СПбИВЭСЭП, документооборот и делопроизводство (контрольная работа, г.Пермь)

Выбор варианта контрольной работы проводится по букве фамилии студента:

Вариант № 1.

1. Особенности использования формул речевого этикета в электронной деловой переписке.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  копия верна

секретарь Н.А. Попова

б)  Ст. менеджер К.П. Федотов

со всем согласен.  24.06.2010

в)  Приложение: документ на 2 л.в 1 экземпляре.

3. Составьте акт, исходя из следующей ситуации:

Принтер HP Laser 4L инв. № 415 передан из отдела рекламы в отдел документационного обеспечения управления (ДОУ). Дата передачи 05 марта 2010года. Комиссия из 3-х человек.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1   ……. Совет

Решил:    1.   Назначить директора фабрики «Заря» О.П. Михайлова  ответственным за проведение выставки.

2.     ….  

Председатель         С.Т. Попова

Секретарь               А.И. Иванова

Текст № 2  Подтверждаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара.

5. Исключите лишнее:

На обложке дела помещаются:  наименование дела, подпись руководителя организации, номер дела, указание сроков хранения, печать, наименование организации и структурного подразделения, перечень документов, находящихся в деле.

Вариант № 2.

1. Документооборот организации как коммуникативный процесс.

2.  Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  В дело № 01-03/15

27.12.2010

б)  Исп. Вотинов Н.П.

тел.222-27-318

в)  Вход. № 118

Дата 01.10.2010

3. Оформите акт о выделении к уничтожению документов, утративших научно-практическое значение, в соответствии с требованиями нормативных документов, учитывая последовательность расположения дел в описи, состав должностных лиц, принимающих участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1   ……. КОЛЛЕГИЯ

РЕШИЛА: Начать подготовительные работы по строительству аквапарка;

срок  их окончания – 30.01.2011 (отв. ст. мастер Т.Д. Сибкин).

Текст № 2  

5. Восстановите правильную последовательность:

При осуществлении контроля происходит снятие с контроля, исполнение поручений и составление отчетного документа, вынесение резолюции, постановка на контроль, рассмотрение отчетного документа руководителем, напоминание об истечении срока контроля.

Вариант № 3.

1. Система архивного хранения документов.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора

Дата

б)  ул. Мира, 3, г. Новгород, 190027, Издательский дом «Мир»

Оборину О.Г. (гл. менеджеру)

в) с 2002 – 2010.

3.  Составьте протокол заседания экспертной комиссии (в краткой форме) об уничтожении дел и изменении сроков хранения, определив повестку дня и сформулировав решение комиссии.

4.  Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1- Ввиду срочности заказа просим прислать необходимые документы  до

10.10.2010.

Текст № 2 – В результате проведенной экспертизы комиссией установлено ….

Текст № 3 – ЦЕЛЬЮ ПРВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИ СРОЧНО КОМАНДИРУЙТЕ АЛЕКСЕЕВСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ ПЯТЬ ДНЕЙ ТЧК

6. Установите соответствия между принципами формирование дела и его заголовком.

Вариант № 4.

1. Современная деловая электронная переписка.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  10/XII- 10г.

б)  Ген. директор «АРИОН» О.Н. Фокин__________

в)  О приглашении на выставку новых технологий, которая состоится

20.09.2010.

3.   Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: Ваша компания начинает выпуск нового оборудования и ищет инвесторов.

4. Исходя из предложенной ситуации, определите соответствующий вид документа (-ов)

а) регулирование трудовых отношений в организации;

б) приобретение товара, срок годности которого истёк год назад;

в) обсуждение и принятие решений о предоставлении разрешений на ипотеку малоимущим.

5. Выберите правильный ответ:

а) дела ведутся в пределах календарного года, в течение пяти лет, в течение всего периода деятельности организации;

б) документы размещаются в деле в прямом хронологическом порядке, в обратном

хронологическом порядке, произвольно;

в) приказы по основной деятельности и по личному составу оформляются в одно дело; в разные дела, в общее дело, содержащее распорядительные документы;

г) аннотация к заголовку дела оформляется в случае, если в деле отсутствует часть документов: если в деле имеются ценные документы или документы-приложения к основному документу, наличие которых не может быть определено по заголовку дела; если в документах содержится особо важная информация.

Вариант № 5.

1. Правила печатного оформления документа.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  прошу подготовить проект договора с ЗАО «Искра» 05.05.2010г.

б) Юрист

Петрова Н.П.  Подпись.

в)  Председатель комиссии: менеджер      Подпись   Н.К. Громов

Члены комиссии: инженер       Подпись   Н.Н. Орлова

кассир       Подпись   Р.Р. Ширинкина

3. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его  жанровую разновидность: в письме, присланном Вам, отсутствует каталог товаров, указанный в приложении.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1-Довожу до Вашего сведения, что во вверенной мне лаборатории оказалось оборудование по алкилбензолу.

Текст № 2 – Передал:                                  Принял:

Инспектор Т.Т. Азин                                   Секретарь Т.О. Томосов

№ телефона…..                                         № телефона….

Дата……                                                    Дата…

Рег. ……..                                                  Рег. ………

Время передачи…..

Просим направить своего представителя 11 апреля 2010г. к 16 час. по адресу:

 ул. Попова, дом 30/1, оф. 2  для рассмотрения спорных вопросов.

5. Заполните пропуски, дополните следующие высказывания:

а) документ утверждается после…;

б) утвержденный документ приобретает…;

в) утверждение служит для… .

Вариант № 6.

1. Процессы унификации и стандартизации документирования.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  Ген. директору фирмы

б)  Гусеву Д.И.

Оперативно

Подпись

в) «про И.С. Сомова»

3. Составьте текст справки для следующей ситуации:

Ваш магазин «Хлеб» (в составе ТД «Арс») перешел на самообслуживание. По результатам работы вам  необходимо отразить в справке 1) организационные проблемы (создание благоприятных условий труда, сокращение товарных потерь);

2) технологические проблемы (состояние оборудования, участие в ярмарке по закупке кассового оборудования).

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1- Ф.И.О. Волкова Ольга Павловна.

Образование – высшее, ПГУ.

Стаж работы – 3 года, программист.

Цель – трудоустройство на должность инженера.

Хобби - ……

Текст № 2 – Председатель – Глухов Н.Н.

Секретарь – Орлова П.И.

Присутствовали – 27 чел. Кворум имеется.

Повестка дня.

1. О…

2. О…

5. Дополните высказывания:

а) Дело – это…

б) Формирование дел – это…

в) Частичное оформление дел предполагает…

Вариант № 7.

1. Структурная организация документа. Понятие реквизита. Типология реквизитов. Нормативные акты, регулирующие использование реквизитов.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  Ст. менеджер К.П. Федоров

со всем согласен

24.06.2010

б) Директор «Мега-Сервиса»  ___________ /Смирнов Н.О./

в) Все верно. Архивариус А.С. Томосов  Подпись 12.01.10.

3. Составьте докладную записку для следующей ситуации:

Менеджер отдела продаж договорился о поставке нового товара в сеть магазинов «Добрыня». Для скорейшего ознакомления покупателя с товаром и повышения объема продаж было принято решение о размещении в торговых точках постеров с рекламой данного товара. Однако на складе фирмы постеров в достаточном количестве не оказалось, и возникла необходимость заказать их в рекламной фирме « Паритет».

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1- Прошу принять меня на работу с 01.05.2010 года в отдел продаж, менеджером.

Текст № 2 – 1.1. Инструктор I категории о/к, организационно-массовой работы

и контроля относится к категории специалистов.

1.2. На должность инструктора I категории назначается лицо, имеющее   профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. …

5.   Укажите ошибки в оформлении текста письма:

При обращении – Уважаемый г-н Пономарев;

-  Г-жа Л.Н. Лебедева;

- Уважаемые г-да;

- Уважаемый Добренко Сергей Иванович!

Вариант № 8.

1. Распорядительные документы, функции, виды, основные реквизиты, используемые при оформлении. Структура текста, языковые клише, используемые в распорядительных документах.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а)  Приложение на 2 листах в 3 экземплярах в первый адрес.

б) Замечания прилагаются

Подпись  Круглова Н.П./

в) Согласовано А.Г. Громовым

2 декабря 2010года.

3. Составьте соответствующий информационно-справочный документ, опираясь на следующую ситуацию:

В Новосибирской фирме «Тур - Сиб» при проведении описи мебели было обнаружено исчезновение двух мягких кресел и журнального столика из приемной начальника отдела перевозок. Была создана комиссия, которая установила, что в организации вывоза мебели участвовала секретарь Н.И. Шастина. В своей объяснительной записке она указала, что мебель по просьбе администратора фирмы Е.Р. Петровой была перевезена в Томский офис компании. 

 4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст № 1 - В результате проверки установлено: 13.09.2010 при сходе с конвейра   партии автомобилей ВАЗ гл. механиком С.Т. Ивановым не была выполнена проверка механизмов.

Составлен в 2-х экз.

Текст № 2 – Уважаемый Виктор!

Сообщаем Вам о том, что на склад нашей фирмы поступила партия мебели из Японии.

5. Закончите следующие высказывания:

а)  регистрация документов необходима для …;

б)  основная функция контроля – это …;

в) номенклатура дел – это ,.. .

Вариант №9

1. Состав информационно-справочных документов, их функциональное предназначение. Структура текста. Правила оформления.

2. Исправить ошибки в оформлении реквизитов

a)     срочность проведения ревизии;

b)     «Утверждаю»

план

глава администрации

Краснокамска П.С. Михеев;

c)     13 ноября 09.

3. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираюсь на ситуацию:

Гл. инженер отдела снабжения издал………..…о составе дополнительной партии пиломатериалов.

4. Определить вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст №1 –

«Макро-С»                                                        Директору

«МНТ»                                                              фирмы

ул. Космическая, 12-оф.25                              Г.П. Григорьеву

г. Москва, Россия, 694209

12.03.2010 №311

на №________от________

О презентации

Приглашаем вашу фирму посетить презентацию новых    разработок…….

Текст №2 – Принятые решения:

1. Менеджеру К.Н. Усову подготовить документы до 21.03.2010

2. Ст. экономисту А.А Васильеву организовать переход на новую оплату труда до 01.04.2010.

3. Дополните высказывание:

a) в состав экспертной комиссии входят…..;

b) работа экспертной комиссии заключается в…..;

c) экспертная комиссия проводит заседания…….. .

Вариант №10

1. Деловое письмо как документ, разновидности, языковые формулы, употребляемые в деловой переписке. Правила оформления.

2. Исправить ошибки в оформлении реквизитов:

a) г. Москва, Россия, улица  Пушкина, д. 35-2,

офис 7 телефон 33-52-12

b)     11 декабрь/10г.

c)     Утверждаю Ю,В. Колесников

Нач. отдела продаж

13.04.2012г.

3. Составьте приказ в соответствии со следующей ситуацией:

В ОАО «Запуск» была проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности, в ходе которой выявлено, что на предприятии не ведется журнал учета выдачи  доверенностей и отсутствует отчетность по командировкам.

4. Определить вид документа, опираясь на сл. фрагменты текста:

Текст №1 – Довожу до вашего сведения, что вчера наш отдел получил груз из Бразилии. Но вместо 4 упаковок, указанных в документах, получено 3.

Текст №2 – Основание: приказ ген. директора от 30.10.2010 составлен комиссией в составе:

Председатель ст. механик Федоров Е.О члены комиссии:

1. Мастер Кедров И.Г

2.Слесарь Стопин И.Е

4. Установите правильную последовательность оформления реквизитов делового  письма, добавьте пропущенные: подпись, наименование организации, дата, текст, справочные данные об организации,……..

Вариант №11

1. Контроль исполнения документов. Задачи контроля. Состав контролируемых документов. Порядок осуществления контроля.

2. Исправить ошибки в оформлении реквизитов

a)     Директору фирмы «ФОКУС»

       Булыгину Е.М от главбуха Чинсова

b)     Менеджер

       Козлов Н. Н._______

c)     Приложение в 1экз. только директору завода «Урал»

3. Составьте организационный документ опираясь на ситуацию: необходимо определись правила поведения для сотрудников вашей организации, их правила и обязанности.

4. Определить вид документа, опираясь на сл. фрагмент текста:

Текст №1 – В связи с необходимостью определения технического состояния конвейера №6 в кондитерском цехе.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1……………

Текст №2 – Я, Тишохина М.Ю. не была на экзамене по маркетингу, не потому что не выучила предмет и боялась  завалиться, как говорят, а потому что накануне упала и сильно повредила руку, правую.

Установите связь между делопроизводственной операцией и должностным лицом.

Прием документов                                         экспедиторская служба

Сортировка Документов                                руководитель

Вынесение резолюции                                   секретарь-референт

Регистрация документа                                  сотрудник канцелярии

Контроль исполнения документов                секретарь

Вариант №12

1. Компьютерные технологии, применяемые при обработке документов.

2. Исправить ошибки в оформлении реквизитов

a)     В.К Чернышевой

  Отправить факс немедленно.

   02.02.11.

b) Согласованно

    Коротков А.А_________

    5.05.2011

c) «про необходимость уволить Ивашкевича»

3. Составьте докладную записку для следующей ситуации:

в связи с временной лотерей трудоспособности сотрудника в результате травмы, полученной на ежегодной спорт олимпиаде сотрудников, начальник технологического отдела просит оказать материальную помощь.

4. Определить вид документа, опираясь на сл. фрагменты текста:

Текст №1 – После проведения технического осмотра гл. механиком члены комиссии во главе с представителем установили………..

Текст №2 – Представитель – Громов Е.Н

Секретарь – Сивкова О.О.

Присутствовали: 47 чел. (список регистрации прилагается)

Повестка дня

1. О………………..

2. О………………..

5. Восстановите пропущенные звенья:

Основные этапы работы с внутренними документами: составление проекта документа -…………- рассмотрение документа руководителем – подготовка окончательного текста документа -…………- регистрация документа -...-…- направление документа в дело.

Вариант №13

1. Понятие номенклатуры дел, виды, процедура разработки. Принципы систематизации разработки. Принципы систематизации дел. Требования к оформлению заголовков дел в номенклатуре.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

a)     Ин. директор « Терции» Р.П. Игнатов__________

b)     22/05/12

c)     Ст. менеджер Подпись

М..Р. Крицкий

3. Составьте текст делового письма, определите его жанровую разновидность: Ваша фирма в связи с приближением праздников снизила расценки на путевки в Египет.

4. Определить вид документа, опираясь на сл. фрагменты текста:

Текст №1 – Довожу до вашего сведения, что из аудитории №417 исчезли три персональных компьютера.

Текст №2 – I  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Юридические лица:

1)     Научно – производственный  медицинский центр

2)     Научно – производственное объединение договорились создать общество с ограниченной ответственностью «ЭКСМО» (далее – Общество) в соответствии с Законом РФ.

1. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

3.     Профессор, директор, зам. директора, губернатор;

4.     Резолюция, дата, виза, протокол, подпись;

5.     Постановление, решение докладная записка, распоряжение.

Вариант №14

1. Виды и место хранения документов. Комплекс работ, проводимых службой ДОУ при сдаче в архив документов организации. Требование к оформлению дел при сдаче их в архив.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов

а)  344014  гор Калуга, Красный пр-кт, 68-1, тел (83842)24-32-13.

б) 11. декабрь /09г

в) Т.П Соколову

к 5.06

личная подпись

22.05.12

3. Составить текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: ваша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработанных компании «АРТ» вам поручено написать письмо, в котором необходимо обсудить условия поставки, приложив проект договора.

4. Определить вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст №1 - ….. коллегия

РЕШИЛА: Утвердить проект аквапарка, представленный группой архитекторов во главе с А.С. Поповым

Текст №2 – Оперативное извещение филиала компании о приезде делегации

5.Исключите лишнее:

В системе информационно справочной документации: протокол, акт, устав, штатное расписание, справка, телефонограмма, инструкция.

Вариант №15

1. Организация работы с конфедициальными документами организации.

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов

a)     1.11.12 года

b)     гор. С – Петербург, Россия, улица С. – Щедрина, дом 35-2, офис 2.

c)     Верно:

      22.12.2009.

3. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст №1 – Ввиду срочности заказа просим прислать необходимые документы до 10.05.2012.

Текст №2 – В результате проведенной экспертизы комиссий было установлено …….

5. Исключите лишнее:

В организациях,  действующих на основе принципа единоначалия, издаются: приказ, решение, распоряжение, постановление, указание.