Модуль1. Подход к анализу процессов в компании клиента

Лабораторная работа №1

Основной бизнес-процесс

Опишите основной бизнес-процесс в вашей компании, создающий выручку, по пунктам:

· кто владелец процесса;

· кто клиент;

· какой продукт: какую потребность он удовлетворяет, какие характеристики важны клиенту;

· где точки начала и завершения процесса;

· этапы, действия (крупными блоками);

· какой объект "двигается" в вашем процессе (объектов может быть несколько);

· какие роли участвуют в реализации процесса;

· где точки передачи объекта;

· какие используются ресурсы;

· какими метриками измеряется, что они позволяют контролировать.

Например, чтобы составить полную картину, вы можете провести интервью с вашим руководителем или директором.

Внутренний бизнес-процесс

Хорошей задачкой для погружения в тему бизнес-процессов будет анализ собственной деятельности.

Опишите работу по вашей позиции/должности с точки зрения внутреннего бизнес-процесса: какой продукт является итогом вашей работы, кто заказчик и т.д.

Если вы занимаетесь внедрением Битрикс24, работаете не в одиночку, то наверняка клиентский проект к вам приходит на какой-то стадии. Вы его принимаете, выполняете свою часть работы и передаете дальше другим сотрудникам. Или, быть может, вы ведете проект полностью как менеджер, что, в свою очередь, будет большим блоком в основном бизнес-процессе компании.

Перечислите параметры бизнес-процесса, аналогичные первой части задания. Ключевое отличие только в том, что "клиент" внутренний. Кто он? Что он получает?

Ваш руководитель может быть отличным кандидатом, чтобы прояснить моменты, о которых вы ранее не задумывались.

Есть "классический" пример для размышления на тему внутреннего продукта - бизнес-процесс "Уборка помещения".

· Владельцем процесса можно считать, например, руководителя хозяйственной службы компании.

· Клиенты - все сотрудники.

· Продукт - чистота 

· Удовлетворяемая потребность - работа в комфортных, здоровых условиях. Можно привести в пример характеристику: чистота должна быть обеспечена заранее и так, чтобы не мешать работе сотрудников.

· Точки начала и завершения, скорее всего, заранее регламентированы, но точкой начала может быть и событие "у нас тут что-то разлилось"

· Этапы и действия тут понятны, думаю, каждый выполнял "бизнес-процесс" по уборке своего помещения

· "Объект", "роли", "точки передачи" здесь не нужны. Мы описываем работу, которая выполняется полностью одним сотрудником, без приема или передачи объектов коллегам.   

· Ресурсы: инвентарь для уборки, моющие средства.

В простом бизнес-процессе это будет вполне наглядно.

Модуль 2. Бизнес-процессы в Битрикс24

Лабораторная работа №2

1. Включаем и запускаем бизнес-процессы, знакомимся с интерфейсом выполнения заданий бизнес-процесса

1. Создайте облачный портал Битрикс24.

2. Включите демо-режим.

3. Установите типовые бизнес-процессы по файлам на диске

4. Создайте двух пользователей: Михаила и Александра.

Для проигрывания, проверки сценария бизнес-процесса удобно авторизоваться на портале под всеми пользователями, участвующими в бизнес-процессе (например, используя разные браузеры). Для каждого пользователя вам потребуется уникальный e-mail.

Удобно использовать возможность некоторых почтовых сервисов, например, gmail. Для почты вида мояпочта@gmail.com можно указывать сколько угодно почтовых адресов вида мояпочта+любоеслово@gmail.com, почта приходит на мояпочта@gmail.com.

5. Установите Александра руководителем отдела продаж (отдел есть в схеме компании в демо-данных портала), а Михаила - сотрудником. 

6. Загрузите файл на общий диск и запустите по нему любой бизнес-процесс, в участниках укажите созданных пользователей. 

7. После утверждения - найдите задание бизнес-процесса среди завершенных и попробуйте добавить комментарий к нему. 

2. Пробуем процессы в живой ленте 

1. Запустите любой процесс под Михаилом (создайте счет на оплату, заявку на отпуск и т.д.).

2. При первом запуске система попросит настроить бизнес-процесс. Чтобы не создавать еще пользователей, можно указать вашего основного пользователя портала.

Модуль 3. Инструменты разработчика

Лабораторная работа №3

Сделаем доработку типового бизнес-процесса, используем калькулятор и модификаторы

1. Сделайте копию штатного бизнес-процесса по согласованию счетов "Счет на оплату". Назовем его "Согласование с отчетом". Бизнес-процесс запускается по одноименному процессу в ленте.

2. Создайте счет. Первый запуск бизнес-процесса покажет окно настроек, нужно указать двух пользователей. Чтобы не создавать новых пользователей и проще проигрывать сценарий выполнения бизнес-процесса, можно указать вашего основного пользователя портала.

3. Отключите автозапуск штатного бизнес-процесса при создании элементов процесса.

4. Внесите изменение в копию бизнес-процесса. Добавьте действие, которое будет ставить задачу сотруднику, создавшему счет.

5. Задачу создавайте после получения подтверждения от бухгалтера, что документы получены.

6. Настройте параметры действия:

• Название: "Вам необходимо подготовить отчет по счету [номер счета] от [дата счета]". В параметры "номер" и "дата" подставьте значения из полей документа.

• Останавливать процесс не будем.

• Исполнитель - создатель счета, возьмите также из полей документа. Постановщик - подставьте значение из константы "кто оплачивает".

• Установите крайний срок - 5 рабочих дней от текущего момента. Вам поможет функция AddWorkDays в "калькуляторе" и системное значение System:Date.

• В описании задачи задайте текст:

• "Документы приняты сотрудником: [кто оплачивал]

• Вам необходимо написать отчет по оплаченному счету [ссылка]».

• Как оформить текст:

• - к константе "кто оплачивает" примените модификатор friendly, чтобы вывести только фамилию и имя; 

• - для формирования ссылки откройте созданный счет и скопируйте ссылку, она будет вида https:// адреспортала/bizproc/processes/18/element/0/684/. В ссылке выделен ID текущего элемента, подставьте соответствующее значение из полей документа.

• При выполнении БП должна получиться примерно вот такая задача.

• Переход по ссылке должен выполняться корректно, будет открываться форма с соответствующим счетом на оплату.

Модуль 4. Создание бизнес-процесса

Наконец к самому интересному - создаем свой бизнес-процесс "с нуля"

СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССА В ЖИВОЙ ЛЕНТЕ

· Нам нужен объект, по которому будем запускать бизнес-процесс

· Настроим поля и форму создания объекта

УТВЕРЖДЕНИЕ У РУКОВОДИТЕЛЯ

· Определим руководителя

· Используем переменные

· Изменим поля документа

· Поставим задание - ознакомиться, с одобрением или отклонением

· Добавим уведомления пользователям портала

ПРОВЕРКА РАБОТЫ, ЗАПИСЬ В ЛОГ И СТАТУС

· Посмотрим на реализованный сценарий бизнес-процесса

· Добавим информативности в результаты работы бизнес-процесса

УСЛОВИЕ И КОНСТАНТЫ

· Ознакомимся с настройкой действия "условие", создадим разные ветки пути в бизнес-процессе

· Узнаем, почему для определения "бухгалтера" будем использовать константу

СОГЛАСОВАНИЕ У БУХГАЛТЕРА

· Усложняем алгоритм: добавляем условия и переменную

· Переменная поможет управлять, она определит, по какой ветке пустить выполнение бизнес-процесса

ЗАПУСК И ОТЛАДКА

· Посмотрим, как выглядит созданный нами бизнес-процесс для пользователей

· Найдем ошибку, допущенную в реализации логики процесса

ЦИКЛ

· Используем "цикл": будем повторять набор действий, пока нужное нам условие не выполнится

· Познакомимся с настройками действия "цикл"

ЗАПРОС ДАННЫХ У ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И СОХРАНЕНИЕ В ДОКУМЕНТЕ

· Пора добавить доработку заявки сотрудником

· Научимся запрашивать данные у пользователя и сохранять их в "документе"

· Дадим возможность пользователю "сдаться" и не дорабатывать заявку

ПРАВА ДОСТУПА

· Реализуем типовой сценарий: сотрудник видит заявки, добавленные только им

Лабораторная работа № 4

Пора реализовать задачу посерьезней! Создадим свой последовательный бизнес-процесс!

Бизнес-процесс хоть и будет похож по реализации на процесс из урока, но добавим деталей, которых нет в видео. Вы обязательно с ними справитесь, будет интересно :)

Пара рекомендаций:

· Сначала текстовое описание преобразуйте в алгоритм (блок-схему), которую вы будете переносить в Битрикс24. Для описания простого бизнес-процесса по большому счету вам нужно всего 3 типа "блоков": действие, условие, цикл. Будет достаточно обычной блок-схемы, не обязательно рисовать полноценную диаграмму в нотации BPMN 2.0.

· Стоит подойти к реализации составленной блок-схемы в Битрикс24 пошагово, как показано в уроках. Создайте первую часть утверждения у начальника, затем наращивайте цепочку путей в шаблоне бизнес-процесса. Сложная система обычно создается через развитие простой. Так гораздо проще, меньше придется отлавливать нестыковок в работе реализованного алгоритма.

Перенесите в Битрикс24 следующий процесс заказа доставки:

· Сотрудник заполняет заявку на доставку, при этом указывает: текстовое описание необходимости данной отправки, ее максимальную стоимость, вариант отправки из двух готовых вариантов (в черте города / другой город), тип отправления из двух вариантов (небольшое / крупногабаритное), компанию и Ф.И.О. получателя, адрес, контакты.

· Заявку согласовывает руководитель. Он может отправить ее на доработку сотруднику несколько раз, пока не будет готов одобрить.

· После одобрения может быть два пути. Если отправка по городу + небольшая, то заявка возвращается к сотруднику. Он сам оформляет доставку курьером и контролирует ее выполнение. Бизнес-процесс успешно завершается, когда сотрудник отчитается, что все ok.

· Если отправка крупногабаритная или междугородняя, то заявка переходит офис-менеджеру, который и оформляет отправку через службу доставки.

· Офис-менеджер контролирует выполнение доставки и завершает процесс.

Что нужно реализовать

1. Для начала - процесс в живой ленте, который будет хранить заявки. Заявки - это объект, по которому будет запускаться бизнес-процесс, с соответствующим набором полей (решите сами, какие из них должны быть обязательными). Права - пока на запись всем. Запускается бизнес-процесс при создании новой заявки. Здесь все должно быть просто

2. Создание бизнес-процесса рекомендую начать с небольшой части: согласование заявки у руководителя, в цикле. Здесь все похоже на видео-урок:

· Определите руководителя. Рекомендую и его, и пользователя, запустившего БП, сохранить в переменные.

· Не забудьте очень хорошо продумать выход из цикла, иначе БП никогда не завершиться Вам поможет специальная переменная или использование поля документа.

· Задание на доработку можете сделать с отклонением и без, поэкспериментируйте. При доработке сотрудник пусть заполняет пару полей: максимальная цена и описание-обоснование.

· Не забудьте сохранить данные из формы задания в документ

· В заданиях на одобрение и доработку рекомендую выключить комментарий, живая лента отлично подойдет для обсуждения.

· Добавьте уведомления для пользователей о заданиях БП.

· Не забудьте внести запись в лог, чтобы ориентироваться, как идет БП, установку текста статуса для большей информативности пользователей.

3. Запустите БП, проиграйте его под добавленными сотрудниками Михаилом и Александром. Все ли работает, как ожидаемо? Что в логе?

4. Давайте немного доработаем созданный блок:

· При создании заявки ее название нужно заполнять руками, это будет довольно разнобойно, каждый заполнит как сможет. Предлагаю сразу после старта БП установить название документа в формате "[ID заявки] - [ФИО получателя]" А чтобы сотрудник не заполнял название зря, скройте его с помощью настроек поля. Так как название - обязательное поле, то вам поможет установка его значения по умолчанию (любым, все равно перезапишете

· Для того, чтобы уведомление для руководителя о новом задании БП на согласовании было более информативно, добавьте в него ссылку на задание БП, она будет вида https:// адрес портала/company/personal/bizproc/960/, где 960 - ID задания.

Где же взять ID задания? Вы наверняка уже догадались :) ID будет доступен в форме вставки значений, в блоке "Дополнительные результаты" Но тут парадокс. Значение появится после выполнения действия, уведомление нужно разместить после задания. А БП не пойдет дальше, пока задание не будет выполнено. С "парадоксом" поможет справиться действие "Параллельное выполнение" (из раздела "Конструкции"). Оно позволит выполнить несколько действий, не дожидаясь, пока завершится какая-либо ветка. Важная ремарка - ветки запускаются так же, как и в действии "условие", слева направо.

Должно получиться как-то так: Можете по аналогии добавить ссылку в уведомление и для сотрудника.

· И еще одна доработка - можно показывать в форме задания для сотрудника не пустые поля, а текущие их значения из документа! В этом вам помогут значения по умолчанию полей и вставка значения. Хоть там и нет кнопки вызова формы вставки значений, задать вставку необходимых значений можно "руками" - "{=...}".

5. Добавим реализацию оставшейся части - оформление отправки:

· После одобрения заявки у руководителя вам потребуется реализовать два возможных пути в шаблоне бизнес-процесса.

· Поможет в этом, конечно, действие "Условие". Судя по постановке задачи, офис-менеджеру нужно ставить задание в случае габаритной отправки и пересылки в другой город. У вас есть возможность указать составное условие, главное - правильно выставить, по какой логике выполнять условия, И или ИЛИ 

· Для указания, кто "офис менеджер", конечно, используйте константу.

· В остальном все более-менее просто, задания офис-менеджеру или сотруднику на отправку и на контроль получения. Не забываем про уведомления пользователям, запись в лог.

· При отправке через службу доставки будет логичным сохранить в заявку название службы, номер отправления, трек-код. В этом случае поля не нужно отображать при создании заявки.

6. Остался последний штрих - задайте права:

Сотрудникам - на добавление и чтение. Вот такая конфигурация позволит это организовать:

· Руководителю - внутри БП с помощью действия добавьте права на изменение документа, по которому сейчас запущен бизнес-процесс.