Исходя из содержания дисциплины «Документационное обеспечение управления» контрольная работа включает в себя практическое задание.

Вариант контрольной работы выбирается по последней цифре номера зачетной книжки студента. Так, студент, номер зачетной книжки которого № 01267-С09/104, выполняет контрольную работу под вариантом №7.

Структура контрольной работы следующая: титульный лист, содержание, практическое задание, список использованной литературы и их источников.

В контрольной работе  требуется оформить бланки документов, а также дать обоснование выбранного способа оформления реквизитов в заголовочных зонах документов, следует составить текст организационно-распорядительных документов и оформить их  в соответствии с ГОСТом 6.30-2003, который рекомендует размещать реквизиты согласно формуляру-образцу:

А1 – с угловым расположением реквизитов (приложение 1) 

или

А2 – с продольным расположением реквизитов (приложение 2)

Контрольная работа должна быть оформлены с использованием текстового процессора WORD или «от руки» с соблюдением стиля и размера шрифта на листах формата А4.  Листы следует подшить в папку-скоросшиватель.

Задания для выполнения контрольной работы

Задание 1. Общий бланк

Разработать общий бланк (организации) с угловым и продольным расположением реквизитов. Дать объяснения выбранного способа оформления реквизитов на бланке. Состав реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения студент определяет самостоятельно.

Варианты выполнения задания:

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

¨ государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);

¨ наименование организации;

¨ дата документа (трафаретная часть реквизита);

¨ место составления или издания документа.

При обосновании выбранного способа оформления реквизитов общего бланка следует обратить внимание на:

1) месторасположение реквизита «Эмблема или товарный знак (знак обслуживания)» относительно реквизита «Наименование организации»;

2) наличие  (отсутствие) вышестоящей организации для данного типа предприятия (организации);

3) наличие (отсутствие) краткого наименования организации;

4) присутствие в реквизите «Наименование организации» организационно-правового статуса организации;

5) наличие (отсутствие) реквизита «Место составления или издания документа»;

6) размер интервалов между отдельными реквизитами,  а также между строками одного реквизита.

Задание 2. Бланк письма 

Разработать бланк письма предприятия с угловым и продольным расположением реквизитов. Дать объяснение выбранного способа оформления реквизитов на бланке.

Варианты выполнения задания смотри в задании 1.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

¨ государственный герб РФ или субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);

¨ код организации (код ОКОП - 8 знаков);

¨ основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица (13 знаков);

¨ идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП - 10/9 знаков);

¨ наименование организации;

¨ справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон), а также по усмотрению организации другие сведения (факс, адрес электронной почты, сайт в Интернете, банковские данные и т.д.);

¨ трафаретные части реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления;

¨ ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

Задание 3. Бланк конкретного вида документа  

1) Разработать бланк конкретного вида документа. Бланк – это стандартный лист бумаги с закрепленной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменных реквизитов.

2) Заполнить разработанный бланк «от руки» переменными реквизитами.

Варианты выполнения задания:

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов содержит следующие реквизиты:

¨ государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);

¨ наименование организации;

¨ наименование вида документа;

¨ место составления или издания документа, а также при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Отдельные элементы на бланке документов в содержательной части могут быть оформлены в виде:

¨ трафаретных оборотов, например:

Прошу зачислить меня________________________

¨ анкеты, например:

Фамилия____________Имя_____________Отчество______________

¨ в виде подстрочного пояснения, например:

______________________________________

И.О.Фамилия

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) символы, которыми оформляется реквизит «Наименование вида документа»;

2) наличие сведений об организации в справках, выдаваемых по запросам граждан;

3) различия в содержании  документов докладная записка, объяснительная записка,  служебная записка;

4) наличие (отсутствие) на бланке документа реквизита «Регистрационный номер документа».

Задание 4. Служебное письмо

1) Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения задания.

2) Оформить реквизит «Адресат»

3) Составить текст письма.

4) Подготовить документ для отправки в другую организацию.

5) Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются на предприятии – получателе письма.

Варианты выполнения задания:

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.

В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).

Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

 В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.

Текст письма может излагаться по одной из форм:

¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);

¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:

- Оплату гарантируем…

- Качество изделий гарантируем…

- Сроки выполнения гарантируем…

- Данным письмом гарантируем (принять)…

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и  главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:

- Направляем инструкционные материалы…

- Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.

Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,

- Прошу дать указание...

- Просим содействия в ...

- Обращаю Ваше внимание...и прошу...

- Прошу принять меры по...

- В дополнение к ...прошу рассмотреть...

- Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...

- Не откажите (нам) в любезности... 

- Мы будем благодарны (Вам), если Вы...

- Желательно было бы ознакомиться...

- Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...

- Мы будем рады, если Вы...

- Пользуясь представленной возможностью…

- Приносим извинения за несвоевременный ответ…

- Направляем Вам…

- В соответствии с…

Письма-запросы составляются  с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.  Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,

- Прошу довести до сведения...

- Убедительно просим подтвердить...

- Прошу Вас направить в мой адрес

- Обращаемся с просьбой...

- Позвольте обратиться к Вам с просьбой…

- Мы хотели бы получить...

Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:

- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…

- Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…

- Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена

- На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…

- На Ваш №… от… отправляем Вам…

- К сожалению, мы не можем

Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:

- Мы будем весьма признательны Вам за участие в…

- …просит принять приглашение…

- Разрешите пригласить Вас…

- Примите наше приглашение…

- Приглашаем Вас на …, которое состоится…

- Мы хотели бы пригласить вас…

- Мы были бы рады видеть Вас на…

Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:

- На Ваше... сообщаем, что...

- Сообщаю Вам...

- На обращение... сообщаем...

- Рады сообщить Вам, что...

- Настоящим сообщаем, что...

- В продолжение наших... сообщаем...

- Ставлю Вас в известность, что...

- Уполномочен поставить Вас в известность что...

- Считаю своим долгом поставить Вас в известность...

- Извещаем...

- Доводим до Вашего сведения...

- На основании вышеизложенного считаем необходимым...

- …уведомляет Вас...

Письма-требования – цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,

- Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…

- Согласно предварительной договоренности требуем…

- Настоятельно требуем  произвести оплату...

Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.

Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);

2) необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;

3) наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;

4)оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;

5) написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».

Задание 5. Распорядительный документ

1) Разработать бланк конкретного вида распорядительного документа.

2) Составить текст документа.

3) Дополнить «от руки» составленный документ реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:

¨ визы согласования;

¨ резолюция;

¨ отметка о поступлении документа в подразделение;

¨ ознакомление с распорядительным документом;

¨ отметка об исполнении распорядительного документа

Варианты выполнения задания:

Приказ – распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации.

Указание – документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. 

Решение – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают основания издания распорядительных документов (нормативные документы государственных органов, производственная необходимость и т.п.).

Распорядительная часть начинается с ключевого слова ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, НЕОБХОДИМО и прочие выражения в зависимости от содержания, - в других распорядительных  документах. Ключевое слово пишется с нулевой позиции, в конце ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт пишется с красной строки, а продолжение – без красной. В каждом пункте указывается:

¨ «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

¨ «что сделать» (конкретные действия);

¨ «до какого числа» (сроки выполнения).

В последнем пункте распорядительной части документа обычно указывают на кого возлагается контроль над его исполнением.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) последовательность написания фамилий и инициалов в пунктах распорядительной части документов и в подписи;

2) оформление реквизита «Виза согласования» и место его расположения;

3) оформление реквизита «Заголовок тексту»;

4) оформление реквизита «Виза ознакомления».

Задание 6. Организационный документ

Разработать организационный документ.

Варианты выполнения задания:

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают типовые и индивидуальные, а также положения о проведении каких-нибудь конкретных мероприятий (смотров, конкурсов, аукционов и т.п.). Положение составляется на общем бланке организации.

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. 

Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Они могут издаваться:

¨ органом государственного управления;

¨ отраслевым органом управления;

¨ муниципальным органом управления;

¨ руководством организации.

Правила – нормативный акт, определяющий порядок работ (поведения), при

выполнении конкретного рода деятельности.

Все организационные документы состоят из разделов, подразделов, имеющих заголовки. Разделы, подразделы нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки. В конце заголовков точка не ставится.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) оформление грифа утверждения (символы, место расположение);

2) оформление подписей и виз ознакомления;

3) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;

4) нумерацию и написание заголовков разделов текста;

5) содержание каждого раздела текста.

Задание 7. Протокол

Оформить протокол какого-нибудь мероприятия в 2-х формах (полного и стенографического).

Оформить выписку из протокола по одному из вопросов того же заседания (совещания и т.д.)

Варианты выполнения задания:

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллективного принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря протоколируемого мероприятия, список присутствующих и повестка дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ. 

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – изложение текста выступления.

В полном протоколе текст пишется в третьем лице единственного числа («предложил», «обосновал» и т.д.), а в стенографическом протоколе – от первого лица единственного числа («считаю»…  «предлагаю»…).

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста протокола, один конкретный вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий ход обсуждения данного вопроса и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает секретарь, он же её заверяет.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) наличие (отсутствие) красной строки при написании реквизитов вводной и основной части;

2) порядок, в котором перечисляются фамилии присутствующих;

3) оформление списка присутствующих (если их 10 и менее, если их более 10, если среди присутствующих есть представители других подразделений или других организаций);

4) оформление заверительной зоны.

Задание 8. Акт

Оформить акт, подтверждающий какое-либо действие или событие.

Варианты выполнения задания:

Акт – документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленные факты (события).

В некоторых случаях акты могут не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение этого в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части последовательно указываются: основание (наименование документа, его дата и номер); составлен комиссией; председатель; члены комиссии; присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся обычным шрифтом с прописной буквы, с нулевой позиции табулятора.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1)    правильность датирования документа;

2)   оформление реквизита «Заголовок к тексту»;

3) оформление списка присутствующих (после слова "Составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже));

4) целесообразность добавления реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф утверждения»;

5) Оформление реквизита «Подпись».