В основу информационных систем бухгалтерского учета, играющих ведущую роль на современных предприятиях, положены достижения в области информационных технорлогий, программного и технического обеспечения.

Информация это ценный ресурс, который следует хранить, использовать и защищать как любой другой вид собственности. Бухгалтерская информационная система рассматривается как существенный инструмент управления работой предприятия в рыночных условиях. Она является связующим звеном между хозяйственной деятельностью предприятия и людьми, принимающими решения. В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, выходом из нее. Целью БУИС является обеспечение руководства предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений. В экономической информационной системе предприятия, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией, бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам внешней среды относительно предприятия.

В настоящее время в условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилось содержание бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций как планирование, контроль и анализ.

На этапе планирования бухгалтерия должна предоставлять информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием. При работе с БУИС особое внимание необходимо обращать на достоверность и значимость информации.

Достоверность показывает, насколько полно информация отражает хозяйственные процессы на предприятии. Она должна быть легко проверяема.

Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

Важно, чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринималась и теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, а для этого она должна удовлетворять определенным требованиям:

1) требование сравнения и постоянства, т.е. нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета, иначе пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

2) бухгалтерская информация должна быть существенной. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того,  какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам (ОС), а в другом — к малоценным и быстроизнашивающимся предметам (МБП) и сразу списан на затраты.

3) консервативность информации. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична, т. е. следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Это обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

4) полнота информации, т.е. бухгалтерская информация должна содержать максимум сведений, которые необходимы пользователю.

БУИС имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование единство информационной базы комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов, например дублирования структурных элементов системы или их избыточности.

Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС должны превышать расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при условии подготовленности их к работе в этой системе.

Для БУИС свойственны и специфические черты. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). При этом могут использоваться помимо традиционных форм еще и новые автоматизированные формы учета, которые полностью отвечают основным требованиям применения вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

Особенности БУИС

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все предприятия, руководствуясь нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет, должны сами формировать свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. В учетной политике любого предприятия (организации) отражаются следующие альтернативные способы ведения учета:

· определение совокупности всех счетов, используемых предприятием для ведения учета (рабочего плана счетов);

· выбор способа погашения стоимости амортизируемых активов;

· выбор способов списания стоимости материально – производственных запасов;

· выбор порядка списания общехозяйственных расходов;

· возможности создания резервов;

· выбор варианта учета курсовых разниц;

· выбор способа определения готовности работ и услуг;

· формы документов, в том числе для внутренней бухгалтерской отчетности;

· правила контроля совершения хозяйственных операций и т.д.

1. Все совершаемые на предприятии хозяйственные операции должны быть документированы. В компьютерном варианте учета на этот счет предусмотрены электронные первичные документы, которые регистрируют хозяйственные операции и сохраняются в журналах документов. Все формы первичных документов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем документации по учету. Можно создавать и новые формы документов.

В условиях компьютерной системы бухгалтерского учета при работе с электронными формами документации (первичной и отчетной) необходимо соблюдение следующих требований:

1) Ввод электронных форм документов производится на основе первичных учетных документов. Это позволяет заносить первичные документы в базу данных, из которой в процессе эксплуатации можно получать на их основе различную выходную информацию.

2) При заполнении электронных форм документов по возможности максимально использовать нормативно – справочную информацию базы данных для сокращения затрат на ввод данных.

3) Осуществлять постоянный программный контроль за достоверностью и полнотой ввода данных.

4) Организовывать санкционированный доступ для ввода и редактирования первичных учетных данных.

5) Предусматривать формирование реестра первичных учетных данных и протокола внесения изменений.

Все указанные особенности компьютерной документации позволяют существенно сократить время на передачу документов на обработку и создать условия безбумажной технологии в документообороте, обеспечить оперативность использования выходной информации.

В настоящее время программное обеспечение автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера представлено довольно большим количеством разнообразных бухгалтерских программ. Это такие программы, как «1C: Предприятие» со своими конфигурациями («1C; Бухгалтерия», «1C: Зарплата и кадры», «1C: Торговля и склад» и др.), «Аспект», БЭСТ, «Парус», «Инфо-Бухгалтер», «Рарус» и многие другие, а также целые комплексы для анализа финансового состояния (АФС) предприятия. Обратить внимание при выборе надо на следующее:

· используемая модель учетной политики, соответствие ее стандартам международного бухгалтерского учета;

· структура рабочего плана счетов, структура кода счета, субсчета, глубина аналитического учета, виды учетных регистров (бухгалтерских проводок, хозяйственных операций, первичных электронных документов);

· инструментальные средства создания и развития БУИС: экранные и печатные формы первичных документов, формы внешней и внутренней бухгалтерской отчетности, формы управленческой и статистической отчетности, пользовательский интерфейс;

· отраслевая принадлежность бухгалтерского учета, которая отражается в моделях и алгоритмах учета, элементам учетной политики. В соответствии с этой спецификой на рынке программных продуктов существует большое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета с законченными отраслевыми решениями как для отдельных учетных функций, так и для информационных систем предприятия в целом;

· специфика видов деятельности, технологических процессов производства продукции, работ и услуг для предприятий одной отрасли. Это прежде всего находит свое отражение в структуре базы данных (справочниках: «Номенклатура», «Материалы», «Основные средства», «Контрагенты» и др.). Сюда следует добавить, что от видов и масштабов деятельности зависят интенсивность информационных сообщений, состав используемых систем классификации и кодирования важнейших видов информации, формы документов и т.п.;

· тип и характер производства (дискретный, непрерывный), которые оказывают существенное влияние на состав и  структуру  нормативно-справочной информации  базы данных, формы первичных учетных документов, порядок и периодичность учета затрат и результатов производственного процесса;

· организационная структура управления предприятия (централизованное, децентрализованное), число и территориальное распределение организационных единиц, наличие централизованной бухгалтерии, бухгалтерии отдельных подразделений и т. п. Это оказывает влияние на информационные технологии сбора, передачи и хранения данных, на состав и конфигурации БУИС. В зависимости от этого могут быть приняты различные решения: изолированные функциональные АРМ бухгалтера, сетевой комплекс взаимосвязанных АРМ бухгалтеров, БУИС как неотъемлемая часть корпоративной информационной системы предприятия;

· масштаб предприятия. Чем меньше масштаб предприятия, тем относительно «проще» бухгалтерский учет, меньше интенсивность информационных потоков. Для небольших предприятий достаточны несложные (недорогие) информационные технологии. Для крупных предприятий информационные технологии БУИС как бы «диктуются» информационными технологиями информационных систем предприятия. Наибольший простор для выбора информационных технологий при создании БУИС существует у средних и некоторых крупных предприятий.

Однако, несмотря на указанные особенности, которые оказывают влияние на разработку БУИС, существуют и стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций:

· непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйственных операций в виде отдельных бухгалтерских проводок с использованием машинных справочников;

· контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью подготовленного списка «корректных проводок»;

· фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью выборки, редактирования, копирования;

· создание типовых операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки;

· работа с типовыми первичными документами, создание регистра документов. В отличие от типовых операций первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственных операций. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа

Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации. АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции (ГП), табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей (МЦ), основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен  отвечать следующим требованиям:

· располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

· иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

· иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы.

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться двумя способами:

1) с помощью магнитных носителей (дисков);

2) по каналам связи при наличии сети, а также посредством электронного обмена данными через шлюзы модемной связи.

Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок). Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связаны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой через модемы.

АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимодействуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень предусматривает переработку исходной информации, получение результирующих данных и в автоматизированном режиме передачу их на более высокий уровень. На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведение табельного учета и учету готовой продукции на складе.