ФЭК, документационное обеспечение управления и архивоведение (производственная практика по проф. модулю ПМ.02)

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ

ПМ.02 Организация архивной работы и справочно-информационной работы по документам организации

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИКУ

Задание 1. ПК 2.1- 2.5. Составить историческую справку к документам архива организации – базы практики.

Для выполнения данного задания необходимо составить историческую справку, состоящую из двух разделов:

1. История организации.

2. История фонда.

В первом разделе необходимо отразить сведения о создании, реорганизации учреждения (предприятия), его организационную структуру, основные виды деятельности.

Во втором разделе указываются виды документов, образуемые в организации, а также сведения об упорядочении документов, т.е. о полном оформлении дел для передачи на архивное хранение и составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Если в организации упорядочении документов не осуществляется необходимо дать рекомендации по упорядочению документов.

Задание 2. ПК 2.1- 2.5. Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих работу архива организации или архивного учреждения.

Для выполнения этого задания необходимо составить список нормативных документов, которые регламентируют деятельность архива организации или архивного учреждения. Все нормативные документы должны быть действующими.

Задание 3. ПК 2.1- 2.5 Проанализировать положение об ЭК и положение об архиве организации - базы практики.

Для выполнения этого задания необходимо указать наличие Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии с указанием даты и номера их утверждения. Проанализировать структуру. Если данных документов в организации не разработано необходимо дать рекомендации по составлению указанных организационно-правовых документов на основе примерных положений.

Задание 4. ПК 2.1- 2.5 Составить схему управления архивным делом в Пермском крае или любом субъекте Российской Федерации, с указанием количества государственных, муниципальных архивов.

Задание 5. ПК 2.1- 2.5 Составить схему классификации документов в пределах АФ РФ.

Для выполнения данного задания необходимо составить схему с указанием федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, органа исполнительной власти в области архивного дела в субъекте Российской Федерации, затем указать подведомственные организации, особое внимание следует обратить  на организации, которые являются учредителями муниципальных архивов.

Для выполнения задания можно воспользоваться лекциями МДК 02.02 «Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций», раздел 1, темы 1.1,1.2, 1.3, а также официальными сайтами органов исполнительной власти.

Задание 6. ПК 2.1- 2.5 Описать организацию процесса передачи документов на архивное хранение (в архив организации или архивное учреждение). Составить акт приема-передачи документов на архивное хранение.

Для выполнения этого задания необходимо указать все этапы передачи документов на архивное хранение. В зависимости от вида архива акт составляется в соответствии с приложениями к Правилам 2020 г. или 2023 г.

Задание 7. ПК 2.1 Составить характеристику списка источников комплектования одного из государственных или муниципальных архивов любого субъекта Российской Федерации или определить источники комплектования архива организации – базы практики.

Для выполнения данного задания необходимо выбрать одно из архивных учреждений Российской Федерации, например МБУ «Архив города Перми». На сайте каждого архивного учреждения размещен список источников комплектования. Необходимо его проанализировать по следующим критериям:

- дата утверждения списка;

- количество источников комплектования;

- анализ формы приема документов;

- организации и учреждения каких отраслей представлены в списке;

- дать рекомендации по включению список источников организаций и предприятий, документы которых имеют политическое, историческое, научное, культурное значение.

Задание 8. ПК 2.1- 2.5 Описать организацию работу экспертной комиссии организации – базы практики. Составить протокол заседания экспертной комиссии.

При выполнении этого задания необходимо рассказать о работе экспертной комиссии в организации – базе практики по следующим параметрам: анализ состава комиссии, с указанием должностей и функций, анализ протоколов экспертной комиссии, виды документов, которые экспертная комиссия согласовывает. Если в организации нет экспертной комиссии, то необходимо дать рекомендации по ее созданию.

Задание 9. ПК 2.2- 2.5 Описать процесс упорядочения документов в организации – базе практики. Выявить особенности упорядочения дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения. Оформить обложки дел, внутренние описи, листы-заверители, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу. 

Для выполнения данного задания необходимо указать этапы упорядочения документов при передаче их на архивное хранение, выявить особенности и недостатки. В приложении к отчету представить примеры оформления обложек дел, внутренних описей, листов-заверителей, годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу. Если в организации упорядочение документов не осуществляется, то необходимо дать теоретический анализ подготовки дел к передаче на архивное хранение и представить бланки документов.

Задание 10. ПК 2.2- 2.5 Проанализировать процесс уничтожения документов в архиве, являющегося базой практики. Составить акт о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

При выполнении задания необходимо указать порядок уничтожения документов в организации по следующим критериям:

- кто отвечает за уничтожение документов в организации;

- где хранятся документы временного хранения до уничтожения;

- составляется ли акт о выделении документов к уничтожению, с истекшими сроками хранения;

- проанализировать акт (количество дел, крайние даты, правильно указаны сроки хранения);

- отметить наличие грифа согласования с экспертной комиссией организации.

Если при выполнении данного задания были отмечены существенные недостатки необходимо дать рекомендации по их устранению.

Задание 11. ПК 2.2- 2.5 Дать характеристику учетным документам архива, являющегося базой проведения производственной практики, в том числе базам данных, ведущимся в архиве и системам электронного документов (СЭД).

Для выполнения данного задания составить список учетных документов, которые ведутся в организации. Описи дел постоянного хранения и по личному составу, дело фонда являются учетными документами.

Если в организации учетных документов нет, необходимо отметить какие документы обязаны оформляться в работе архива организации или архивных учреждений.

Задание 12. ПК 2.2- 2.5 Дать характеристику системе справочно-поисковых средств к документам архива.   Проанализировать архивные справочники архива, являющегося базой практики.

Для выполнения данного задания необходимо составить перечень (перечислить) виды каталогов, обзоров, путеводителей, обзор и описей, которые создаются в архиве, являющемся базой практики.

Если в архиве архивные справочники не создаются необходимо дать рекомендации по их разработке. В архивах организаций, например, обязательно должны быть описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Задание 13. ПК 2.2- 2.5 Проанализировать организацию исполнения социально-правовых запросов. Составить архивную справку на один из социально-правовых запросов, поступивших в архив, являющегося базой проведения практики.

При выполнении данного задания необходимо проанализировать организацию исполнения социально-правовых запросов и составить архивную справку на реальный запрос, поступивший в организацию. Персональные данные могут быть указаны условно или скрыты.

Если в организацию запросы не поступают необходимо прописать правила составления и оформления социально-правового запроса.

Задание 14. ПК 2.2- 2.5 Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.

Для выполнения данного задания необходимо составить список нормативных документов (законы, правила, инструкции, положения и т.д. и т.п.), которые регламентируют создание условий по обеспечению архивных документов.

Задание 15. ПК 2.2- 2.5 Дать характеристику основным нормативным режимам хранения документов в архиве.

Для выполнения данного задания необходимо перечислить и дать краткую характеристику режимам хранения:

- температурно-влажностному;

- световому;

- охранному;

- противопожарному;

- санитарно-гигиеническому.

Задание 16. ПК 2.2- 2.5 Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве, являющемся базой практики. Дать характеристику системам электронного хранения документов. (СХЭД). 

При выполнении задания необходимо описать условия хранения документов по следующим параметрам:

- наличие или отсутствие помещения, его площадь;

- температура и влажность в помещении архива, ведение журнала учета температурно-влажностного режима;

- порядок размещения документов (стеллажи, коробки и т.д.);

- соблюдение светового режима;

- соблюдение охранного и противопожарного режимов, наличие специальных средств;

- особенности соблюдения санитарно-гигиенического режима.

Отдельно указать наличие СХЭД, дать рекомендации по ее совершенствованию или внедрению.

Задание 17. ПК 2.2- 2.5  Дать характеристику организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов. Описать этапы проведения проверки и документальное оформление проверок.

Для выполнения этого задания необходимо описать этапы проведения проверки наличия и состояния дел и документов,  а также указать какие документы отражают проведение проверки.

Задание 18. ПК 2.1- 2.5 Составление отчет по практике.

Отчет составляется по заданиям и оформляется в соответствии с требованиями.

Структура текста отчета:

-  титульный лист (Бланк «Титульный лист»);   

-  содержание;

-  текстовая часть отчета –от 15 до 30 стр. (рекомендовано 2 стр. на выполнение одного задания);

-  список использованных источников;

-  приложения.

В качестве приложения к отчету о практике обучающийся может, при необходимости, приложить графические, аудио-, фото-, видео-, материалы, наглядные образцы изделий, подтверждающие практический опыт, полученный на практике.