Переходя к рассмотрению темы связанной с документационным обеспечением процесса кадрового планирования необходимо выяснить, что же такое «документационное обеспечение».

Документационное обеспечение управления персоналом предприятия (организации, учреждения) – это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия, а также деятельности руководящего состава предприятия и службы персонала. Как правило, организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия возлагается на службу персонала предприятия. Документационное обеспечение управления персоналом предприятия организуется в соответствии:

• с законодательством Российской Федерации;

• нормативно-правовыми актами Президента Российской Федерации;

• нормативно-правовыми актами Правительства Российской Федерации;

• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства труда и социального развития РФ, Государственного комитета РФ по статистике, Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии, Федеральной архивной службы РФ);

• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления (по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение) по вопросам управления персоналом и документационного обеспечения управления, из даваемых ими в пределах своей компетенции;

• локальными актами предприятия.

На основе перечисленных актов и документов предприятие (служба персонала, иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее функции службы) вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по документационному обеспечению управления персоналом, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т. п.) по отдельным вопросам управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия и деятельности службы персонала. В процессе своей деятельности служба персонала взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях – с другими предприятиями, организациями и учреждениями, в компетенции (в ведении) которых находятся те или иные вопросы ДОУ и (или) управления персоналом.

Конечной целью документационного обеспечения управления персоналом является обеспечение его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами предприятия требований соответствующих нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а также положений локальных актов предприятия по вопросам ДОУ и управления персоналом, а, с другой стороны, сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению документацией, документированию деятельности работников предприятия и службы персонала. Документация по персоналу – это упорядоченная совокупность документов по персоналу. В свою очередь, документация по персоналу представляет собой один из основных компонентов организационно-распорядительной документации (ОДР). Примерный состав ОРД (и соответственно состав документации по персоналу) установлен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД 011-93.

Управление документацией по персоналу включает:

• организацию рационального документооборота, образующегося вследствие перемещения документов по персоналу;

• контроль исполнения документов по персоналу;

• оперативное хранение документов по персоналу, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

• последующее хранение документов по персоналу в архиве. Документационное обеспечение деятельности по персоналу предприятия осуществляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к управлению документацией предприятия, и с учетом особенностей организации и содержания деятельности по управлению персоналом. Далее – о наиболее значительных особенностях управления документацией по персоналу.

Прежде всего, обратим внимание на то, что для эффективности управления документацией по персоналу предприятия весьма важное значение имеет формирование и последующее ведение табеля форм документов по персоналу. Уточним, что табель форм документов по персоналу – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов по персоналу, предназначенных для реализации функций и задач повседневной деятельности службы персонала предприятия.

Табель форм включает:

• характеристику юридического статуса документов по персоналу;

• описание основных этапов их подготовки. Функциональное назначение табеля форм заключается:

• в оптимизации состава применяемых предприятием форм документов по персоналу и документальном закреплении указанного состава;

• классификации применяемых предприятием форм документов в соответствии с их функциональным назначением;

• унификации и нормативном регулировании процедуры подготовки документов по персоналу.

В конечном счете применение табеля форм документов по персоналу обеспечивает соответствие используемых форм решаемым задачам, а также способствует сокращению затрат и времени на подготовку соответствующих документов.