандартные портальные компоненты (портлеты) и гарантирует надежность (сбой в работе одного из компонентов не приведет к проблемам для остальных) и масштабируемость системы, а также берет на себя вопросы контроля прав доступа.

Ключевым словом при описании портальных решений является слово «единый»: единый способ обработки документов, единое хранилище документов, единый доступ к информации, единая унифицированная среда работы. Такой подход дает сотрудникам возможность наиболее эффективно использовать накопленные корпоративные знания, оперативно реагировать на происходящие события, а предприятию в целом предоставляет новые более гибкие возможности организации собственного бизнеса.

Особенности современных портальных систем

1. Низкий риск и быстрая отдача инвестиций. Корпоративные порталы, в отличие от многих корпоративных информационных систем, гораздо проще во внедрении и сопровождении и, соответственно, дешевле. Сроки внедрение готовых решений на предприятии обычно не превышают одного месяца.

2. Низкая стоимость и простота технологий. Все полезные качества Интернет-технологий реализуются в рамках крайне простой схемы: программа просмотра (веб-брaузер), установленная на рабочем месте пользователя, и веб-сервер.

3. Открытость и масштабируемость системы. Интранет-системы открыты для наращивания функциональности и интеграции с другими информационными системами компании.

4. Интеграция веб-компонентов интранет-портала и «тяжелых» информационных решений – ERP, CRM – дает в итоге значительное снижение совокупных издержек на владение IT-системами и повышение удобства работы с ними сотрудникам предприятия. Это свойство позволяет компании создавать Интранет-портал эволюционным путем и развивать систему по мере возникновения необходимости.

Одной из ключевых задач при создании эффективной корпоративной информационной системы является автоматизация корпоративного документооборота.

Основными целями внедрения систем корпоративного документооборота являются:

· сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

· повышение эффективности деятельности подразделений и служб организации за счет повышения качества документационного обеспечения управления;

· интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

· создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии.

Так, российская компания WSS-Consulting при разработке и внедрении у заказчиков систем корпоративного документооборота использует платформу разработки корпоративных порталов Microsoft SharePoint 2007 & Microsoft Workflow Foundation, соответствующую концепции ECM (Enterprise Content Management). Данная платформа поддерживает полный цикл управления документами и обеспечивает управление бизнес-процессами на основе workflow. В итоге на базе данных технологий может быть построена система электронного документооборота (СЭД) любой сложности. Клиенты – компании с персоналом от 50 до 10 тыс. человек, среди них: Unimilk, РЖД, ОАО «Медицина», Московский Метрострой, Building, Финпромбанк и другие.

5.2. Отраслевые порталы

В любой отрасли промышленности имеются производители продукции, потребители, посредники (торговые организации). Производителям нужно продавать свою продукцию и развивать ее, потребителям нужно покупать необходимый им товар на оптимальных условиях, посредникам нужно и то, и другое. При этом на рынке все время появляются новые участники с новыми предложениями и потребностями. Уследить за быстро меняющимся пейзажем и обеспечить участников рынка актуальной информацией возможно только с использованием современных технологий Интернет-самообслуживания. Одна из таких технологий – это технология отраслевых порталов.

Отраслевым порталом называют Интернет-площадку (сайт), замыкающую в себе значительную часть отраслевой информации и информационных взаимодействий участников вертикального (отраслевого) рынка. Отраслевой портал может предоставить:

¨ потребителям – актуальную информацию о рынке в целом и отдельных продуктах, возможность поиска поставщиков;

¨ производителям – дополнительные on- и offline-каналы продвижения своей продукции, каналы взаимодействия и обратную связь с клиентами;

¨ посредникам – возможности поиска как поставщиков, так и покупателей, каналы взаимодействия с ними.

Отраслевые порталы могут быть наиболее востребованы в отраслях с большой номенклатурой плохо стандартизированных товаров и значительным количеством территориально распределенных поставщиков и потребителей. Сервис отраслевого портала рассчитан в первую очередь на поиск новых контрагентов и обеспечение эпизодических покупок и не ставит перед собой задачу формализации и полного замыкания взаимоотношений поставщиков и потребителей.

Организаторами отраслевого портала могут выступать:

§ отраслевые ассоциации;

§ издатели отраслевых справочников и баз данных;

§ крупные предприятия, желающие консолидировать отрасль.

Разработчик отраслевого портала должен располагать набором технологических и методологических решений, позволяющих в минимальные сроки создавать отраслевые порталы, обладающие всеми описанными выше возможностями, и реализующих различные бизнес-модели. Кроме того, разработчики часто предлагают услуги по сбору и заполнению первичного информационного наполнения портала.

На отраслевом портале могут быть представлены следующие категории информации:

1. Участники рынка (описание, контактные и официальные реквизиты):

· производители и поставщики товаров и услуг;

· торговые (посреднические, сервисные) организации;

· организации-потребители.

2. Продукция и прайс-листы:

ü описание товаров и услуг;

ü информация о том, кто их поставляет, по чем и на каких условиях.

3. Отраслевые информационные каналы

- отраслевая пресса;

- календарь мероприятий – выставок и конференций.

4. Общее информационное обеспечение отрасли:

Ø обзоры и аналитика;

Ø каталоги ссылок;

Ø отраслевой словарь

5. Новости и объявления участников, архив объявлений.

Вся информация на портале может быть разбита на рубрики в двух разрезах: географическом и тематическом. Географическая рубрикация естественно следует из территориального деления мира и России. Тематические рубрикаторы для рубрицирования товаров, услуг и организаций должны быть выбраны или придуманы. Для рубрикаторов важно правильно выбрать уровень детальности – чтобы разделов было не слишком много, но и не слишком мало.

Функциональность отраслевого портала:

1. Авторизация посетителей. Должна быть обеспечена возможность (само)регистрации посетителей портала с фиксацией их профессиональных интересов, региона и др. Зарегистрированные пользователи могут подписываться на обновления и новости, участвовать в обсуждениях и др. Далее возможно административное делегирование отдельным персонам тех или иных прав и уровней доступа к информации.

2. Самостоятельное управление информацией. Все участники рынка: производители, потребители, посредники, издатели, организаторы выставок и др. – должны иметь возможность управлять информацией о себе, своей продукции, изданиях и мероприятиях. Прессе полезно дать возможность публиковать статьи и анонсы. Для делегирования некой персоне права управления информацией компании должна быть выполнена формальная процедура, – например, прислан факс, подтверждающий права этой персоны.

3. Организация взаимодействия между участниками рынка:

· новости и объявления. Организации-участники портала могут публиковать новости и объявлений. Количество объявлений может лимитироваться администрацией. Объявления так же могут иметь географическую и тематическую рубрикацию, срок действия и могут быть разных типов («Новость», «Куплю», «Продам», и др.);

· обсуждения. Все информационные единицы (организации, товары, услуги, объявления, новости, статьи и др.) могут быть откомментированы зарегистрированными пользователями портала. Эти комментарии и ответы на них создают систему обсуждений и обратной связи;

· заказы. Представитель организации-потребителя может разместить через портал заказ производителю, обсудить условия и отследить динамику этого заказа от размещения до выполнения. Сейчас реализован минимальный уровень формализации процедуры заказа, не предполагающий автоматизацию расчета цены и др., но позволяющий поставщикам и потребителям накапливать историю взаимоотношений и списки контрагентов.

Важным вопросом являются источники существования портала. Конечно, портал может жить на дотациях (из маркетингового бюджета) в случае, если его основная задача – поддерживать бизнес-организатора, или из членских взносов отраслевой ассоциации. Но портал можно рассматривать как бизнес. При этом существуют следующие основные бизнес-модели:

ü рекламная модель («Экстра-М»). Поставщики оплачивают размещение информации. Собственно, рекламу (размещение в специальном заметном месте) оплачивают особо;

ü модель платного доступа («Из рук в руки»).Поставщики информации размещают ее бесплатно, информация собирается силами сотрудников портала и др., но с посетителей портала берется плата за доступ;

ü комбинированные модели. Смешанная модель реализована, например, на портале medprom.ru

–  поддерживается платное и бесплатное размещение информации, платный и бесплатный доступ.

Примеры отраслевых порталов можно посмотреть по следующим адресам:

§ портал медицинской промышленности (www.medprom.ru);

§ портал для аграрного бизнеса Агробизнес.ру (www.agrobiznes.ru);

§ портал для профессионалов автомобильного бизнеса (www.autobiznes.ru);

§ корпоративный сайт компании «Современные бизнес-технологии» (www.sbt.ru);

§ реинжениринг сайта www.aviabilet.ru;

§ реинжениринг Интернет-магазина zakaz.ru;

§ сайт копании «Электронные офисные системы» (eos.ru);

§ реинжениринг сайта «Консалтинг.ру» (www.consulting.ru/);

§ сайт разработки отраслевых порталов NetProm.ru.