Тема 1. Проект как объект управления

Задание 1. Выбор и обоснование темы проекта

Выберите идею для вашего проекта из сферы услуг. Это должно быть что-то конкретное и реализуемое.

Напишите четкое и емкое название вашего проекта.

Сформулируйте обоснование (бизнес-кейс), ответив на вопросы, чтобы описать суть проблемы или возможности:

· Проблема/возможность: какую проблему клиентов вы решаете или какую рыночную возможность используете?

· Цель инициации: зачем нужно запускать именно этот проект? Какой стратегической цели компании он служит?

· Предполагаемое решение: в чем заключается ваше проектное решение в общих чертах?

Напишите краткий текст (7-10 предложений), объединяющий ответы на эти вопросы. Это будет предварительное описание проекта.

Задание 2. Определение целей и классификация проекта Сформулируйте цели проекта. Цели должны быть качественными на этом этапе. Позже необходимо сделать их измеримыми (SMART).

Сформулируйте 3-4 ключевые цели вашего проекта. Запишите их списком.

Классифицируйте проект. Заполните таблицу. Дайте краткое обоснование для каждой строки.

Таблица 1 - Классификация проекта «Название проекта»

Задание 3. Определение ограничений и предварительных параметров Определите ключевые ограничения «железного треугольника». Дайте приблизительные, но реалистичные оценки.

Срок - какой общий срок реализации проекта от начала до открытия/запуска вам кажется реалистичным? (Например, «3-4 месяца»).

Бюджет - какой примерный объем инвестиций потребуется? Опирайтесь на здравый смысл и примеры из жизни. (Например, «Около 1.5 – 2 млн рублей»).

Содержание - в одном предложении опишите, что точно входит в проект, а что точно не входит.

Опишите ожидаемый результат. Что будет создано в итоге проекта? Как это будет выглядеть «на выходе»? Сформулируйте описание конечного продукта/сервиса (2-3 предложения). Общая структура для вашего описания:

· Сущность: что будет создано? (Работающий сервис, открытая точка, запущенная платформа).

· Готовность к использованию: в каком состоянии это будет? (Готово к коммерческой эксплуатации, открыто для клиентов, начало работу).

· Ключевые компоненты: из чего это состоит? (Оборудованное помещение, IT-система, команда, методика, партнёры).

· Масштаб «на старте»: какой начальный охват? (Количество пользователей, зона доставки, количество сотрудников/групп).

Задание 4. Итоговое оформление

Соберите все ответы в структурированный текст — черновой вариант для будущего документа.

Что должно быть после выполнения заданий:

· Четкое название и концепция проекта.

· Заполненная таблица классификации.

· Понимание целей и границ проекта.

· Черновые тексты для трех разделов итогового документа: ВВЕДЕНИЕ, ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ, часть УСТАВА ПРОЕКТА.

Эти задания служат прочным фундаментом для всей последующей работы. Без четкой инициации все дальнейшее планирование теряет смысл.

Тема 2. Методология управления проектами

Задание 1. Детальный анализ заинтересованных сторон

Ваша задача — не просто перечислить стейкхолдеров, а понять их мотивацию и степень влияния на проект.

1 шаг. Идентификация. Составьте максимально полный список всех лиц, групп или организаций, которых затрагивает ваш проект или которые могут повлиять на него. Используйте наводящие вопросы:

· Кто финансирует проект? (Спонсор)

· Кто будет им пользоваться? (Клиенты)

· Кто будет его выполнять? (Команда, подрядчики)

· Кто может ему помешать или помочь? (Конкуренты, регуляторы, арендодатель)

· Чьи бизнес-процессы изменятся? (Сотрудники смежных отделов)

2 шаг. Анализ и категоризация. Заполните таблицу анализа. Для каждой группы ответьте на ключевые вопросы.

Таблица 2 -Реестр и анализ заинтересованных сторон проекта «Название вашего проекта»

3 шаг. Матрица власти/интереса. Визуализируйте анализ. Нарисуйте схематично оси: «Уровень влияния (Власть)» и «Уровень заинтересованности». Разместите на ней группы стейкхолдеров из Таблицы 2 по четырем квадрантам:

· Высокая власть, высокая заинтересованность (управляйте внимательно): Спонсор, ключевой подрядчик. Требуют максимального внимания и активного вовлечения.

· Высокая власть, низкая заинтересованность (удовлетворяйте): Регуляторы, высшее руководство смежных отделов. Их нужно информировать, чтобы они оставались довольны.

· Низкая власть, высокая заинтересованность (информируйте): Клиенты, рядовые сотрудники. Нужно держать в курсе, собирать их мнение.

· Низкая власть, низкая заинтересованность (наблюдайте): Широкая общественность, второстепенные поставщики. Минимальные усилия на мониторинг.

Задание 2. Разработка Устава проекта

Устав — это формальное «рождение» проекта. Используйте все наработки из Задания 1 темы 1 и Задания 1 данной темы.

Структура Устава проекта «Название проекта»

1. Название проекта: [Повторите утвержденное название].

2. Спонсор проекта (Заказчик): [Должность, ФИО – кто утверждает и финансирует].

3. Менеджер проекта: [кто отвечает за управление].

4. Обоснование бизнес-потребности:

- Проблема или возможность: кратко (2-3 предложения).

- Цель инициации: зачем мы это делаем? Как связано со стратегией?

- Предварительный анализ выгод: какие качественные и количественные выгоды ожидаем? (Например, увеличение выручки на X%, охват N клиентов, сокращение издержек на Y%).

5. Цели проекта (SMART): преобразуйте качественные цели из Задания 1 в измеримые.

Сформулируйте 2-3 ключевые SMART-цели.

6. Описание содержания проекта в разрезе «включает/не включает»:

- Уточните и детализируйте пункт из Задания 3 темы 1. Добавьте конкретики.

7. Ключевые результаты: что будет физически создано и передано? Список из 5-7 пунктов.

8. Ключевые этапы и вехи (Milestones) с датами: 3-5 основных контрольных точек.

9. Бюджетная оценка: укажите диапазон или общую сумму, основанную на предварительной оценке из темы 1.

10. Основные допущения и ограничения:

11. Ключевые риски: перечислите 3-5 самых серьезных потенциальных угроз или возможностей.

12. Критерии успеха проекта: по каким признакам мы поймем, что проект успешен?

13. Утверждение

Задание 3. Итоговое оформление

Что должно быть после выполнения заданий:

· Детальный анализ стейкхолдеров в виде таблицы и схемы.

· Полностью разработанный и структурированный Устав проекта.

· Обновленные черновики для двух ключевых разделов итогового документа: 2. Анализ заинтересованных сторон и 4. Устав проекта.

Тема 3. Планирование хода выполнения проекта

Задание 1. Декомпозиция проекта. Создание ИСР (WBS)

Задача этапа - разбить весь объем проекта на небольшие, управляемые пакеты работ.

1. Вспомните ключевые результаты, которые вы указали в Уставе.

2. Для каждого результата задайте вопрос: «Какие основные работы нужно выполнить, чтобы это получить?»

3. Создайте иерархическую структуру работ (ИСР). Используйте цифровую или буквенную индексацию для обозначения уровней. Вам нужно получить 3-4 уровня детализации.

Задание 2. Создание списка задач, оценка длительности и построение сетевого графика

Теперь углубимся в уровень конкретных задач.

1. Список задач. Выберите 2-3 ключевых пакета работ из вашей ИСР (например, «2.1. Работы с помещением» и «4.1. Подбор персонала») и декомпозируйте их до уровня конкретных задач. Составьте общий список из 15-20 задач для всего проекта.

2. Оценка длительности. Для каждой задачи оцените продолжительность в рабочих днях. Используйте метод экспертных оценок (оцените, как специалист). Старайтесь, чтобы задачи были от 1 до 10 дней.

3. Определение зависимостей. Для каждой задачи определите, какие задачи должны быть выполнены ДО ее начала (предшественники). Запишите это.

4. Таблица данных. Заполните таблицу.

Таблица 3 - Список задач, длительности и зависимости

5. Построение сетевой диаграммы. Нарисуйте от руки или в графическом редакторе сетевую диаграмму (граф), используя данные из таблицы. Задачи – прямоугольники (узлы), зависимости – стрелки. Рассчитайте для нескольких ключевых задач:

- Раннее начало (РН): максимальное из ранних окончаний предшественников.

- Раннее окончание (РО): РН + Продолжительность.

- Определите задачу с самым поздним РО. Это будет общая длительность проекта.

- Критический путь: мысленно пройдите по пути задач, где любая задержка приведет к сдвигу окончания проекта. Этот путь и есть критический.

Задание 3. Построение диаграммы Гантта и календарного графика

1. Используя список задач и их длительности, постройте диаграмму Гантта. Вы можете сделать это в Excel, создав простую таблицу с полосами, или использовать бесплатные онлайн-инструменты (например, GanttPRO, диаграмма в Google Sheets). На диаграмме должны быть видны задачи, их длительность и последовательность.

2. Превратите диаграмму Гантта в календарный график. Предположите дату начала проекта (например, 01.10.2024). Учитывайте только рабочие дни (понедельник-пятница). Определите даты начала и окончания для 5-7 ключевых задач.

Таблица 4 - Фрагмент календарного графика

Задание 4. Оценка стоимости и формирование бюджета

1. Классификация затрат. Разделите все затраты вашего проекта на категории:

- Капитальные затраты (CAPEX): разовые вложения в активы (оборудование, ремонт, лицензии ПО).

- Операционные затраты на этапе проекта (OPEX): текущие расходы во время реализации (аренда на время ремонта, зарплата управленческой команды, связь).

- Фонд оплаты труда операционного персонала (после запуска).

2. Таблица ресурсов и стоимости. Создайте упрощенную версию. Выберите 3-5 самых затратных статей.

Таблица 5 - Оценка ключевых затрат проекта

3. Итоговая смета. На основе Таблицы и других оценок сформулируйте итоговую цифру бюджета проекта. Сравните ее с бюджетной оценкой из Устава. Если есть расхождения, обоснуйте их.

Задание 5. Итоговое оформление и ответы на вопросы

1. Перенесите вашу ИСР в итоговый документ. Это будет раздел «6. Структура декомпозиции видов деятельности и список работ проекта».

2. На основе Таблицы 3 напишите раздел «7. Продолжительности выполнения работ».

3. Вставьте или опишите вашу сетевую диаграмму и диаграмму Гантта для разделов «8. Сетевая диаграмма проекта» и «9. Календарный график производства работ».

4. На основе Таблицы 5 создайте простые ведомости ресурсов для ваших ключевых пакетов работ. Это основа для разделов «10. Ведомости необходимых ресурсов...».

5. Ответьте письменно:

- Какова расчетная общая продолжительность вашего проекта по критическому пути?

- Какая задача или группа задач оказалась на критическом пути и почему?

- Уложились ли вы в первоначальную бюджетную оценку из Устава? Если нет, то какие статьи затрат оказались больше, чем вы предполагали?

Что должно быть после выполнения заданий этой темы:

1. Иерархическая структура работ (ИСР).

2. Список задач с оценкой длительности и зависимостей.

3. Сетевая диаграмма (схематично) и понимание критического пути.

4. Диаграмма Гантта и календарный график.

5. Оценка ключевых затрат и итоговый бюджет.

6. Черновые материалы для 5 разделов итогового документа: 6. ИСР,

7. Продолжительности работ, 8. Сетевая диаграмма, 9. Календарный график, 10-13. Ведомости ресурсов и смета.

Тема 4. Организационные основы управления проектами

Задание. Проектирование организационной структуры проекта (OBS)

Создайте три таблицы для вашего проекта, которые покажут всю организационную структуру.

Задание 1. Роли в проекте.

Подумайте, какие люди и организации нужны, чтобы реализовать ваш план (ИСР из прошлого задания). Заполните таблицу.

Таблица 6 - Роли в проекте «Ваше название проекта]»

Как заполнять:

· В столбце «Кто это конкретно?» укажите должность, ФИО или название компании.

· В столбце «Что делает?» — одну главную обязанность в проекте.

Задание 2. Штатное расписание (персонал после запуска)

Теперь опишите, кто будет работать в вашем сервисе после того, как проект завершится и откроются двери для клиентов.

Таблица 7 - Штатное расписание сервиса «Ваше название проекта»

Примечание: эти расходы — не часть бюджета проекта на запуск, а будущие текущие расходы бизнеса.

Задание 3. Матрица ответственности RACI

Это самая важная таблица. Она соединяет работы (из ИСР) и роли (из Таблицы 6). Она показывает, кто за что конкретно отвечает.

Правила RACI:

· R (Responsible) — делает: тот, кто выполняет работу.

· A (Accountable) — отвечает: тот, кто несет конечную ответственность, утверждает результат. На одну задачу — только один «A»!

·C (Consulted) — советуется: с ним советуются перед решением.

· I (Informed) — информируется: его просто ставят в известность о результате.

Таблица 8 - Матрица RACI (фрагмент для ключевых задач)

Как заполнять:

· Возьмите 5-7 самых важных задач из вашего плана (ИСР).

· Возьмите 4-5 ключевых ролей из вашей Таблицы 6.

· На пересечении поставьте букву: R, A, C или I. Следите, чтобы на каждую задачу был один и только один «A» (чаще всего это будет Менеджер проекта).

Задание 4. Итог и вопросы Что нужно сделать:

· Заполнить три таблицы (6, 7, 8) для своего проекта.

· Перенести их в итоговый документ в раздел «15. Квалификационные требования... организационная структура проекта».

Вопросы для самопроверки (ответьте письменно):

· В матрице RACI вы поставили на каждую задачу только одну букву «A»? Если нет, исправьте.

· Есть ли в матрице задачи, где нет ни одного «R» (то есть никто не назначен делать работу)? Это ошибка, исправьте.

· Почему оклады из Таблицы 7 (штатное расписание) не включаются в бюджет проекта?

Итог: у вас будет полная ясность, кто, что и за что отвечает в вашем проекте. Это основа для управления командой и избежания путаницы.

Тема 5. Контроль и регулирование хода выполнения проекта

Задание. Создайте три документа для вашего проекта, которые помогут им управлять: 1) план управления рисками, 2) план управления качеством, 3) план коммуникаций.

Задание 1. План управления рисками

Риск — это неопределенное событие, которое в случае наступления может повлиять на цели проекта (сроки, бюджет, содержание, качество).

Необходимо выявить 5-7 самых важных рисков для вашего проекта и запланировать действия по работе с ними.

Таблица 9 - Реестр рисков проекта «Название проекта»

Как заполнять:

· Вероятность и влияние: оцените по своей шкале (Словами или цифрами от 1 до 5).

· План действий: должен быть конкретным (что сделать ДО того, как риск наступил, чтобы его избежать или смягчить последствия).

Задание 2. План управления качеством

Качество — это соответствие результата ожиданиям. Нужно определить, какие требования к качеству есть у вас и у клиентов, и как вы будете проверять их выполнение.

Определите стандарты качества для вашего сервиса и запланируйте мероприятия по их контролю.

Таблица 10 - Требования к качеству и план контроля

Задание 3. План коммуникаций

Чтобы все были в курсе и не было путаницы, нужно заранее договориться, кто, что, кому и когда сообщает. Для этого нужно спланировать ключевые коммуникационные события в вашем проекте.

Таблица 11 - План коммуникаций проекта

Как заполнять:

· Будьте конкретны в столбце «Когда?» (не «периодически», а «каждую пятницу» или «за 3 дня до события»).

Задание 4. Итог и вопросы Что нужно сделать:

· Заполнить три таблицы (9, 10, 11) для своего проекта.

· Перенести их в итоговый документ в соответствующие разделы: Таблица 9 → Раздел «16. План снижения рисков проекта».

Таблица 10 → Раздел «5. Требования к качеству и план управления качеством проекта».

Таблица 11 → Раздел «17. План коммуникаций проекта».

Вопросы для самопроверки (ответьте письменно):

· Назовите один риск из вашего реестра, который может стать причиной срыва сроков всего проекта (критический путь). Почему он так опасен?

· Как мероприятие «тайный покупатель» из плана качества поможет не только проверить сервис, но и управлять рисками?

· В плане коммуникаций есть ли важный получатель информации (стейкхолдер), о котором вы забыли? Добавьте строку для него.

Теперь у вас есть не только план «как делать», но и планы на случай, если что-то пойдет не так, а также инструкции, как поддерживать порядок в коммуникациях и контролировать качество. Это превращает ваш проект из простого списка задач в управляемую систему.

Тема 6. Управление человеческими ресурсами и командой проекта

Задание 1. Интеграция планов. Сборка итогового документа

Главная задача на этом этапе — создать финальную версию документа «Комплексный план проекта».

Объедините все выполненные задания в единый документ, отредактировав и приведя его в соответствие со структурой примера.

Что нужно сделать:

1) Откройте ваш итоговый файл проекта.

2) Проведите ревизию и интеграцию. Убедитесь, что все разделы логично связаны и не противоречат друг другу. Проверьте по чек-листу:

Чек-лист согласованности разделов:

· Цели в Уставе (разд.4) соответствуют общему описанию во Введении.

· Стейкхолдеры (разд.2) учтены в Плане коммуникаций (разд.17) и Матрице RACI (разд.15).

· Задачи в ИСР (разд.6) и Графике (разд.7-9) имеют отражение в Матрице RACI (разд.15) (ответственные).

· Ключевые риски (разд.16) связаны с задачами, которые они могут затронуть (например, риск срыва поставки — с задачей «Доставка оборудования»).

· Бюджет (разд.10-14) реалистичен для выполнения всех работ из ИСР в указанные сроки (разд.9).

3) Оформите документ. Добавьте титульный лист, оглавление (автоматическое), пронумеруйте страницы. Приведите стили заголовков к единообразию.

Задание 2. План завершения проекта и «Извлечённые уроки»

Проект   не   заканчивается   в   день   открытия.   Нужно   закрыть   все обязательства и проанализировать опыт.

Спланируйте последнюю фазу жизненного цикла — Завершение.

Ответьте на вопросы и оформите как текст для раздела «3. Этапы жизненного цикла проекта» (фаза «Завершение»):

Административное закрытие:

· Какие договоры с подрядчиками и поставщиками нужно будет закрыть (подписать акты, произвести окончательные расчеты)?

· Какую документацию (паспорта на оборудование, сертификаты, инструкции) необходимо передать от команды проекта будущему операционному руководителю (управляющему)?

· Какие финансовые отчеты необходимо предоставить спонсору? Закрытие команды проекта:

· Что вы сделаете для внутренней команды проекта (благодарность, премия, возврат к основным обязанностям)?

· Как будет оформлен операционный персонал (подписание трудовых договоров, ввод в должность)?

Анализ «Извлечённых уроков» (Lessons Learned):

· Когда и с кем вы проведете встречу по анализу уроков (только внутренняя команда или с привлечением ключевых подрядчиков)?

· Какие вопросы обсудите? Составьте короткий список (3-5 пунктов). Примеры: «Что было сделано хорошо и почему?», «Какие проблемы возникли и как мы с ними справились?», «Что можно улучшить в процессах управления для следующих проектов?».

· Где и как будет храниться отчет по извлечённым урокам, чтобы опыт этого проекта был полезен в будущем?

Задание 3. Итоговые выводы и презентация

Сформулировать ценность проекта и подготовиться к его защите. Напишите раздел «18. Общие выводы» для вашего документа.

Кратко резюмируйте: как проект решает изначальную проблему/использует возможность?

Подчеркните его ключевые преимущества и сильные стороны (например, удачное расположение, уникальность услуги, эффективный план).

Укажите ожидаемый эффект (не только финансовый, но и репутационный, клиентский).

Сделайте заключительный вывод о целесообразности и перспективах проекта.

Подготовьте итоговую презентацию для защиты проекта.

Создайте план презентации из 5-7 слайдов:

Таблица 12 – Структура итоговой презентации

Задание 4. Итог и финальные вопросы Что нужно сделать:

· Полностью готовый и отформатированный документ «Комплексный план проекта» со всеми разделами.

· Текст с планом завершения и анализом уроков (для раздела 3).

· Готовую презентацию (5-7 слайдов) в PowerPoint или другом формате.

· Ответить на финальные вопросы.

Финальные вопросы для самопроверки (ответьте письменно):

1) Согласованность: какой была самая сложная находка при проверке согласованности разделов вашего плана (чек-лист из Шага 1)? Как вы это исправили?

2) Уроки: какой один самый важный «урок» о процессе управления проектами вы вынесли лично для себя, выполняя эту практическую работу?

3) Защита: если бы вам нужно было убедить инвестора в вашем проекте за 60 секунд, какие три ключевых аргумента (не из финансов) вы бы использовали?